Executive Assistant (Hybrid; m/f/x/d; 80%) Job Details | Swiss Re

Sind Sie ein Organisationstalent, ein Champion der Effizienz und jemand, der in einem schnelllebigen, anspruchsvollen Umfeld aufblüht? Wenn Sie die Art von Fachkraft sind, die Bedürfnisse antizipiert, bevor sie entstehen, mehrere Aufgaben gleichzeitig mit Leichtigkeit bewältigt und selbst an den geschäftigsten Tagen eine ruhige Zuversicht ausstrahlt – dann wollen wir von Ihnen hören. Werden Sie Teil der Asset Management Division von Swiss Re und spielen Sie eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung einiger der dynamischsten Führungspersönlichkeiten der Branche.

Über die Rolle

Als Executive Assistant innerhalb der Asset Management Division von Swiss Re werden Sie das operative Rückgrat für mehrere Managing Directors und deren Teams in drei verschiedenen Investmentbereichen bilden. Dies ist weit mehr als eine traditionelle Support-Rolle – Sie werden ein vertrauenswürdiger Partner, ein strategischer Koordinator und ein wichtiger Verbindungspunkt zwischen Teams und Führungsebenen sein. Ihre Fähigkeit, Komplexität zu bewältigen, Vertraulichkeit zu wahren und Präzision zu liefern, wird direkt zum Erfolg der Führungskräfte und Teams beitragen, die Sie unterstützen.

Hauptverantwortlichkeiten

• Sichtung und Priorisierung eingehender E-Mails, Besucheranfragen und Anfragen, Bewertung von Relevanz und Wichtigkeit sowie deren Weiterleitung an die entsprechenden Teammitglieder mit fundiertem Urteilsvermögen
• Verwaltung komplexer Kalender für mehrere Senior Leader, Organisation von Reisen, Meetings, Telefonkonferenzen, Besucherregistrierungen, Konferenzraumbuchungen und Catering-Logistik
• Koordination komplizierter Reiseplanungen, einschließlich internationaler Reiserouten, um sicherzustellen, dass die gesamte Logistik nahtlos ausgeführt wird, sowie Bearbeitung prozessbezogener Ausgaben
• Erstellung hochwertiger Berichte und Präsentationen mit Microsoft Word, PowerPoint und Excel zur Unterstützung der Führungskommunikation und geschäftlicher Anforderungen
• Mitarbeit an Sonderprojekten über die funktionalen Bereiche des Asset Managements hinweg und zur Unterstützung von Initiativen der Geschäftsleitung
• Bereitstellung von Backup-Unterstützung für Kollegen im Bereich Executive Assistant, um ein kollaboratives und belastbares Teamumfeld zu fördern
• Unterstützung bei der Eventplanung in einem Unternehmensumfeld, Koordination der Logistik und Sicherstellung der reibungslosen Durchführung interner und externer Veranstaltungen

Über das Team

Diese Rolle ist Teil des Assistants Team, einer kollaborativen und leistungsstarken Gruppe, die sich über drei der wichtigsten globalen Hubs von Swiss Re erstreckt – Zurich, London und New York. Das Team spielt eine entscheidende Rolle dabei, die Senior Leadership der Asset Management Division von Swiss Re zu Höchstleistungen zu befähigen, indem es nahtlose, professionelle und proaktive administrative Unterstützung über Zeitzonen und Geografien hinweg bietet. Als international vernetztes Team sind wir stolz auf unsere gemeinsamen Exzellenzstandards, unseren starken Teamgeist und unsere Fähigkeit, flexibel über Kulturen und Organisationsgrenzen hinweg zu arbeiten. Sie werden Teil einer Gruppe erfahrener, engagierter Fachkräfte, die sich gegenseitig unterstützen und die Messlatte für exzellente Executive Support kontinuierlich höher legen.

Über Sie

Sie sind eine erfahrene, proaktive und hochgradig anpassungsfähige Fachkraft, die stolz darauf ist, Senior Leader mit außergewöhnlicher Unterstützung zu entlasten. Sie bringen ein hohes Maß an Energie, Diskretion und intellektueller Neugier in alles ein, was Sie tun. Sie arbeiten ebenso gerne selbstständig wie in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und besitzen die natürliche Fähigkeit, auf allen Ebenen einer Organisation vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen. Sie blühen unter Druck auf, nehmen Herausforderungen an und bringen in jeder Situation eine lösungsorientierte Denkweise ein.

Wir suchen Kandidaten, die diese Anforderungen erfüllen:

• Über 7 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle als Executive Assistant oder in einer leitenden administrativen Funktion in einem Unternehmensumfeld
• Zweisprachige Kompetenz in Englisch und Deutsch – sowohl schriftlich als auch mündlich – mit der Fähigkeit, polierte, professionelle Korrespondenz in beiden Sprachen zu verfassen
• Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten mit nachgewiesener Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten, komplexe Zeitpläne und enge Fristen ohne Verlust der Liebe zum Detail zu bewältigen

Dies sind zusätzliche nützliche Zusatzqualifikationen (Nice to haves):

• Vertrautheit mit der Finanzdienstleistungs-, Versicherungs- oder Rückversicherungsbranche
• Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten mit dem Selbstvertrauen, mit Senior Stakeholdern über Kulturen und Geografien hinweg zu kommunizieren
• Liebe zum Detail und zur Qualität – ein natürlicher Drang, Dinge beim ersten Mal richtig zu machen, jedes Mal
• Kenntnisse in der Microsoft Office Suite (Outlook, PowerPoint, Word, Excel) und digitalen Kollaborations-Tools
• Eine proaktive, lösungsorientierte Denkweise mit der Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und in unklaren Situationen fundierte Entscheidungen zu treffen
• Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit in einem schnelllebigen, sich ständig verändernden Umfeld
• Kollaborativer Teamgeist mit einer flexiblen „Can-do“-Einstellung und der Bereitschaft, dort einzuspringen, wo es nötig ist, um den Teamerfolg zu unterstützen

Für die Schweiz liegt die Basisgehaltsspanne für diese Position zwischen CHF 72'000 und CHF 108,000 (für eine Vollzeitstelle). Das spezifische angebotene Gehalt berücksichtigt:

• die Anforderungen, den Umfang, die Komplexität und die Verantwortlichkeiten der Rolle,
• das eigene Profil des Bewerbers, einschließlich Ausbildung/Qualifikationen, Fachwissen, Spezialisierung, Fähigkeiten und Erfahrung.

In dem Fall, dass Sie nicht alle Anforderungen erfüllen oder diese deutlich übertreffen, kann das an