Office Manager:in presso l'Institut für Theoretische Informatik (m/w/d)

Institut für Theoretische Informatik, Department Informatik (D-INFK) L'Institut für Theoretische Informatik è parte del Department Informatik (D-INFK) dell'ETH Zürich – uno dei dipartimenti di informatica leader a livello mondiale. Per rafforzare i nostri gruppi di ricerca, cerchiamo con effetto immediato o previo accordo una personalità impegnata, organizzata e orientata al servizio come Office Manager:in. In questa posizione versatile, supporterete i nostri professori e i team di ricerca in tutte le questioni amministrative e darete un contributo importante al regolare funzionamento dell'istituto. Allo stesso tempo, collaborerete all'organizzazione dei nostri corsi e degli esami, assicurando insieme alle vostre colleghe e ai vostri colleghi che studenti, ricercatori e docenti ricevano il miglior supporto possibile. Il posto è a tempo indeterminato e può essere attualmente coperto con una percentuale massima del 70%. Un aumento della percentuale di lavoro potrebbe (su richiesta) diventare possibile in futuro. Siamo alla ricerca di una personalità che voglia assumersi responsabilità, che sia propositiva e che desideri contribuire a lungo termine alla definizione del nostro istituto. Vi aspetta un ambito di attività variegato e responsabile con i seguenti punti focali: Finanze & Progetti: supporterete la pianificazione e la gestione del budget, vi occuperete di progetti finanziati da fondi base e terzi, emetterete fatture e sarete il punto di riferimento per note spese, rendicontazione delle spese di viaggio, carte di credito, nonché per la contabilità dei creditori e dei debitori. Personale & Amministrazione: organizzerete le assunzioni e i cessamenti di tutti i collaboratori, assicurerete un soggiorno senza intoppi per i nostri ospiti e consiglierete in modo competente i professori e i team di ricerca su questioni amministrative. Insegnamento & Esami: in collaborazione con i docenti, coordinerete l'attività di esercitazione ed esame – dalla pianificazione degli spazi all'organizzazione del materiale, fino all'assunzione e alla fatturazione degli assistenti studenteschi e al coordinamento delle compensazioni per svantaggi. Organizzazione & Eventi: gestirete la corrispondenza in lingua tedesca e inglese. Riunioni di gruppo, workshop e conferenze saranno da voi supportati organizzativamente, pianificati e condotti. Anche i compiti infrastrutturali come acquisti, allestimenti, arredi, risorse di consumo e coordinamento dei posti di lavoro rientrano nel vostro ambito. Comunicazione: curerete e aggiornerete i nostri canali di comunicazione come siti web e schermi informativi tramite CMS e contribuirete a trasmettere le informazioni in modo comprensibile e accattivante. Disponete di una formazione commerciale conclusa e portate con voi esperienza professionale in una funzione comparabile. L'esperienza in ambito universitario è un vantaggio. Inoltre, vi distinguete per le seguenti caratteristiche: Lavorate in modo autonomo, strutturato e affidabile e amate assumervi responsabilità. Provate piacere nel contatto con persone diverse e convincete per la vostra spiccata orientazione al servizio e il vostro talento organizzativo. Riuscite a mantenere la visione d'insieme anche con compiti diversificati e vi interessate a questioni amministrative e finanziarie. Comunicate in modo aperto, rispettoso e apprezzativo, amate lavorare in team e vi sostenete a vicenda tra colleghe e colleghi. Disponete di ottime conoscenze delle applicazioni MS-Office; la conoscenza di SAP è un vantaggio. Comunicate con stile in tedesco e inglese – sia oralmente che per iscritto. Apprezzate un ambiente internazionale, dinamico e caratterizzato dalla ricerca e provate piacere nel sostenere efficacemente la ricerca e l'insegnamento in modo discreto. Aspettatevi un'attività significativa in un team impegnato, collegiale e internazionale! Grazie alla grande varietà di compiti, vi aspetta una quotidianità lavorativa variegata con molta responsabilità personale e margini di iniziativa. Vi offriamo orari di lavoro flessibili e la possibilità di lavorare part-time. Il vostro posto di lavoro si trova nel moderno Andreasturm, direttamente alla stazione di Zürich Oerlikon e quindi in una posizione eccellentemente collegata. In qualità di collaboratori o collaboratrici dell'ETH Zürich, beneficiate inoltre di condizioni di impiego attraenti e numerosi benefit – tra cui numerosi sconti, come ad esempio abbonamenti per i trasporti pubblici e car sharing, un'ampia offerta sportiva dell'ASVZ, l'assistenza all'infanzia e interessanti prestazioni previdenziali. Contribuisci con noi al futuro della ricerca e dell'insegnamento. Non vediamo l'ora di conoscervi! Attendiamo la vostra candidatura online con la seguente documentazione: Lettera di motivazione Curriculum vitae Certificati Si prega di candidarsi esclusivamente tramite il portale di candidatura online. Le candidature via e-mail o per posta non saranno prese in considerazione. Troverete ulteriori informazioni sull'Institut für Theoretische Informatik sul nostro sito web. Per informazioni, il Prof. B. Gärtner è a vostra disposizione via e-mail (gaertner@inf.ethz.ch) (non inviare documenti di candidatura). Desideriamo segnalare che la preselezione viene effettuata dai responsabili del reclutamento e non da un'intelligenza artificiale. Per le agenzie di collocamento si applicano le condizioni generali (AGB) dell'ETH Zürich.