Family Office Administrator

Family Office Administrator

Riporta a: Managing Director

Informazioni su Linden Management AG

Linden Management è un boutique family office che fornisce supporto strategico, amministrativo, di investimento e operativo attraverso molteplici entità e stakeholder.

Il nostro ambiente è professionale, collaborativo e orientato alle relazioni, con un forte accento sulla discrezione, l'eccellenza del servizio, la responsabilità e l'efficienza operativa. Siamo orgogliosi di fornire un supporto eccezionale mantenendo i più alti standard di integrità, riservatezza e professionalità.

Cerchiamo un motivato Family Office Administrator per supportare le operazioni quotidiane dell'ufficio e fornire assistenza amministrativa al Managing Director e ai principals del family office.

Sintesi della posizione

Il Family Office Administrator fornisce amministrazione d'ufficio e supporto amministrativo al Managing Director e ai principals, aiutando a garantire il regolare svolgimento quotidiano delle attività del family office.

Il ruolo supporta l'amministrazione d'ufficio, le attività di supporto esecutivo e i servizi di concierge per i principals e le loro famiglie. Collaborando con partner e fornitori di servizi fidati, il Family Office Administrator aiuta a garantire che le attività del family office siano gestite in modo efficiente, professionale e discreto.

Il candidato ideale è altamente organizzato, orientato al servizio e attento ai dettagli, con un forte impegno verso l'accuratezza e la qualità. È in grado di rispondere con un appropriato senso di urgenza, prestando al contempo la necessaria cura per garantire che il lavoro sia completo, accurato e presentato professionalmente prima di essere finalizzato o distribuito.

Responsabilità principali

Supporto al Managing Director

Fornire supporto amministrativo quotidiano al Managing Director. Coordinare le riunioni, inclusi ordini del giorno, materiali per le riunioni, presentazioni e azioni di follow-up. Interfacciarsi con partner fidati, banche, trustee, avvocati, consulenti fiscali e fornitori di servizi per facilitare le richieste come diretto dal Managing Director. Preparare corrispondenza, rapporti, presentazioni e altra documentazione commerciale. Monitorare le attività da svolgere e supportare il completamento tempestivo delle priorità amministrative.

Supporto ai Principals & Famiglia

Fornire servizi di concierge ai principals e alle loro famiglie. Coordinare i programmi di viaggio, gli alloggi, le prenotazioni, i trasporti e altre richieste relative allo stile di vita. Supportare eventi familiari, iniziative caritatevoli e progetti speciali. Mantenere registri del family office accurati e riservati.

Amministrazione d'ufficio

Supportare l'operatività amministrativa quotidiana del family office. Supportare l'inserimento dati degli "Accounting & Investment Teams". Gestire forniture d'ufficio, attrezzature, fornitori, corrieri e richieste relative alle strutture. Mantenere sistemi di archiviazione elettronici e fisici organizzati. Preparare, correggere e distribuire la documentazione amministrativa. Supportare gli ordini del giorno delle riunioni, i verbali e la rendicontazione amministrativa ricorrente. Identificare opportunità per migliorare i processi amministrativi e l'efficienza dell'ufficio.

Qualifiche ed Esperienza

Si preferisce un'esperienza di 3–5 anni all'interno di un family office, wealth management, servizi finanziari, private office o un ambiente di servizi professionali. L'esperienza nel supporto a dirigenti senior, individui ad alto patrimonio netto o clienti privati è un valore aggiunto. Dimostrata capacità di gestire molteplici priorità in un ambiente professionale. L'esperienza nel settore finanziario è un valore aggiunto.

Competenze e Capacità

Forti capacità organizzative e di gestione del tempo. Eccezionale attenzione ai dettagli e impegno verso l'accuratezza e la qualità. Capacità di lavorare con un senso di urgenza mantenendo elevati standard di precisione. Forti capacità di comunicazione scritta e verbale in tedesco e inglese. Approccio professionale, orientato al servizio e discreto. Forti capacità interpersonali. Capacità di dare priorità a più compiti e richieste variabili. Forti capacità di correzione bozze e controllo qualità. Competenza nel Microsoft Office Suite e nelle applicazioni aziendali standard.

Indicatori di Successo

Il successo in questo ruolo sarà dimostrato attraverso:

Lavoro costantemente accurato, completo e di alta qualità. Esecuzione tempestiva e affidabile con un appropriato senso di urgenza, senza compromettere l'accuratezza o l'attenzione ai dettagli. Supporto professionale, reattivo e discreto al Managing Director, ai principals e alle loro famiglie. Amministrazione efficiente e ben organizzata del family office.

Perché unirsi a Linden Management AG?

Unirsi a Linden Management offre l'opportunità di costruire una carriera all'interno di un ambiente di family office collaborativo e basato sulla fiducia, dove la professionalità, l'integrità e l'eccellenza del servizio sono valorizzate. Questo ruolo pr j4id10400799a j4it0938a j4iy26a