Ore supplementari in Svizzera: cosa dice davvero la legge

La risposta breve

Le ore supplementari sono le ore lavorate oltre l’orario previsto dal Suo contratto. Il datore di lavoro le deve pagare con il salario più il 25 per cento, a meno che Lei accetti di compensarle con tempo libero o che il contratto scritto disponga altrimenti. Il lavoro straordinario inizia invece solo oltre la durata massima legale di 45 o 50 ore settimanali. Nessun contratto può escluderne il pagamento con il supplemento, in ufficio a partire dalla 61ª ora dell’anno.

I due termini si somigliano, eppure seguono due leggi diverse. E proprio da questa differenza dipendono i soldi. Molti contratti di lavoro contengono la frase secondo cui le ore supplementari sono comprese nel salario, e molti dipendenti considerano chiusa la questione. Nel 2000 il Tribunale federale ha mostrato, nel caso di una dipendente con funzioni di quadro in un’agenzia pubblicitaria ginevrina, perché spesso non è così. Ripercorriamo il caso più avanti, ma prima vediamo i due limiti da cui dipende tutto.

Ore supplementari e lavoro straordinario: due limiti, due leggi

Il primo limite sta nel Suo contratto, il secondo nella legge. Ciò che supera l’orario convenuto sono ore supplementari secondo l’articolo 321c del Codice delle obbligazioni (CO). Ciò che supera la durata massima legale è lavoro straordinario secondo la legge sul lavoro (LL). Il Codice delle obbligazioni regola il contratto tra Lei e il datore di lavoro. La legge sul lavoro è diritto pubblico che protegge la Sua salute, e un contratto non può derogarvi.

Una precisazione sui termini. Nella lingua di tutti i giorni si dice spesso «straordinari» per entrambe le cose, e il testo italiano dell’articolo 321c parla a sua volta di «lavoro straordinario» anche per le ore oltre il contratto. Qui seguiamo la Segreteria di Stato dell’economia (SECO): ore supplementari sono quelle oltre il contratto, lavoro straordinario solo quelle oltre il limite di legge.

Secondo l’articolo 9 della legge sul lavoro, la durata massima è di 45 ore settimanali nelle aziende industriali, per il personale d’ufficio, gli impiegati tecnici e altri e per il personale di vendita delle grandi aziende del commercio al minuto, quelle con più di 50 dipendenti. Per tutti gli altri è di 50 ore: per questo gruppo le indicazioni della SECO relative alla legge sul lavoro citano soprattutto il lavoro manuale, per esempio nell’artigianato, e la vendita nelle piccole e medie aziende. Sempre secondo le indicazioni, chi lavora nel settore sanitario, negli ospedali o nelle case di cura non rientra tra gli «impiegati tecnici e altri». Nelle sue risposte sulle ore supplementari la SECO fa un esempio con le cifre: chi in un’azienda industriale ha un contratto di 40 ore e in una settimana ne lavora 52 presta 5 ore supplementari e 7 ore di lavoro straordinario.

In ufficio, con un contratto da 40 a 42 ore, tra l’orario convenuto e il lavoro straordinario restano quindi solo da tre a cinque ore alla settimana. Chi lavora regolarmente più a lungo entra in fretta nella zona in cui nessun contratto può più escluderne il pagamento.

Non tutti sono soggetti alla legge sul lavoro. In linea di principio non si applica alle amministrazioni federali, cantonali e comunali, all’agricoltura e alle economie domestiche private (articolo 2). L’articolo 3 esclude inoltre chi esercita un «ufficio direttivo elevato» e, tra gli altri, i docenti delle scuole private, i lavoratori a domicilio e i viaggiatori di commercio. Dove la legge non si applica non esiste lavoro straordinario; nel settore privato restano allora le ore supplementari del Codice delle obbligazioni. Quanto sia stretta l’eccezione per i quadri lo mostra proprio il caso ginevrino.

È obbligatorio fare ore supplementari?

