Assistant to Head IT / Team Assistant, 80% (ID2170)

L'AO è un'organizzazione non profit guidata medicalmente, una rete globale di chirurghi e la principale organizzazione mondiale per l'istruzione, l'innovazione e la ricerca specializzata nel trattamento chirurgico del trauma e dei disturbi muscoloscheletrici. Siamo la casa di persone da tutto il mondo, provenienti da diversi contesti, con talenti e aree specialistiche diverse. Ciò che ci unisce è la nostra passione per l'eccellenza, la nostra dedizione alla nostra missione di migliorare la cura del paziente e la nostra consapevolezza che insieme siamo più forti: siamo un'unica AO. Per ulteriori informazioni, visita: [ ](< >) Assistant to Head IT / Team Assistant, 80% (ID2170) Breve Descrizione L'Assistant to Head IT / Team Assistant funge da punto di coordinamento centrale tra la direzione IT, i team interni e gli stakeholder interni/esterni. La posizione garantisce trasparenza, efficienza e allineamento tra le operazioni IT e svolge un ruolo chiave nel consentire le decisioni della direzione attraverso report strutturati e approfondimenti operativi. Responsabilità Principali Coordinamento del Team e Operativo * Coordinare e gestire le attività amministrative e organizzative all'interno del dipartimento IT. * Mantenere e strutturare la documentazione IT, gli elenchi di contatti e i materiali di governance. * Supportare la leadership IT nella pianificazione e preparazione di riunioni interne ed esterne, presentazioni, workshop, eventi di team e report. Supporto alla Direzione * Agire come punto di coordinamento centrale tra il Team di Gestione IT, gli stakeholder interni e i partner esterni. * Preparare briefing per la direzione e supportare il processo decisionale attraverso informazioni strutturate e follow-up. Gestione degli Stakeholder * Supportare l'IT Mgt Management con il coordinamento delle riunioni, la documentazione e il monitoraggio delle azioni. * Contribuire a mantenere relazioni forti e trasparenti con i partner esterni. Miglioramento Operativo * Identificare inefficienze nei flussi di lavoro amministrativi e operativi e proporre miglioramenti pragmatici. * Supportare l'introduzione di strumenti digitali e automazione per migliorare l'efficienza dei processi. * Mantenere la consapevolezza dei costi e delle prestazioni dei processi, supportando l'IT Management nel raggiungimento dell'eccellenza operativa. Governance e Reporting * Preparare la documentazione e garantire il follow-up per la leadership IT e le riunioni di governance. * Supportare l'IT Management Team con il monitoraggio delle fatture e la trasparenza del budget (nessuna responsabilità finanziaria). * Mantenere la riservatezza e la professionalità in tutte le comunicazioni e nella gestione dei dati. Requisiti Principali * Formazione in ambito commerciale o amministrazione aziendale (KV, HFW o equivalente). Una formazione aggiuntiva in amministrazione è un vantaggio. * Minimo 4 anni in Team Assistance, o ruoli simili * L'esperienza in un'organizzazione internazionale o in un dipartimento IT è un vantaggio * Eccellenti capacità organizzative e di coordinamento con una mentalità proattiva. * Forti capacità comunicative e interpersonali; capacità di interagire con sicurezza con gli stakeholder di alto livello. * Elevata attenzione ai dettagli, stile di lavoro strutturato e proattivo, e capacità di dare priorità. * Comunicazione chiara con i team interni e gli stakeholder esterni * Alta affidabilità, discrezione e senso di responsabilità. * Competenza in MS Office 365 e familiarità con le applicazioni aziendali * Ottima conoscenza dell'inglese, sia scritto che orale, il tedesco è un vantaggio * Un lavoro interessante e variegato in un'organizzazione eccitante e innovativa * L'opportunità di far parte di un team internazionale altamente impegnato * Infrastruttura moderna * Alto grado di flessibilità riguardo agli orari di lavoro e alla sede (a seconda delle esigenze operative) * Generoso pacchetto di benefici sociali, inclusi giorni di vacanza supplementari e contributi al fondo pensione * Opportunità di formazione interna e supporto per la formazione continua j4id10387733a j4it0937a j4iy26a