Assistant de Direction (Hybride ; m/f/x/d ; 80%) Détails du poste | Swiss Re

Êtes-vous un maître de l'organisation, un champion de l'efficacité et une personne qui s'épanouit dans un environnement rapide et à enjeux élevés ? Si vous êtes le genre de professionnel qui anticipe les besoins avant qu'ils ne surgissent, qui gère de multiples tâches avec aisance et qui apporte une confiance calme même lors des journées les plus chargées - nous voulons vous entendre. Rejoignez la division Asset Management de Swiss Re et jouez un rôle pivot en soutenant certains des leaders les plus dynamiques du secteur.

À propos du rôle

En tant qu'Assistant de Direction au sein de la division Asset Management de Swiss Re, vous serez le pilier opérationnel de plusieurs Managing Directors et de leurs équipes à travers trois domaines d'investissement distincts. Il s'agit de bien plus d'un rôle de support traditionnel - vous serez un partenaire de confiance, un coordinateur stratégique et un connecteur clé entre les équipes et les niveaux de direction. Votre capacité à gérer la complexité, à maintenir la confidentialité et à exécuter avec précision permettra directement le succès des leaders et des équipes que vous soutenez.

Responsabilités clés

• Filtrer et hiérarchiser les e-mails entrants, les demandes de visiteurs et les demandes de renseignements, en évaluant la pertinence et l'importance, et en les dirigeant vers les membres appropriés de l'équipe avec un jugement sûr
• Gérer des calendriers complexes pour plusieurs hauts dirigeants, organiser les voyages, les réunions, les conférences téléphoniques, les enregistrements de visiteurs, les réservations de salles de conférence et la logistique de restauration
• Coordonner des arrangements de voyage complexes, y compris des itinéraires internationaux, en veillant à ce que toute la logistique soit exécutée de manière fluide et en gérant les dépenses liées aux processus
• Produire des rapports et des présentations de haute qualité à l'aide de Microsoft Word, PowerPoint et Excel pour soutenir les communications de la direction et les besoins de l'entreprise
• Contribuer à des projets spéciaux dans les domaines fonctionnels d'Asset Management et en soutien aux initiatives de la haute direction
• Fournir un soutien de remplacement à ses collègues Assistants de Direction, favorisant un environnement d'équipe collaboratif et résilient
• Aider à la planification d'événements dans un cadre d'entreprise, en coordonnant la logistique et en assurant l'exécution fluide des événements internes et externes

À propos de l'équipe

Ce rôle est situé au sein de l'Assistants Team, un groupe collaboratif et performant couvrant trois des principaux hubs mondiaux de Swiss Re - Zurich, London et New York. L'équipe joue un rôle critique en permettant à la haute direction de la division Asset Management de Swiss Re d'opérer au mieux, en fournissant un soutien administratif fluide, professionnel et proactif à travers les fuseaux horaires et les zones géographiques. En tant qu'équipe connectée à l'international, nous sommes fiers de nos normes d'excellence partagées, de notre fort esprit d'équipe et de notre capacité à travailler de manière fluide à travers les cultures et les frontières organisationnelles. Vous rejoindrez un groupe de professionnels expérimentés et engagés qui se soutiennent mutuellement et relèvent continuellement la barre de ce que représente un excellent support de direction.

À propos de vous

Vous êtes un professionnel chevronné, proactif et hautement adaptable qui s'enorgueillit de fournir un soutien exceptionnel aux hauts dirigeants. Vous apportez un haut niveau d'énergie, de discrétion et de curiosité intellectuelle à tout ce que vous faites. Vous êtes tout aussi à l'aise pour travailler de manière indépendante que pour collaborer entre les équipes, et vous avez une capacité naturelle à établir des relations de confiance à tous les niveaux d'une organisation. Vous vous épanouissez sous la pression, relevez les défis et apportez un état d'esprit orienté vers les solutions à chaque situation.

Nous recherchons des candidats répondant à ces exigences :

• Plus de 7 ans d'expérience professionnelle dans un rôle comparable d'Assistant de Direction ou d'administration supérieure au sein d'un environnement d'entreprise
• Maîtrise bilingue de l'anglais et de l'allemand - tant à l'écrit qu'à l'oral - avec la capacité de rédiger une correspondance soignée et professionnelle dans les deux langues
• Compétences organisationnelles exceptionnelles, avec une capacité prouvée à gérer des priorités concurrentes, des horaires complexes et des délais serrés sans perdre l'attention aux détails

Voici des atouts supplémentaires :

• Familiarité avec le secteur des services financiers, de l'assurance ou de la réassurance
• Fortes compétences interpersonnelles et de communication, avec la confiance nécessaire pour assurer la liaison avec des parties prenantes de haut niveau à travers les cultures et les géographies
• Attention aux détails et à la qualité - une volonté naturelle de faire les choses correctement du premier coup, à chaque fois
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel) et des outils de collaboration numérique
• Un état d'esprit proactif et orienté solutions avec la capacité de travailler de manière indépendante et d'exercer un jugement sûr dans des situations ambiguës
• Résilience et adaptabilité dans un environnement rapide et en constante évolution
• Esprit d'équipe collaboratif avec une attitude flexible et positive, et la volonté d'intervenir partout où cela est nécessaire pour soutenir le succès de l'équipe

Pour la Suisse, la fourchette de salaire de base pour ce poste se situe entre CHF 72'000 et CHF 108,000 (pour un rôle à plein temps). Le salaire spécifique offert prend en compte :

• les exigences, la portée, la complexité et les responsabilités du rôle,
• le profil du candidat lui-même, y compris la formation/qualifications, l'expertise, la spécialisation, les compétences et l'expérience.

Dans la situ