Sì, se sono necessarie e si possono ragionevolmente pretendere da Lei. Lo dice l’articolo 321c capoverso 1: Lei deve prestare ore supplementari nella misura in cui è in grado di farlo e lo si può pretendere secondo le regole della buona fede. Il datore di lavoro non ha bisogno del Suo consenso. La SECO indica quattro condizioni. Il lavoro in più è necessario, per esempio per lavori urgenti, e non si potrebbe evitare facilmente con personale ausiliario o un’organizzazione migliore. Non La sovraccarica né fisicamente né psichicamente. Nel caso concreto è esigibile da Lei. E le norme della legge sul lavoro sulla durata del lavoro e del riposo restano rispettate.

Per il lavoro straordinario la legge fissa in più limiti rigidi. È ammesso solo in via eccezionale: per lavori urgenti o un accumulo straordinario di lavoro, per inventari e chiusure dei conti, o per rimediare a disfunzioni d’esercizio. Per singolo lavoratore non può superare due ore al giorno, tranne nei giorni feriali liberi o in caso di necessità, né superare per anno civile 170 ore con la settimana di 45 ore e 140 ore con quella di 50. Secondo l’articolo 25 dell’ordinanza 1 concernente la legge sul lavoro (OLL 1) è ammesso in linea di principio solo di giorno e di sera nei giorni feriali, quindi non di notte né di domenica, salvo casi di necessità.

Il contingente annuo nasconde una trappola. Secondo le indicazioni della SECO, le 170 o 140 ore comprendono tutto il lavoro straordinario prestato nell’anno, e compensarlo con congedo non le riduce. Se in primavera presta 100 ore di lavoro straordinario e in estate le compensa con tempo libero, per il resto dell’anno Le restano 70 ore.

Una cosa è l’obbligo di lavorare di più. Un’altra è che cosa riceve in cambio.

Come vengono pagate le ore supplementari: salario più 25 per cento

Senza un accordo diverso, il datore di lavoro paga ogni ora supplementare con il salario normale più un quarto. È la regola dell’articolo 321c capoverso 3. Al posto dei soldi Lei può ricevere un congedo di durata almeno uguale, ma solo se è d’accordo (capoverso 2). In quel caso non è dovuto nemmeno il supplemento: un’ora di lavoro in più vale un’ora libera.

Anche per il lavoro straordinario il supplemento è del 25 per cento, ma è obbligatorio. Lo impone l’articolo 13 della legge sul lavoro, e le indicazioni della SECO precisano che un accordo che lo esclude non è valido. Si calcola sul salario orario, senza indennità di residenza, di economia domestica e per figli (articolo 33 dell’OLL 1). Con un salario mensile le indicazioni calcolano così: le ore settimanali per 52,178 settimane, divise per 12, danno le ore mensili. Con 42 ore fanno 182,6 ore, e un salario mensile di 4’000 franchi dà 21.90 franchi all’ora. Secondo le indicazioni, la tredicesima mensilità, le provvigioni e i bonus entrano in questa base di calcolo.

Anche per il lavoro straordinario il congedo può sostituire i soldi, di nuovo solo con il Suo consenso, ed entro 14 settimane. Con un accordo questo termine può essere prolungato al massimo a dodici mesi. Se in questo periodo il datore di lavoro non Le dà modo di compensare, secondo le indicazioni Lei ha diritto al pagamento con il supplemento.

Per chi lavora in ufficio c’è un’eccezione che sorprende molti. Per il personale d’ufficio, gli impiegati tecnici e altri e il personale di vendita delle grandi aziende del commercio al minuto, il supplemento obbligatorio vale solo per il lavoro straordinario oltre le 60 ore per anno civile. Le prime 60 ore ricadono sotto il Codice delle obbligazioni, dove un contratto scritto può escludere il supplemento o tutto il pagamento. Nell’industria e con la settimana di 50 ore conta invece ogni ora di lavoro straordinario, fin dalla prima.

Quanto Le spetta alla fine dipende quindi molto da una sola frase del Suo contratto.

