Rezeptionist / Administrative/r Assistent/in

• 10. Juli 2026 • 100% • Unbefristete Dauer • Rue du Conseil-Général 3-5, 1205 Genève Ziel der Stelle Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsumfelds und Bereitstellung einer vielseitigen Unterstützung für die verschiedenen Abteilungen innerhalb der Kanzlei. Hauptverantwortlichkeiten ## 1. Empfang und administrative Verwaltung ### • Empfang von Besuchern und Bearbeitung von Telefonanrufen. • Verwaltung der ein- und ausgehenden Post. • Überwachung der verschiedenen E-Mail-Postfächer. 2. Logistik- und Beschaffungsmanagement ### • Sicherstellung der Wartung und Verwaltung der Ausrüstung (Telefone, Drucker, Wasserbehälter). • Erledigung wöchentlicher Einkäufe. • Sicherstellung der Verbindung zu Verwaltungen und Lieferanten. 3. Planung und Event-Support ### • Organisation und Koordination interner Veranstaltungen. 4. Vielseitiger administrativer Support ### • Bietung administrativer Unterstützung für Rechtsassistenten und Anwälte. • Unterstützung der Abteilung Comptabilité bei der Erstellung von Spesenabrechnungen (*expense reports*) sowie beim Scannen und Ablegen von Rechnungen. • Unterstützung der verschiedenen Mitarbeitenden bei der Verbindung zu Teams, Webex und Zoom. • Unterstützung der Abteilung Informatique bei der Bestellung von Material und der Verwaltung des Inventars der IT-Flotte. • Unterstützung der Abteilung RH bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen, der Ferienkontrolle sowie bei Arbeitsbewilligungsanträgen für neue Mitarbeitende. 5. Library ### • Scannen von Werken und deren Reinigung im PDF-Format. 6. Archivierung ### • Sicherstellung der Organisation und Archivierung von physischen und digitalen Dokumenten Gesuchtes Profil ## • Exzellente Beherrschung der französischen und englischen Sprache, in Wort und Schrift • Erste Erfahrung in einer administrativen Position, im Assistenzwesen, am Empfang oder in der Bürokoordination ist ein Vorteil. • Exzellente Organisationsfähigkeit und Prioritätensetzung, mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. • Exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, professionell mit Mitarbeitenden, Kunden und externen Dienstleistern zu interagieren. • Fähigkeit zur selbstständigen Arbeitsweise bei gleichzeitiger effektiver Zusammenarbeit im Team. • Vielseitige, flexible und serviceorientierte Person, bereit, verschiedene Abteilungen zu unterstützen. • Gute Beherrschung der Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel und PowerPoint); Kenntnisse von Microsoft Teams, Webex und Zoom sind ein Vorteil.