Office Operations & Recruiting Coordinator 100%

Êtes-vous la personne qui, en entrant dans un bureau, un pipeline de recrutement ou dans le calendrier d'un fondateur, parvient à l'optimiser en une semaine ? Chez Lightium, nous construisons la prochaine génération de circuits intégrés photoniques pour aider l'infrastructure de l'IA à fonctionner plus rapidement. Alors que nous dépassons les 30 membres de l'équipe, nous recherchons un Office Operations & Recruiting Coordinator immédiat pour siéger au cœur de l'entreprise : piloter notre exécution en matière de recrutement, organiser nos événements d'entreprise et maintenir notre équipe en mouvement, avec la proactivité et l'organisation nécessaires pour tout mener de main de maître. Résumé du poste Il s'agit d'un rôle opérationnel central. Vous êtes responsable des processus derrière l'exécution de notre recrutement et de notre intégration (onboarding), de nos événements d'entreprise et des activités quotidiennes de notre équipe, et vous les améliorez au fur et à mesure. Vous ne vous contentez pas de gérer l'existant ; votre perspicacité vous permet de repérer les inefficacités, et votre proactivité vous permet de les corriger sans qu'on vous le demande. L'exécution est le cœur du métier, mais nous voulons quelqu'un qui traite chaque processus comme un brouillon pouvant être amélioré, et non comme un script à suivre. Responsabilités clés Exécution du recrutement et opérations de recrutement : Maîtriser notre système de suivi des candidatures (ATS) de bout en bout : publier les postes, maintenir l'hygiène du pipeline et organiser le processus de chaque responsable de recrutement. Planifier les besoins et les échéances de recrutement avec les responsables du recrutement, puis gérer le processus : communication avec les candidats, planification des entretiens et progression des candidats à travers les étapes du pipeline. Organiser les déplacements et la logistique pour les candidats venant de l'étranger. Gérer les contrats de travail et agir en tant que point de contact avec nos avocats en immigration pour assurer le suivi des demandes de permis de travail. Maîtriser les processus d'onboarding pour que chaque nouvelle recrue dispose de l'équipement, des accès et d'un premier jour clair. Développer et améliorer les procédures écrites pour le parcours de nos employés. Prendre en charge nos logiciels liés aux RH (Factorial), les dossiers du personnel et les statistiques du personnel. Assistance de direction : Gérer les e-mails et les calendriers de l'équipe de direction. Trier et gérer leurs boîtes de réception, signaler ce qui nécessite leur attention et traiter ou rédiger des réponses pour le reste. Préparer et organiser des réunions, assurer le suivi des engagements récurrents et gérer les demandes administratives ad hoc. Soutenir et organiser la logistique des déplacements pour nos invités et visiteurs externes, tels que les investisseurs, les clients et les partenaires clés. Événements d'entreprise : Planifier et organiser nos town halls mensuels, nos événements d'entreprise trimestriels et notre retraite annuelle, y compris la recherche de lieux, la budgétisation, la coordination des fournisseurs, la logistique et l'exécution le jour J. Créer un manuel de procédures (playbook) reproductible afin que les événements soient plus faciles à organiser à mesure que l'équipe grandit. Maintenir le calendrier des conférences et des salons professionnels, y compris la réservation d'hôtels, le soutien logistique et le suivi des échéances. Gestion de bureau : Être fier de faire du bureau un endroit où l'équipe prend plaisir à venir. Maintenir et améliorer les processus et directives liés au bureau. Prendre en charge les cadeaux d'anniversaire des employés. Gérer les relations avec les fournisseurs (nettoyage, informatique, installations, fournitures), maintenir l'espace approvisionné et fonctionnel sans qu'on vous le demande, et résoudre les problèmes avant qu'ils ne deviennent apparents. Ce que vous apporterez Expérience : 3 à 5 ans et plus en gestion de bureau, opérations de direction, assistance exécutive/administrative ou coordination de recrutement, idéalement dans un environnement de startup ou de scale-up en forte croissance. Organisation : Une discipline organisationnelle exceptionnelle couplée à une véritable énergie et une motivation. Vous anticipez ce qui est nécessaire avant qu'on ne vous le demande, vous suivez chaque élément ouvert dans le recrutement, les événements et les calendriers de l'équipe, et vous faites avancer les choses plutôt que d'attendre qu'elles viennent à vous. Un œil pour le détail et un désir de documentation et de construction de procédures. Adaptabilité : À l'aise pour opérer dans un environnement au rythme rapide où les processus sont encore en construction, et heureux de les construire et de les améliorer au fur et à mesure. Discrétion : Vous gérez des informations sensibles, des contrats, des questions d'immigration, des données de candidats et les agendas des dirigeants avec jugement et confidentialité. Outils : À l'aise avec l'utilisation d'un système de suivi des candidatures (ATS), Microsoft 365, un calendrier et des outils de réservation de voyages. La maîtrise de l'IA (Claude) est plus que la bienvenue. Vous apprenez rapidement les nouveaux systèmes. Compétences linguistiques : La maîtrise de l'anglais est requise. L'allemand est un atout majeur pour la coordination administrative et l'immigration locale. Ce que nous offrons Un rôle basé sur une grande confiance et une grande autonomie où vous possédez l'épine dorsale opérationnelle d'une entreprise de deep tech en forte croissance, avec un impact visible dès le premier jour. Une rémunération et un ensemble d'avantages compétitifs, reflétant votre expérience et votre expertise, incluant un plan d'options d'achat d'actions (ESOP), le deuxième pilier entièrement couvert et des vacances généreuses. Un siège proche des fondateurs dans une startup en phase initiale, avec une réelle opportunit