La clausola «compreso nel salario»

Una clausola scritta può escludere in tutto o in parte il pagamento delle ore supplementari; per il lavoro straordinario solo la parte che la legge sul lavoro lascia aperta. La SECO lo riassume in una frase: l’indennizzo delle ore supplementari si può escludere con un contratto scritto, quello del lavoro straordinario no. Anche un contratto collettivo di lavoro (CCL) o un contratto normale di lavoro (CNL) può stabilire regole diverse.

Il Tribunale federale ha deciso il caso nel marzo 2000 (DTF 126 III 337, in francese). Una donna aveva iniziato a lavorare nel 1997 presso un’agenzia pubblicitaria di Ginevra, con 9’000 franchi lordi al mese per tredici mensilità e un’auto aziendale. Il contratto precisava che in un’agenzia pubblicitaria le ore supplementari sono inevitabili e che la loro retribuzione «est déjà comprise dans le salaire», cioè è già compresa nel salario. La dipendente ha creato un nuovo reparto, sedeva nella direzione allargata e consegnava regolarmente all’agenzia elenchi delle proprie ore, senza però chiederne il pagamento. Oltre le 45 ore settimanali previste dalla legge aveva lavorato 366 ore nel 1997 e 223 nel 1998, in tutto 589 ore di lavoro straordinario. A fine luglio 1998 l’agenzia l’ha licenziata per fine ottobre, e solo in ottobre la dipendente ha chiesto di essere pagata.

I tribunali ginevrini hanno respinto la sua domanda. Il Tribunale federale le ha dato ragione, per due motivi. Primo, non esercitava un «ufficio direttivo elevato»: non poteva decidere da sola su nessun budget, non aveva diritto di firma per l’azienda e i contratti che trattava richiedevano il via libera della direzione. Titolo e salario non contano, conta solo un vero potere decisionale sull’andamento dell’azienda. Secondo, la clausola copre solo le ore supplementari fino a 45 ore. Ciò che va oltre è lavoro straordinario e va pagato obbligatoriamente con il salario di base più il 25 per cento, e questo vale non solo per il supplemento, ma anche per il salario stesso. Per il personale d’ufficio ciò vale dalla 61ª ora di lavoro straordinario dell’anno.

Quanto pesi comunque la clausola lo mostra il nostro calcolo, con le stesse ore sotto quattro contratti diversi.

Due osservazioni sulla clausola. Deve essere scritta: un accordo a voce o un annuncio in una riunione del team non bastano. E vale solo per il futuro. Nel caso DTF 124 III 469 (in francese), un dipendente ginevrino aveva accumulato negli anni oltre 800 ore supplementari, che figuravano su ogni conteggio dello stipendio. Nel 1996 ha firmato una lettera del datore di lavoro che azzerava il suo saldo. Il Tribunale federale ha dichiarato nulla questa rinuncia: alle ore supplementari già prestate non si può rinunciare finché dura il rapporto di lavoro e fino a un mese dopo la sua fine (articolo 341 CO).

Quadri: chi è «dirigente» non lo decide il titolo

Per i quadri valgono due regole speciali, ed entrambe si applicano più di rado di quanto un titolo lasci pensare. La prima riguarda la legge sul lavoro. Chi esercita un ufficio direttivo elevato è escluso dalle norme sulla durata del lavoro e del riposo, quindi anche dal lavoro straordinario. Chi vi rientra lo definisce l’articolo 9 dell’OLL 1: chi dispone di un ampio potere decisionale in affari importanti o può influenzare sensibilmente decisioni di grande rilevanza, e incide così in modo durevole sulla struttura, sull’andamento degli affari e sullo sviluppo di un’azienda. Le indicazioni della SECO chiariscono che non bastano né il livello del salario, né il diritto di firma, né il fatto di avere collaboratori, e che l’eccezione va interpretata in modo restrittivo.

