Executive Assistant (Hybrid; m/f/x/d; 80%) Job Details | Swiss Re

Sei un maestro dell'organizzazione, un campione dell'efficienza e una persona che prospera in un ambiente dinamico e ad alta posta in gioco? Se sei il tipo di professionista che anticipa le esigenze prima che si presentino, gestisce più compiti contemporaneamente con facilità e porta una calma sicurezza anche nelle giornate più frenetiche, vogliamo conoscerti. Unisciti alla divisione Asset Management di Swiss Re e svolgi un ruolo fondamentale nel supportare alcuni dei leader più dinamici del settore.

Informazioni sul ruolo

In qualità di Executive Assistant all'interno della divisione Asset Management di Swiss Re, sarai la spina dorsale operativa per diversi Managing Directors e i loro team in tre distinte aree di investimento. Questo è molto più di un ruolo di supporto tradizionale: sarai un partner di fiducia, un coordinatore strategico e un elemento di collegamento chiave tra i team e i livelli di leadership. La tua capacità di gestire la complessità, mantenere la riservatezza e operare con precisione consentirà direttamente il successo dei leader e dei team che supporterai.

Responsabilità principali

• Selezionare e dare priorità alle e-mail in arrivo, alle richieste di visitatori e alle richieste, valutandone la rilevanza e l'importanza, e indirizzandole ai membri del team appropriati con buon senso
• Gestire calendari complessi per diversi leader senior, organizzando viaggi, riunioni, conferenze telefoniche, registrazioni di visitatori, prenotazioni di sale conferenze e logistica del catering
• Coordinare intricati programmi di viaggio, inclusi itinerari internazionali, assicurando che tutta la logistica sia eseguita senza interruzioni e gestendo le spese relative ai processi
• Produrre report e presentazioni di alta qualità utilizzando Microsoft Word, PowerPoint ed Excel per supportare le comunicazioni della leadership e le esigenze aziendali
• Contribuire a progetti speciali nelle aree funzionali di Asset Management e a supporto delle iniziative della leadership senior
• Fornire supporto di backup ai colleghi Executive Assistant, promuovendo un ambiente di team collaborativo e resiliente
• Assistere nella pianificazione di eventi in un contesto aziendale, coordinando la logistica e garantendo la perfetta esecuzione di eventi interni ed esterni

Informazioni sul team

Questo ruolo rientra nell'Assistants Team, un gruppo collaborativo e ad alte prestazioni che copre tre dei principali hub globali di Swiss Re - Zurich, London e New York. Il team svolge un ruolo critico nel consentire alla leadership senior della divisione Asset Management di Swiss Re di operare al meglio, fornendo un supporto amministrativo fluido, professionale e proattivo attraverso fusi orari e aree geografiche. In quanto team con connessioni internazionali, siamo orgogliosi dei nostri standard condivisi di eccellenza, del nostro forte spirito di squadra e della nostra capacità di lavorare fluidamente attraverso culture e confini organizzativi. Ti unieti a un gruppo di professionisti esperti e impegnati che si supportano a vicenda e innalzano continuamente l'asticella di ciò che rappresenta un eccellente supporto esecutivo.

Informazioni su di te

Sei un professionista esperto, proattivo e altamente adattabile che è orgoglioso di fornire un supporto eccezionale ai leader senior. Porti un alto livello di energia, discrezione e curiosità intellettuale in tutto ciò che fai. Sei altrettanto a tuo agio nel lavorare in modo indipendente e nel collaborare tra i team, e hai una naturale capacità di costruire relazioni di fiducia a tutti i livelli di un'organizzazione. Prosperi sotto pressione, accetti le sfide e porti una mentalità orientata alle soluzioni in ogni situazione.

Cerchiamo candidati che soddisfino questi requisiti:

• Oltre 7 anni di esperienza professionale in un ruolo comparabile di Executive Assistant o amministrativo senior in un ambiente aziendale
• Competenza bilingue in inglese e tedesco - sia scritto che parlato - con la capacità di redigere corrispondenza professionale e curata in entrambe le lingue
• Eccezionali capacità organizzative, con una comprovata capacità di gestire priorità contrastanti, programmi complessi e scadenze strette senza perdere l'attenzione ai dettagli

Questi sono ulteriori vantaggi (nice to haves):

• Familiarità con il settore dei servizi finanziari, delle assicurazioni o della riassicurazione
• Forti capacità interpersonali e comunicative, con la sicurezza di interfacciarsi con stakeholder senior attraverso diverse culture e aree geografiche
• Attenzione ai dettagli e alla qualità - una naturale spinta a fare le cose bene al primo colpo, ogni volta
• Conoscenza della Microsoft Office Suite (Outlook, PowerPoint, Word, Excel) e degli strumenti di collaborazione digitale
• Una mentalità proattiva e orientata alle soluzioni con la capacità di lavorare indipendentemente ed esercitare un buon giudizio in situazioni ambigue
• Resilienza e adattabilità in un ambiente dinamico e in continuo cambiamento
• Spirito di squadra collaborativo con un atteggiamento flessibile e propositivo e la volontà di intervenire ovunque sia necessario per supportare il successo del team

Per la Svizzera, l'intervallo dello stipendio base per questa posizione è compreso tra CHF 72'000 e CHF 108,000 (per un ruolo a tempo pieno). Lo stipendio specifico offerto tiene conto:

• dei requisiti, dell'ambito, della complessità e delle responsabilità del ruolo,
• del profilo del candidato stesso inclusi istruzione/qualifiche, competenza, specializzazione, abilità ed esperienza.

Nella situazione in cui non si soddisfino tutti i requisiti o si superino significativamente, lo stipendio offerto potrebbe essere inferiore o superiore all'intervallo pubblicizzato.

In aggiunta al tuo stipendio base, potresti avere diritto a premi e benefici aggiuntivi inclusi un attraente bonus basato sulle prestazioni.

L'idoneità può variare a seconda dei termini delle politiche di Swiss Re e del tuo contratto di lavoro.

Info