Family Office Administrator

Family Office Administrator

Relève de : Managing Director

A propos de Linden Management AG

Linden Management est un family office boutique fournissant un soutien stratégique, administratif, d'investissement et opérationnel à travers de multiples entités et parties prenantes.

Notre environnement est professionnel, collaboratif et axé sur les relations, avec un accent marqué sur la discrétion, l'excellence du service, la responsabilité et l'efficacité opérationnelle. Nous sommes fiers de fournir un soutien exceptionnel tout en maintenant les normes les plus élevées d'intégrité, de confidentialité et de professionnalisme.

Nous recherchons un Family Office Administrator motivé pour soutenir les opérations quotidiennes du bureau et fournir une assistance administrative au Managing Director et aux mandants du family office.

Résumé du poste

Le Family Office Administrator assure l'administration du bureau et le soutien administratif au Managing Director et aux mandants, aidant à garantir le bon fonctionnement quotidien du family office.

Le rôle soutient l'administration du bureau, les activités de soutien à la direction et les services de conciergerie pour les mandants et leurs familles. En travaillant avec des partenaires et des prestataires de confiance, le Family Office Administrator aide à garantir que les activités du family office sont gérées de manière efficace, professionnelle et discrète.

Le candidat retenu est hautement organisé, orienté service et attentif aux détails, avec un engagement fort envers l'exactitude et la qualité. Il est capable de répondre avec un sentiment d'urgence approprié tout en prenant le soin nécessaire pour s'assurer que le travail est complet, précis et présenté professionnellement avant d'être finalisé ou distribué.

Responsabilités clés

Soutien au Managing Director

Fournir un soutien administratif quotidien au Managing Director. Coordonner les réunions, y compris les ordres du jour, le matériel de réunion, les présentations et les actions de suivi. Assurer la liaison avec les partenaires de confiance, les banques, les trustees, les avocats, les conseillers fiscaux et les prestataires de services pour faciliter les demandes selon les directives du Managing Director. Préparer la correspondance, les rapports, les présentations et autres documents commerciaux. Suivre les points d'action et soutenir la réalisation rapide des priorités administratives.

Soutien aux Mandants & Famille

Fournir des services de conciergerie aux mandants et à leurs familles. Coordonner les arrangements de voyage, l'hébergement, les réservations, le transport et d'autres demandes liées au mode de vie. Soutenir les événements familiaux, les initiatives caritatives et les projets spéciaux. Maintenir des dossiers de family office précis et confidentiels.

Administration du bureau

Soutenir l'opération administrative quotidienne du family office. Soutenir la saisie de données des "Accounting & Investment Teams". Gérer les fournitures de bureau, l'équipement, les fournisseurs, les coursiers et les demandes liées aux installations. Maintenir des systèmes de classement électroniques et physiques organisés. Préparer, relire et distribuer la documentation administrative. Soutenir les ordres du jour des réunions, les procès-verbaux et les rapports administratifs récurrents. Identifier les opportunités d'améliorer les processus administratifs et l'efficacité du bureau.

Qualifications & Expérience

3–5 ans d'expérience au sein d'un family office, d'une gestion de patrimoine, de services financiers, d'un private office ou d'un environnement de services professionnels est préférable. L'expérience dans le soutien de cadres supérieurs, de personnes fortunées ou de clients privés est un atout. Capacité démontrée à gérer de multiples priorités dans un environnement professionnel. L'expérience dans le secteur de la finance est un atout.

Compétences & Aptitudes

Fortes compétences en organisation et en gestion du temps. Attention exceptionnelle aux détails et engagement envers l'exactitude et la qualité. Capacité à travailler avec un sentiment d'urgence tout en maintenant des normes élevées d'exactitude. Fortes compétences en communication écrite et verbale en allemand et en anglais. Approche professionnelle, orientée service et discrète. Fortes compétences interpersonnelles. Capacité à hiérarchiser de multiples tâches et des demandes changeantes. Fortes compétences en relecture et en contrôle de qualité. Maîtrise de la suite Microsoft Office et des applications commerciales standards.

Mesures de succès

Le succès dans ce rôle sera démontré par :

Un travail systématiquement précis, complet et de haute qualité. Une exécution rapide et fiable avec un sentiment d'urgence approprié, sans compromettre l'exactitude ou l'attention aux détails. Un soutien professionnel, réactif et discret au Managing Director, aux mandants et à leurs familles. Une administration efficace et bien organisée du family office.

Pourquoi rejoindre Linden Management AG ?

Rejoindre Linden Management offre l'opportunité de construire une carrière au sein d'un environnement de family office collaboratif et de haute confiance, où le professionnalisme, l'intégrité et l'excellence du service sont valorisés. Ce rôle pr j4id10400799a j4it0938a j4iy26a