Office Operations & Recruiting Coordinator 100%

Sei la persona che entra in un ufficio, in un processo di assunzione o nel calendario di un fondatore e lo rende più efficiente entro una settimana? In Lightium, stiamo costruendo la prossima generazione di circuiti integrati fotonici per aiutare l'infrastruttura AI a funzionare più velocemente. Mentre superiamo i 30 membri del team, cerchiamo un Office Operations & Recruiting Coordinator immediato da collocare al cuore dell'azienda: guidare l'esecuzione delle nostre assunzioni, gestire i nostri eventi aziendali e mantenere il nostro team in movimento, con la proattività e l'organizzazione necessarie per conquistare tutto. Sintesi della Posizione Questo è un ruolo operativo centrale. Gestirai i processi dietro l'esecuzione delle nostre assunzioni e dell'onboarding, i nostri eventi aziendali e le attività quotidiane del nostro team, migliorandoli man mano che procedi. Non ti limiterai a gestire ciò che esiste; la tua acutezza ti permetterà di individuare le inefficienze e la tua proattività ti consentirà di risolverle senza che ti venga chiesto. L'esecuzione è il cuore del lavoro, ma vogliamo qualcuno che tratti ogni processo come una bozza che può migliorare, non come uno script da seguire. Responsabilità Chiave Esecuzione delle Assunzioni & Recruiting Operations: Gestisci il nostro applicant tracking system (ATS) end-to-end: pubblica le posizioni, mantieni l'igiene del pipeline e tieni organizzato il processo di ogni hiring manager. Pianifica le necessità e le tempistiche di assunzione insieme ai hiring manager, quindi gestisci il processo: comunicazione con i candidati, pianificazione dei colloqui e spostamento dei candidati attraverso le varie fasi del pipeline. Organizza i viaggi e la logistica per i candidati provenienti dall'estero. Gestisci i contratti di lavoro e agisci come punto di contatto con i nostri avvocati immigrazionisti per mantenere in linea le domande di permesso di lavoro. Gestisci i processi di onboarding in modo che ogni nuova assunzione abbia l'attrezzatura, l'accesso e un primo giorno chiaro. Sviluppa e migliora le procedure scritte per il percorso del dipendente. Assumi la responsabilità del nostro software relativo alle HR (Factorial), delle cartelle del personale e delle statistiche del personale. Assistenza Esecutiva: Gestisci le email e i calendari del team Executive. Effettua il triage e gestisci le loro caselle di posta, segnalando ciò che richiede la loro attenzione e gestendo o redigendo risposte per il resto. Prepara e organizza riunioni, mantienili aggiornati sugli impegni ricorrenti e gestisci richieste amministrative ad hoc. Supporta e organizza la logistica dei viaggi per i nostri ospiti esterni e visitatori, come investitori, clienti e partner chiave. Eventi Aziendali: Pianifica e gestisci i nostri town hall mensili, gli eventi aziendali trimestrali e il ritiro annuale, inclusi la ricerca della sede, il budgeting, il coordinamento dei fornitori, la logistica e l'esecuzione il giorno dell'evento. Crea un playbook ripetibile in modo che gli eventi diventino più facili da gestire man mano che il team cresce. Mantieni il calendario di conferenze e fiere, inclusa la prenotazione di hotel, il supporto logistico e il monitoraggio delle scadenze. Office Management: Sii orgoglioso di rendere l'ufficio un luogo in cui il team si diverte sinceramente a venire. Mantieni e migliora i processi e le linee guida relativi all'ufficio. Assumi la responsabilità dei regali di compleanno dei dipendenti. Gestisci le relazioni con i fornitori (pulizie, IT, strutture, forniture), mantieni lo spazio rifornito e funzionale senza che ti venga chiesto, e risolvi i problemi prima che diventino evidenti. Cosa porterai con te Esperienza: 3–5+ anni in office management, executive operations, assistenza executive/amministrativa o coordinamento del recruiting, idealmente in un ambiente startup o scale-up in rapida crescita. Organizzazione: Eccezionale disciplina organizzativa abbinata a vera energia e determinazione. Anticipi ciò di cui c'è bisogno prima che ti venga chiesto, monitori ogni elemento aperto tra assunzioni, eventi e programmi del team, e fai progredire le cose invece di aspettare che arrivino da te. Occhio per il dettaglio e desiderio di documentazione e creazione di procedure. Adattabilità: A proprio agio nell'operare in un ambiente in rapida evoluzione in cui i processi sono ancora in fase di costruzione, e felice di costruirli e migliorarli man mano che procedi. Discrezione: Gestisci informazioni sensibili, contratti, questioni di immigrazione, dati dei candidati e programmi degli executive con giudizio e riservatezza. Strumenti: A proprio agio nel lavorare con un Applicant Tracking System (ATS), Microsoft 365, calendario e strumenti di prenotazione viaggi. La competenza con l'AI (Claude) è più che benvenuta. Impari rapidamente nuovi sistemi. Competenze Linguistiche: La fluidità in inglese è richiesta. Il tedesco è un forte vantaggio per il coordinamento amministrativo locale e dell'immigrazione. Cosa Offriamo Un ruolo ad alta fiducia e alta autonomia in cui gestirai l'ossatura operativa di un'azienda deep tech in rapida crescita, con un impatto visibile dal primo giorno. Compensazione competitiva e pacchetto di benefit, riflessivi della tua esperienza e competenza, inclusi un piano di stock option per i dipendenti (ESOP), il Pillar Two interamente coperto e vacanze generose. Un posto vicino ai fondatori in una startup in fase iniziale, con la reale opportunità di dare forma a come l'azienda scala e di far crescere il tuo ruolo mentre lo facciamo noi. Considerazioni Finali Ci piacerebbe sentirti se sei appassionato di costruire nuove tecnologie da zero e prosperi in un ambiente collaborativo e orientato ai risultati. Diventa un elemento chiave in una startup in fase iniziale e unisciti a un team motivato ed energico. Avrai l'opportuna opportunità unica di creare, far crescere e sviluppare le tue competenze professionali a un ritmo veloce. Lighti