Office Operations & Recruiting Coordinator 100%

Sind Sie die Person, die ein Büro, eine Recruiting-Pipeline oder den Kalender eines Gründers betritt und innerhalb einer Woche alles besser laufen lässt? Bei Lightium bauen wir die nächste Generation photonischer integrierter Schaltkreise, um die KI-Infrastruktur schneller laufen zu lassen. Während wir über 30 Teammitglieder hinaus skalieren, suchen wir einen sofort einsatzbereiten Office Operations & Recruiting Coordinator, der im Herzen des Unternehmens sitzt: Er treibt unsere Recruiting-Umsetzung voran, organisiert unsere Firmenveranstaltungen und hält unser Team in Bewegung – mit der Proaktivität und Organisation, um alles im Sturm zu erobern. Zusammenfassung der Position Dies ist eine zentrale operative Rolle. Sie verantworten die Prozesse hinter unserer Recruiting- und Onboarding-Umsetzung, unsere Firmenveranstaltungen und die täglichen Aktivitäten unseres Teams und verbessern diese laufend. Sie verwalten nicht nur das Bestehende; durch Ihre Scharfsinnigkeit erkennen Sie Ineffizienzen, und durch Ihre Proaktivität beheben Sie diese, ohne gefragt zu werden. Die Umsetzung ist der Kern des Jobs, aber wir suchen jemanden, der jeden Prozess als einen Entwurf betrachtet, der verbessert werden kann, und nicht als ein Skript, dem man folgen muss. Hauptverantwortlichkeiten Recruiting-Umsetzung & Recruiting Operations: Sie verantworten unser Applicant Tracking System (ATS) von Ende zu Ende: Ausschreibung von Stellen, Pflege der Pipeline-Hygiene und Organisation der Prozesse für jeden Hiring Manager. Planung von Recruiting-Bedarf und Zeitplänen gemeinsam mit den Hiring Managern und anschliessende Durchführung des Prozesses: Kandidatenkommunikation, Interviewplanung und das Verschieben von Kandidaten durch die einzelnen Pipeline-Stufen. Organisation von Reise und Logistik für aus dem Ausland kommende Kandidaten. Verwaltung von Arbeitsverträgen und Agieren als Ansprechpartner für unsere Einwanderungsanwälte, um Arbeitsbewilligungsanträge auf Kurs zu halten. Verantwortung für Onboarding-Prozesse, damit jeder neue Mitarbeiter Ausrüstung, Zugang und einen klaren ersten Tag hat. Entwicklung und Verbesserung schriftlicher Verfahren für die Employee Journey. Übernahme der Verantwortung für unsere HR-bezogene Software (Factorial), Personalakten und Personalstatistiken. Executive Assistance: Verwaltung von E-Mails und Kalendern für das Executive-Team. Triage und Verwaltung ihrer Posteingänge, Kennzeichnung dessen, was ihre Aufmerksamkeit erfordert, sowie Bearbeitung oder Erstellung von Entwürfen für den Rest. Vorbereitung und Organisation von Meetings, Überwachung wiederkehrender Verpflichtungen und Erledigung von ad-hoc administrativen Anfragen. Unterstützung und Organisation der Reiseplanung für unsere externen Gäste und Besucher, wie Investoren, Kunden und wichtige Partner. Firmenveranstaltungen: Planung und Durchführung unserer monatlichen Town Halls, quartalsweisen Firmenveranstaltungen und des jährlichen Retreats, einschliesslich Standortsuche, Budgetierung, Lieferantenkoordination, Logistik und Durchführung am Veranstaltungstag. Erstellung eines wiederholbaren Playbooks, damit die Organisation von Events mit wachsendem Team einfacher wird. Pflege des Konferenz- und Messakalenders, einschliesslich Hotelbuchungen, Unterstützung der Logistik und Überwachung von Fristen. Office Management: Stolz darauf, das Büro zu einem Ort zu machen, an den das Team gerne kommt. Pflege und Verbesserung bürobezogener Prozesse und Richtlinien. Verantwortung für Geburtstagsgeschenke für Mitarbeitende. Verwaltung von Lieferantenbeziehungen (Reinigung, IT, Facility Management, Verbrauchsmaterial), Sicherstellung, dass der Raum bestückt und funktionsfähig bleibt, ohne gefragt zu werden, und Lösung von Problemen, bevor sie offensichtlich werden. Was Sie mitbringen Erfahrung: 3–5+ Jahre in Office Management, Executive Operations, Executive/Administrative Assistance oder Recruiting Coordination, idealerweise in einem schnell wachsenden Startup- oder Scale-up-Umfeld. Organisation: Aussergewöhnliche Organisationsdisziplin gepaart mit echter Energie und Tatendrang. Sie antizipieren, was benötigt wird, bevor Sie gefragt werden, Sie verfolgen jeden offenen Punkt in den Bereichen Recruiting, Events und Teampläne und Sie treiben Dinge voran, anstatt darauf zu warten, dass sie zu Ihnen kommen. Auge fürs Detail und ein Drang nach Dokumentation und Prozessbildung. Anpassungsfähigkeit: Sicherer Umgang in einem schnelllebigen Umfeld, in dem Prozesse noch aufgebaut werden, und Freude daran, diese laufend aufzubauen und zu verbessern. Diskretion: Sie gehen mit sensiblen Informationen, Verträgen, Einwanderungsangelegenheiten, Kandidatendaten und den Terminkalendern der Führungskräfte mit Urteilsvermögen und Vertraulichkeit um. Tools: Sicherer Umgang mit einem Applicant Tracking System (ATS), Microsoft 365, Kalendern und Reisebuchungstools. Kenntnisse in KI (Claude) sind mehr als willkommen. Sie arbeiten sich schnell in neue Systeme ein. Sprachkenntnisse: Fliessendes Englisch ist erforderlich. Deutsch ist ein grosses Plus für die lokale administrative und einwanderungsrechtliche Koordination. Was wir bieten Eine Rolle mit hohem Vertrauen und hoher Autonomie, in der Sie das operative Rückgrat eines schnell wachsenden Deep-Tech-Unternehmens verantworten, mit sichtbarem Impact ab dem ersten Tag. Ein wettbewerbsfähiges Vergütungs- und Benefit-Paket, das Ihrer Erfahrung und Expertise entspricht, einschliesslich eines Mitarbeiterbeteiligungsprogramms (ESOP), voll abgedeckter 2. Säule und grosszügigem Urlaub. Einen Platz in unmittelbarer Nähe der Gründer in einem Startup in der Frühphase, mit echter Chance, die Skalierung des Unternehmens mitzugestalten und Ihre eigene Rolle parallel dazu wachsen zu lassen. Abschliessende Gedanken Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören, wenn Sie leidenschaftlich daran interessiert sind, neue Technologien von Grund auf aufzubauen, und in einem kollaborativen und ergebnisorientierten Umfeld a