Receptionist / Assistente amministrativo/a

• 10 luglio 2026 • 100% • Durata indeterminata • Rue du Conseil-Général 3-5, 1205 Genève Obiettivo della posizione Assicurare il buon funzionamento dell'ambiente di lavoro e fornire un supporto polivalente ai vari dipartimenti all'interno dello studio. Responsabilità principali ## 1. Gestione della reception e gestione amministrativa ### • Accogliere i visitatori e gestire le chiamate telefoniche. • Gestire la posta in entrata e in uscita. • Supervisionare le diverse caselle e-mail. 2. Gestione della logistica e degli approvvigionamenti ### • Assicurare la manutenzione e la gestione delle attrezzature (telefoni, stampanti, bombole d'acqua). • Effettuare commissioni settimanali. • Assicurare il collegamento con le régie e i fornitori. 3. Pianificazione e supporto eventi ### • Organizzare e coordinare gli eventi interni. 4. Supporto amministrativo polivalente ### • Fornire supporto amministrativo alle assistenti legali e agli avvocati. • Fornire supporto al dipartimento Contabilità nell'elaborazione delle note spese (*expense reports*), nonché per la scansione e l'archiviazione delle fatture. • Assistere i diversi collaboratori durante le connessioni a Teams, Webex e Zoom. • Fornire supporto al dipartimento Informática per l'ordine di materiale e la gestione dell'inventario del parco informatico. • Assistere il dipartimento RH per i processi di onboarding e offboarding, il monitoraggio delle vacanze così come le richieste di permessi di lavoro dei nuovi collaboratori. 5. Library ### • Scansionare gli ouvrages e procedere alla loro pulizia in formato PDF. 6. Archiviazione ### • Assicurare l'organizzazione e l'archiviazione dei documenti fisici e digitali Profilo ricercato ## • Eccellente padronanza del francese e dell'inglese, sia orale che scritto • Una prima esperienza in una posizione amministrativa, di assistenza, di reception o di coordinamento d'ufficio è un vantaggio. • Eccellenti capacità di organizzazione e gestione delle priorità, con la capacità di gestire più compiti simultaneamente. • Eccellenti competenze relazionali e di comunicazione, con la capacità di interagire in modo professionale con i collaboratori, i clienti e i fornitori esterni. • Capacità di lavorare in modo autonomo collaborando efficacemente all'interno di un team. • Persona polivalente, flessibile e orientata al servizio, pronta a fornire il proprio supporto a diversi dipartimenti. • Buona padronanza della suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel e PowerPoint); la conoscenza di Microsoft Teams, Webex e Zoom costituisce un vantaggio.