Office Manager:in à l'Institut für Theoretische Informatik (m/w/d)

Institut für Theoretische Informatik, Department Informatik (D-INFK) L'Institut für Theoretische Informatik fait partie du Department Informatik (D-INFK) de l'ETH Zürich – l'un des départements d'informatique les plus importants au monde. Pour renforcer nos groupes de recherche, nous recherchons, avec effet immédiat ou à convenir, une personnalité engagée, organisée et orientée vers le service en tant qu'Office Manager:in. Dans ce poste polyvalent, vous soutenez nos professeurs et équipes de recherche dans toutes les questions administratives et contribuez de manière importante au bon fonctionnement de l'institut. Parallèlement, vous participez à l'organisation de nos cours et examens et veillez, avec vos collègues, à ce que les étudiants, les chercheurs et les enseignants soient soutenus de la meilleure manière possible. Le poste est à durée indéterminée et peut actuellement être occupé avec un taux d'occupation maximal de 70%. Une augmentation du taux d'occupation pourrait (sur demande) être possible à l'avenir. Nous nous réjouissons de rencontrer une personnalité qui aime prendre des responsabilités, qui est proactive et qui souhaite contribuer à façonner notre institut sur le long terme. Un domaine d'activité varié et responsable vous attend avec les axes suivants : Finances & Projets : Vous soutenez la planification et la gestion budgétaire, vous vous occupez des projets sur fonds propres et de projets tiers, vous établissez les factures et êtes l'interlocuteur pour les notes de frais, les décomptes de frais de voyage, les cartes de crédit ainsi que la comptabilité clients et fournisseurs. Personnel & Administration : Vous organisez les embauches et les départs de tous les collaborateurs, assurez le séjour sans encombre de nos invités et conseillez de manière compétente les professeurs et les équipes de recherche sur les questions administratives. Enseignement & Examens : En collaboration avec les enseignants, vous coordonnez le fonctionnement des exercices et des examens – de la planification des salles à l'organisation du matériel, en passant par l'engagement et la facturation des assistants et la coordination des compensations de désavantages. Organisation & Événements : Vous gérez la correspondance en allemand et en anglais. Les réunions de groupe, les workshops et les conférences sont assurés, planifiés et réalisés par vos soins sur le plan organisationnel. Les tâches infrastructurelles telles que les achats, les installations, le mobilier, les ressources de consommation et la coordination des postes de travail font également partie de votre domaine. Communication : Vous entretenez et mettez à jour nos canaux de communication tels que les sites web et les écrans d'information via CMS et contribuez à transmettre les informations de manière compréhensible et attrayante. Vous disposez d'une formation commerciale achevée et apportez une expérience professionnelle dans une fonction comparable. Une expérience dans le milieu universitaire est un avantage. De plus, vous vous distinguez par les caractéristiques suivantes : Vous travaillez de manière autonome, structurée et fiable et aimez assumer des responsabilités. Vous prenez plaisir au contact de personnes diverses et convainquez par votre sens aigu du service ainsi que votre talent d'organisation. Vous gardez une vue d'ensemble même face à des tâches variées et vous intéressez aux questions administratives et financières. Vous communiquez de manière ouverte, respectueuse et valorisante, aimez travailler en équipe et vous soutenez mutuellement entre collègues. Vous possédez de très bonnes connaissances des applications MS-Office ; des connaissances en SAP sont un avantage. Vous communiquez avec assurance en allemand et en anglais – tant à l'oral qu'à l'écrit. Vous appréciez un environnement international, dynamique et marqué par la science et vous prenez plaisir à soutenir efficacement la recherche et l'enseignement en arrière-plan. Réjouissez-vous d'une activité pleine de sens au sein d'une équipe engagée, collégiale et internationale ! Grâce à la grande diversité des tâches, un quotidien de travail varié avec beaucoup de responsabilité individuelle et de marge de manœuvre vous attend. Nous vous offrons des horaires de travail flexibles ainsi que la possibilité de travailler à temps partiel. Votre lieu de travail se situe dans la tour moderne Andreasturm, directement à la gare de Zürich Oerlikon et donc dans un emplacement parfaitement desservi. En tant qu'employé ou employée de l'ETH Zürich, vous bénéficiez également de conditions d'engagement attractives et de nombreux avantages – notamment de nombreuses réductions, telles que des abonnements de transports publics et le car sharing, une large offre sportive de l'ASVZ, la garde d'enfants ainsi que des prestations de prévoyance attractives. Façonnez avec nous l'avenir de la recherche et de l'enseignement. Nous nous réjouissons de faire votre connaissance ! Nous nous réjouissons de votre candidature en ligne accompagnée des documents suivants : Lettre de motivation Curriculum vitae Certificats de travail/diplômes Veuillez postuler exclusivement via le portail de candidature en ligne. Les candidatures par e-mail ainsi que par voie postale ne seront pas prises en compte. D'autres informations sur l'Institut für Theoretische Informatik sont disponibles sur notre site web. Pour tout renseignement, le Prof. B. Gärtner se tient volontiers à votre disposition par e-mail (gaertner@inf.ethz.ch) (pas de documents de candidature). Nous tenons à préciser que la présélection est effectuée par les recruteurs responsables et non par une intelligence artificielle. Les conditions générales (AGB) de l'ETH Zürich s'appliquent pour les agences de placement.