La seconda riguarda il Codice delle obbligazioni. Se nel Suo contratto non è fissato un orario preciso, il Tribunale federale si aspetta dai quadri qualcosa in più dell’orario abituale. Le ore supplementari vengono allora pagate solo se Le vengono affidati compiti aggiuntivi o se tutto il personale lavora molto di più per un periodo prolungato (DTF 129 III 171, in tedesco). Se invece il contratto indica un orario settimanale, l’articolo 321c vale anche per i quadri. Conviene quindi dare un’occhiata al contratto: una cifra come «42 ore settimanali» La mette in una posizione più forte.

Recupero o pagamento delle ore supplementari: chi decide?

Decide anche Lei. Salvo diversa clausola nel contratto, il datore di lavoro non può imporre da solo la compensazione con congedo. Il Tribunale federale lo ha affermato espressamente nella DTF 123 III 84 (in tedesco), anche per il periodo dopo una disdetta: chi è liberato dall’obbligo di lavorare può usare quel tempo per cercare un nuovo impiego, e il datore di lavoro non può imporre di compensare le ore supplementari in quel periodo. Anche sul momento della compensazione serve il Suo consenso. Le ore supplementari, scrive il Tribunale, vanno in linea di principio pagate, mentre le vacanze si prendono come tempo libero. Solo se la liberazione dall’obbligo di lavorare è molto lunga un rifiuto può eccezionalmente essere contrario alla buona fede, e anche lì il Tribunale invita alla prudenza.

Con l’orario flessibile è diverso. Chi organizza da sé il proprio tempo di lavoro deve anche ridurre da sé, per tempo, un saldo positivo. Nel caso DTF 123 III 469 (in tedesco), una specialista di una cassa di compensazione AVS aveva, alla fine del rapporto di lavoro, 23 giorni in più sul conto dell’orario flessibile. Poiché la cassa l’aveva liberata dall’obbligo di lavorare e in quel periodo poteva smaltire il saldo, per quei giorni non ha ricevuto nulla. Chi lascia crescere molto il saldo dell’orario flessibile corre il rischio di non riuscire più a smaltirlo prima della fine. Queste ore vengono pagate solo se motivi aziendali o istruzioni del datore di lavoro ne impediscono la compensazione. Allora contano come vere ore supplementari, e spetta a Lei dimostrarlo.

La prova, appunto, è il punto da cui dipende la maggior parte delle richieste.

Come dimostrare le ore supplementari

L’onere della prova è a Suo carico. Deve dimostrare di aver prestato le ore e che erano necessarie per il datore di lavoro. Secondo la SECO, le ore supplementari ordinate vanno retribuite, che fossero necessarie o no. Quelle non ordinate contano se erano necessarie o se Lei poteva ritenerle tali in buona fede. Se il datore di lavoro non ne sa nulla, Lei deve segnalargli il lavoro in più tempestivamente, perché possa reagire.

Chi omette la segnalazione non perde però i soldi così facilmente. Solo se il datore di lavoro non sapeva nulla del lavoro in più e non doveva saperlo, un tribunale può vedere una rinuncia nel fatto di aver incassato il salario senza riserve. Nel caso della DTF 129 III 171, il direttore di un ente turistico aveva lavorato nel 1998 per quattro mesi per un’associazione dei Grigioni, e l’associazione ha saputo delle sue ore supplementari della stagione solo sei mesi dopo la fine del rapporto. Il Tribunale cantonale dei Grigioni ha ritenuto la pretesa perenta. Il Tribunale federale ha annullato la sentenza: l’associazione sapeva che durante la stagione si accumulano ore supplementari, da compensare nella bassa stagione. In un caso così Lei non deve segnalare man mano il numero esatto di ore, e dopo la fine del rapporto di lavoro può far valere la Sua pretesa per tutto il termine di prescrizione.

Buone prove fanno la differenza. Il datore di lavoro deve comunque registrare il tempo di lavoro: l’articolo 73 dell’OLL 1 chiede di registrare la durata giornaliera e settimanale del lavoro, compreso il lavoro straordinario, e le pause di mezz’ora o più, e di conservare i dati per almeno cinque anni. Può rinunciarvi solo a condizioni rigide: un contratto collettivo di lavoro, un’ampia autonomia, un reddito annuo lordo superiore a 120’000 franchi e il Suo consenso scritto (articolo 73a). Se il datore di lavoro registra in modo semplificato, cioè solo la durata giornaliera del lavoro, Lei può comunque annotare tutti i Suoi orari, e il datore di lavoro deve mettere a disposizione uno strumento adeguato (articolo 73b).

