Family Office Administrator

Family Office Administrator

Berichtet an: Managing Director

Über Linden Management AG

Linden Management ist ein Boutique-Family-Office, das strategische, administrative, investive und operative Unterstützung für verschiedene Unternehmen und Stakeholder bietet.

Unser Umfeld ist professionell, kollaborativ und beziehungsorientiert, mit einem starken Schwerpunkt auf Diskretion, Servicequalität, Verantwortlichkeit und operativer Effizienz. Wir sind stolz darauf, aussergewöhnliche Unterstützung zu leisten und gleichzeitig die höchsten Standards an Integrität, Vertraulichkeit und Professionalität zu wahren.

Wir suchen einen motivierten Family Office Administrator zur Unterstützung des täglichen Bürobetriebs und zur administrativen Unterstützung des Managing Director und der Principals des Family Office.

Zusammenfassung der Position

Der Family Office Administrator übernimmt die Büroverwaltung und bietet administrative Unterstützung für den Managing Director und die Principals, um einen reibungslosen täglichen Betrieb des Family Office zu gewährleisten.

Die Rolle unterstützt die Büroverwaltung, Executive Support Aktivitäten und Concierge-Dienste für die Principals und deren Familien. Durch die Zusammenarbeit mit vertrauenswürdigen Partnern und Dienstleistern hilft der Family Office Administrator sicherzustellen, dass die Aktivitäten des Family Office effizient, professionell und diskret gehandhabt werden.

Der ideale Kandidat ist hochorganisiert, serviceorientiert und detailfokussiert, mit einer starken Verpflichtung zu Genauigkeit und Qualität. Er ist in der Lage, mit einem angemessenen Gefühl für Dringlichkeit zu reagieren und dabei die notwendige Sorgfalt walten zu lassen, um sicherzustellen, dass die Arbeit vollständig, korrekt und professionell präsentiert ist, bevor sie finalisiert oder verteilt wird.

Hauptverantwortlichkeiten

Unterstützung des Managing Director

Bietet tägliche administrative Unterstützung für den Managing Director. Koordination von Meetings, einschliesslich Agenden, Besprechungsmaterialien, Präsentationen und Follow-up-Massnahmen. Kontaktpflege mit vertrauenswürdigen Partnern, Banken, Treuhändern, Anwälten, Steuerberatern und Dienstleistern, um Anfragen gemäss Anweisung des Managing Director zu erleichtern. Erstellung von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Geschäftsdokumenten. Nachverfolgung von Aktionspunkten und Unterstützung bei der zeitnahen Erledigung administrativer Prioritäten.

Unterstützung der Principals & Familie

Erbringung von Concierge-Diensten für die Principals und deren Familien. Koordination von Reiseplanungen, Unterkünften, Reservierungen, Transport und anderen lebensstilbezogenen Anfragen. Unterstützung von Familienereignissen, wohltätigen Initiativen und Spezialprojekten. Führung genauer und vertraulicher Family-Office-Unterlagen.

Büroverwaltung

Unterstützung des täglichen administrativen Betriebs des Family Office. Unterstützung der "Accounting & Investment Teams" Datenerfassung. Verwaltung von Büromaterial, Ausrüstung, Lieferanten, Kurieren und immobilienbezogenen Anfragen. Führung organisierter elektronischer und physischer Ablagesysteme. Erstellung, Korrekturlesen und Verteilung administrativer Dokumentation. Unterstützung von Meeting-Agenden, Protokollen und wiederkehrender administrativer Berichterstattung. Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung administrativer Prozesse und der Effizienz im Büro.

Qualifikationen & Erfahrung

3–5 Jahre Erfahrung in einem Family Office, Wealth Management, Finanzdienstleistungen, Private Office oder einem professionellen Dienstleistungsumfeld sind bevorzugt. Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, vermögenden Privatpersonen oder Privatkunden ist ein Vorteil. Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem professionellen Umfeld zu verwalten. Erfahrung in der Finanzbranche ist ein Vorteil.

Fähigkeiten & Kompetenzen

Starke Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten. Aussergewöhnliche Liebe zum Detail und Engagement für Genauigkeit und Qualität. Fähigkeit, mit einem Gefühl für Dringlichkeit zu arbeiten und gleichzeitig hohe Standards an Genauigkeit einzuhalten. Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch. Professioneller, serviceorientierter und diskreter Ansatz. Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten. Fähigkeit, mehrere Aufgaben und wechselnde Anforderungen zu priorisieren. Starke Fähigkeiten im Korrekturlesen und in der Qualitätskontrolle. Sicherer Umgang mit der Microsoft Office Suite und Standard-Business-Anwendungen.

Erfolgsmassstäbe

Erfolg in dieser Rolle wird nachgewiesen durch:

Konsistent genaue, vollständige und qualitativ hochwertige Arbeit. Zeitnahe und zuverlässige Ausführung mit einem angemessenen Gefühl für Dringlichkeit, ohne die Genauigkeit oder die Liebe zum Detail zu vernachlässigen. Professionelle, reaktionsschnelle und diskrete Unterstützung des Managing Director, der Principals und ihrer Familien. Effiziente und gut organisierte Verwaltung des Family Office.

Warum Linden Management AG?

Der Beitritt zu Linden Management bietet die Möglichkeit, eine Karriere in einem hochvertrauenswürdigen, kollaborativen Family-Office-Umfeld aufzubauen, in dem Professionalität, Integrität und Servicequalität geschätzt werden. Diese Rolle pr j4id10400799a j4it0938a j4iy26a