Assistant to Head IT / Team Assistant, 80% (ID2170)

L'AO est une organisation à but non lucratif, guidée par la médecine, un réseau mondial de chirurgiens et la principale organisation mondiale d'éducation, d'innovation et de recherche spécialisée dans le traitement chirurgical des traumatismes et des troubles musculo-squelettiques. Nous accueillons des personnes du monde entier, issues de différents horizons, avec des talents et des domaines de spécialisation divers. Ce qui nous unit, c'est notre passion pour l'excellence, notre dévouement à notre mission d'amélioration des soins aux patients et notre compréhension que nous sommes plus forts ensemble : nous sommes une seule AO. Pour plus d'informations, visitez : [ ](< >) Assistant to Head IT / Team Assistant, 80% (ID2170) Description courte L'Assistant to Head IT / Team Assistant agit comme un point de coordination central entre la direction informatique, les équipes internes et les parties prenantes internes/externes. Le poste assure la transparence, l'efficacité et l'alignement à travers les opérations informatiques et joue un rôle clé dans la facilitation des décisions de gestion grâce à un reporting structuré et une vision opérationnelle. Principales responsabilités Coordination d'équipe et opérationnelle * Coordonner et gérer les activités administratives et organisationnelles au sein du département IT. * Maintenir et structurer la documentation informatique, les listes de contacts et les documents de gouvernance. * Soutenir la direction informatique dans la planification et la préparation des réunions internes et externes, des présentations, des ateliers, des événements d'équipe et des rapports. Soutien à la direction * Agir comme point de coordination central entre l'équipe de gestion informatique, les parties prenantes internes et les partenaires externes. * Préparer les briefings de direction et soutenir la prise de décision par des informations structurées et un suivi. Gestion des parties prenantes * Soutenir l'IT Mgt Management dans la coordination des réunions, la documentation et le suivi des actions. * Contribuer au maintien de relations solides et transparentes avec les partenaires externes. Amélioration opérationnelle * Identifier les inefficacités dans les flux de travail administratifs et opérationnels et proposer des améliorations pragmatiques. * Soutenir l'introduction d'outils numériques et d'automatisation pour améliorer l'efficacité des processus. * Maintenir une conscience des coûts et de la performance des processus, en soutenant la direction informatique dans la réalisation de l'excellence opérationnelle. Gouvernance et reporting * Préparer la documentation et assurer le suivi pour la direction informatique et les réunions de gouvernance. * Soutenir l'équipe de direction informatique dans le suivi des factures et la transparence budgétaire (pas de responsabilité financière). * Maintenir la confidentialité et le professionnalisme dans toutes les communications et la manipulation des données. Principales exigences * Formation en commerce ou administration des affaires (KV, HFW ou équivalent). Une formation complémentaire en administration est un avantage. * Minimum 4 ans dans l'assistance d'équipe ou des rôles similaires * Une expérience dans une organisation internationale ou un département informatique est un avantage * Excellentes capacités d'organisation et de coordination avec un esprit proactif. * Fortes compétences en communication et qualités interpersonnelles ; capable d'interagir avec assurance avec des parties prenantes de haut niveau. * Grande attention aux détails, style de travail structuré et proactif, et capacité à hiérarchiser les tâches. * Communication claire avec les équipes internes et les parties prenantes externes * Grande fiabilité, discrétion et sens des responsabilités. * Maîtrise de MS Office 365 et familiarité avec les applications d'entreprise * Maîtrise de l'anglais, tant à l'écrit qu'à l'oral, l'allemand est un avantage * Un emploi intéressant et varié dans une organisation passionnante et innovante * L'opportunité de faire partie d'une équipe internationale hautement engagée * Infrastructure moderne * Degré élevé de flexibilité concernant les horaires et le lieu de travail (selon les exigences opérationnelles) * Ensemble généreux d'avantages sociaux, y compris des jours de vacances supplémentaires et des cotisations au régime de pension * Opportunités de formation interne et soutien à la formation continue j4id10387733a j4it0937a j4iy26a