Ufficiale di Supporto del Dipartimento Medico

Unisciti a MSF OCG come Ufficiale di Supporto del Dipartimento Medico! Stiamo cercando candidati appassionati pronti a contribuire alla nostra missione umanitaria. Di seguito, troverai i dettagli del lavoro e le qualifiche che cerchiamo. Inclusività e Diversità presso MSF Le tue qualifiche e esperienze non corrispondono esattamente a tutti i requisiti del lavoro? In MSF OCG, ci impegniamo per una cultura inclusiva che sostenga e amplifichi le voci diverse dei nostri membri dello staff. Ci sforziamo di creare luoghi di lavoro dove team di persone con background, caratteristiche, prospettive, idee ed esperienze diverse lavorano insieme per avanzare la missione sociale di MSF e creare migliori risultati per i nostri pazienti e le comunità con cui lavoriamo. Capiamo che alcune persone potrebbero esitare a candidarsi per un impiego se non soddisfano tutti i requisiti del lavoro elencati. La ricerca mostra che questo è particolarmente vero per le donne. Se ritieni che il tuo profilo sia adatto a questa posizione, ti invitiamo a candidarti anche se non soddisfi tutte le qualifiche elencate. Incoraggiamo le candidature di individui di tutti i generi, età, orientamenti sessuali, etnie, background, religioni, credenze, stato di abilità e tutte le altre caratteristiche di diversità. MSF non tollera lo sfruttamento e l'abuso sessuale, alcun tipo di discriminazione o molestie, comprese le molestie sessuali. Tutti i candidati selezionati saranno soggetti a controlli dei referenti. Contesto e missione Médecins Sans Frontières è un'organizzazione medica e umanitaria internazionale indipendente che fornisce cure alle persone in necessità, alle persone colpite da disastri naturali o causati dall'uomo e alle vittime di conflitti armati, senza discriminazione e senza riguardo per la razza, la religione, la fede o l'affiliazione politica (Carta MSF). In questo contesto, l'Ufficiale di Supporto del Dipartimento Medico svolge un ruolo chiave nel sostenere il Direttore Medico e il Vice Direttore Medico nell'assicurare il funzionamento efficiente ed efficace del Dipartimento Medico. La posizione contribuisce alla coordinazione delle attività, alla strutturazione e gestione delle informazioni e al follow-up dei processi amministrativi e trasversali. Il ruolo sostiene la pianificazione e i processi strategici, facilita la coordinazione interna e assicura che le informazioni rilevanti siano raccolte, strutturate e accessibili in modo accurato. Ciò consente al Dipartimento Medico di raggiungere i suoi obiettivi medici operativi e strategici. La posizione opera all'intersezione di più funzioni e richiede una stretta collaborazione con vari stakeholder, assicurando flussi di lavoro fluidi, coerenza delle informazioni e supporto affidabile ai processi decisionali in tutto il dipartimento. Compiti e Responsabilità Pianificazione, Coordinamento e Supporto Dipartimentale Contribuire attivamente allo sviluppo, alla consolidazione e al follow-up dei piani medici annuali e pluriennali, delle roadmap e delle orientamenti strategiche, assicurando la coerenza e l'allineamento dei documenti. Preparare e strutturare presentazioni, relazioni, note di briefing e documenti di sintesi per sostenere la presa di decisioni e la comunicazione a livello dipartimentale e istituzionale. Organizzare, coordinare e assicurare il follow-up delle riunioni dipartimentali e interfunzionali, compresa la preparazione dell'ordine del giorno, della documentazione e del tracciamento dei verbali. Coordinare l'organizzazione di workshop, seminari e riunioni strategiche a Ginevra, assicurando la prontezza logistica e amministrativa. Assicurare il corretto funzionamento delle piattaforme e dei forum trasversali che affrontano argomenti medici, operativi e strategici. Gestione delle Informazioni e della Conoscenza Medica Coordinare la raccolta sistematica, l'organizzazione e l'archiviazione dei rapporti di visita dei progetti dei consiglieri medici, assicurando lo stoccaggio strutturato e l'accessibilità. Coordinare il processo di reporting medico annuale, compresa la pianificazione dei contributi, la compilazione degli input, la strutturazione del contenuto e l'assicurazione del controllo di qualità. Mantenere e aggiornare i repository condivisi, le banche dati e gli strumenti collegati alle priorità mediche, ai progetti, alle missioni e alle attività sul campo. Organizzare e coordinare il briefing e il debriefing dello staff medico sul campo, assicurando un flusso di informazioni appropriato con i referenti medici rilevanti. Supportare i processi di onboarding dei nuovi membri dello staff all'interno del Dipartimento Medico da una prospettiva amministrativa e di coordinamento. Progetti Trasversali e Analisi Seguire i dossier e le iniziative trasversali delegate dal Direttore Medico o dal Vice Direttore Medico, assicurando il progresso tempestivo e la coordinazione. Raccogliere, analizzare e sintetizzare dati quantitativi e qualitativi relativi alle attività mediche, alle priorità e alle tendenze operative. Preparare output analitici come note, riassunti e cruscotti per sostenere la presa di decisioni strategica e operativa. Contribuire allo sviluppo, al miglioramento e al monitoraggio degli strumenti che supportano l'attuazione delle strategie mediche. Risorse Umane - Supporto Amministrativo Coordinare i processi amministrativi HR all'interno del Dipartimento Medico, compresa la gestione delle posizioni e il follow-up dei contratti. Fare da tramite con HR per i processi di pubblicazione dei lavori, la pre-selezione dei candidati e l'organizzazione degli colloqui. Assicurare il follow-up sulle assenze del personale, le richieste di congedo, la pianificazione dei viaggi e altri requisiti amministrativi. Mantenere la supervisione e la convalida dei registri di assenza, delle spese e della documentazione amministrativa in conformità con le procedure interne. Finanza e Follow-up di Bilancio Contribuire alla preparazione e al monitora