Assistent/in Leiter/in IT / Teamassistent/in, 80% (ID2170)

Die AO ist eine medizinisch geführte Non-Profit-Organisation, ein globales Netzwerk von Chirurgen und die weltweit führende Organisation für Ausbildung, Innovation und Forschung, die sich auf die chirurgische Behandlung von Trauma und Erkrankungen des Bewegungsapparates spezialisiert hat. Wir sind die Heimat von Menschen aus der ganzen Welt, mit unterschiedlichen Hintergründen, vielfältigen Talenten und Fachgebieten. Was uns verbindet, ist unsere Leidenschaft für Exzellenz, unser Engagement für unsere Mission zur Verbesserung der Patientenversorgung und unser Verständnis, dass wir gemeinsam stärker sind: wir sind eine AO. Für weitere Informationen besuchen Sie: [ ](< >) Assistent/in Leiter/in IT / Teamassistent/in, 80% (ID2170) Kurzbeschreibung Die/Der Assistent/in Leiter/in IT / Teamassistent/in fungiert als zentraler Koordinationspunkt zwischen dem IT-Management, internen Teams und internen/externen Stakeholdern. Die Position gewährleistet Transparenz, Effizienz und Abstimmung über den IT-Betrieb hinweg und spielt eine Schlüsselrolle bei der Ermöglichung von Managemententscheidungen durch strukturierte Berichterstattung und operative Einblicke. Hauptverantwortlichkeiten Team- und operative Koordination * Koordinieren und verwalten Sie administrative und organisatorische Aktivitäten innerhalb der IT-Abteilung. * Pflegen und strukturieren Sie die IT-Dokumentation, Kontaktlisten und Governance-Unterlagen. * Unterstützen Sie die IT-Leitung bei der Planung und Vorbereitung von internen und externen Meetings, Präsentationen, Workshops, Teamevents und Berichten. Management-Unterstützung * Fungieren Sie als zentraler Koordinationspunkt zwischen dem IT-Management-Team, internen Stakeholdern und externen Partnern. * Bereiten Sie Briefings für das Management vor und unterstützen Sie die Entscheidungsfindung durch strukturierte Informationen und Follow-ups. Stakeholder-Management * Unterstützen Sie das IT Mgt Management bei der Meeting-Koordination, Dokumentation und Verfolgung von Maßnahmen. * Tragen Sie dazu bei, starke, transparente Beziehungen zu externen Partnern aufrechtzuerhalten. Operative Verbesserung * Identifizieren Sie Ineffizienzen in administrativen und operativen Arbeitsabläufen und schlagen Sie pragmatische Verbesserungen vor. * Unterstützen Sie die Einführung digitaler Tools und Automatisierung zur Steigerung der Prozesseffizienz. * Achten Sie auf Kosten und Prozessleistung und unterstützen Sie das IT-Management beim Erreichen operativer Exzellenz. Governance und Reporting * Bereiten Sie die Dokumentation vor und stellen Sie das Follow-up für die IT-Leitung und Governance-Meetings sicher. * Unterstützen Sie das IT-Management-Team bei der Rechnungsverfolgung und Budgettransparenz (keine finanzielle Verantwortung). * Wahren Sie Vertraulichkeit und Professionalität in der gesamten Kommunikation und Datenverarbeitung. Hauptanforderungen * Kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung (KV, HFW oder gleichwertig). Zusätzliche Weiterbildungen im Bereich Administration sind von Vorteil. * Mindestens 4 Jahre in der Teamassistenz oder ähnlichen Rollen * Erfahrung in einer internationalen Organisation oder IT-Abteilung ist von Vorteil * Exzellente Organisations- und Koordinationsfähigkeiten mit einer proaktiven Denkweise. * Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten; in der Lage, sicher mit Senior-Stakeholdern zu interagieren. * Hohe Detailgenauigkeit, strukturierte proaktive Arbeitsweise und Fähigkeit zur Priorisierung. * Klare Kommunikation mit internen Teams und externen Stakeholdern * Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein. * Versiert in MS Office 365 und vertraut mit Unternehmensanwendungen * Versiert in Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich, Deutsch ist von Vorteil * Ein interessanter und abwechslungsreicher Job in einer spannenden und innovativen Organisation * Die Möglichkeit, Teil eines hoch engagierten internationalen Teams zu sein * Moderne Infrastruktur * Hoher Grad an Flexibilität bezüglich Arbeitszeiten und Arbeitsort (abhängig von den betrieblichen Anforderungen) * Großzügiges Paket an Sozialleistungen, einschließlich zusätzlicher Ferientage und Pensionskassenbeiträgen * Interne Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung und Unterstützung bei der Weiterbildung j4id10387733a j4it0937a j4iy26a