Tenga comunque un Suo elenco, con data, inizio, fine, pause e motivo del lavoro in più, e lo invii regolarmente al Suo superiore. Basta una breve e-mail a fine mese:

Buongiorno [Nome]

Nel mese di [mese] ho lavorato 14 ore oltre il mio orario contrattuale a causa di [motivo, per esempio: la chiusura trimestrale]. In allegato trova il riepilogo. Il mio saldo di ore supplementari è quindi di [numero] ore. Le propongo di parlarne per decidere se verranno pagate o quando potrò compensarle.

Cordiali saluti [Nome]

Se si arriva a una lite e il numero esatto non si può più dimostrare, il giudice può stimarlo. Nella DTF 128 III 271 (in tedesco) il Tribunale federale cita espressamente la prova del numero di ore supplementari come un caso in cui basta che sia verosimile in misura preponderante. L’onere della prova però non si inverte: Lei deve presentare tutto ciò che Le è possibile e che si può ragionevolmente pretendere. Più il Suo elenco è completo, più piccola è la parte che il giudice deve stimare.

Quando vanno in prescrizione le ore supplementari?

Dopo cinque anni. I crediti derivanti dal rapporto di lavoro si prescrivono in cinque anni secondo l’articolo 128 numero 3 CO, e la prescrizione comincia quando il credito è esigibile (articolo 130). Al più tardi con la fine del rapporto di lavoro tutti i crediti diventano esigibili (articolo 339). Quando inizi esattamente il termine per le ore di un determinato mese, la legge non lo dice in modo esplicito. Per prudenza, conti a partire dal mese in cui ha prestato le ore.

Il solo fatto di aspettare non Le fa perdere il diritto. Nel caso ginevrino il Tribunale federale ha chiarito che il tempo trascorso non vale né come rinuncia né come abuso di diritto, e nella DTF 129 III 171 che l’abuso di diritto entra in linea di conto solo in circostanze straordinarie. Può interrompere la prescrizione con una domanda d’esecuzione o un’istanza di conciliazione; una semplice lettera di sollecito non basta. Se il datore di lavoro riconosce il Suo credito, anche in questo caso il termine ricomincia da capo (articoli 135 e 137 CO).

La via giudiziaria costa poco. Nelle controversie derivanti da un rapporto di lavoro fino a un valore litigioso di 30’000 franchi non ci sono spese processuali, né nella procedura di conciliazione né davanti al giudice (articoli 113 e 114 del Codice di procedura civile). Possono però esserci spese d’avvocato. Chi chiede il pagamento mentre è ancora impiegato teme spesso il licenziamento. Una disdetta data perché Lei fa valere in buona fede le Sue pretese è però abusiva (articolo 336 CO). Che cosa può fare in quel caso lo spieghiamo nel nostro articolo sulla disdetta abusiva.

Prima della prossima ora in più

Prenda il Suo contratto di lavoro e cerchi tre cose: l’orario settimanale convenuto, una frase sulle ore supplementari e il rinvio a un contratto collettivo di lavoro. Se c’è scritto che le ore supplementari sono comprese nel salario, verifichi se supera regolarmente le 45 ore. Ciò che va oltre Le spetta comunque, in ufficio dalla 61ª ora dell’anno.

Tenga da subito un Suo elenco e lo inoltri ogni mese. Compensi quando Le conviene e dica di no quando non Le conviene, soprattutto durante una liberazione dall’obbligo di lavorare. E se il lavoro in più non è più l’eccezione ma la regola, anche questo dice qualcosa sul posto. Un grado d’occupazione più basso con limiti chiari può allora valere più di un saldo che dovrà far valere in tribunale.