Executive Assistant & Site Lead

Presso Takeda, l'organizzazione Data, Digital & Technology (DD&T) sta guidando la nostra strategia e la nostra evoluzione digitale trasformando le nostre capacità, strutture e processi per soddisfare le esigenze dei pazienti, delle nostre persone e del pianeta. Zurich è uno degli hub globali chiave di Takeda e una sede importante per la nostra organizzazione DD&T. Ti invitiamo a unirti al nostro viaggio di trasformazione digitale, dove avrai l'opportunità di far crescere le tue competenze e far parte di un'organizzazione innovativa che contribuisce all'impatto e al miglioramento globale. Sintesi della posizione Si tratta di un ruolo a doppio mandato all'interno dell'organizzazione Data, Digital & Technology (DD&T) di Takeda, con sede a Zurich, Svizzera. Riportando all'organizzazione Enterprise Process Platforms, il candidato selezionato ricoprirà due funzioni complementari: Executive Assistant per l'Head of Enterprise Process Platforms — fornendo un supporto amministrativo esecutivo dedicato e di alta qualità al leader dell'organizzazione, con piena responsabilità amministrativa per tale leader. DD&T Site Lead per Zurich — fungendo da risorsa di supporto locale per il DD&T Leadership Team (LT) quando i membri del DD&T LT si recano a Zurich, garantendo un'esperienza in loco coerente, professionale e pronta per l'executive. La responsabilità di Zurich Site Lead si concentra sulla logistica specifica del sito e sul coordinamento locale per l'attività del DD&T LT a Zurich; non include l'assunzione della responsabilità amministrativa per altri membri del LT. Questo ruolo ha sede a Zurich. Responsabilità chiave Executive Assistant per l'Head of Enterprise Process Platforms Fornire un supporto amministrativo esecutivo dedicato all'Head of Enterprise Process Platforms, operando con la discrezione, il giudizio e la presenza esecutiva richiesti per supportare un senior leader DD&T e per interagire efficacemente con i membri del Takeda Executive Team (TET). Gestione del calendario e dell'agenda: Gestire in modo proattivo e autonomo un calendario esecutivo complesso e in frequente cambiamento – dando priorità agli impegni, risolvendo i conflitti e proteggendo il tempo dalle richieste contrastanti. Coordinamento delle riunioni e preparazione dell'agenda: Coordinare le riunioni end-to-end, preparare e distribuire le agende, coordinare i pre-read e garantire che il leader sia pienamente preparato. Facilitazione delle riunioni: Ove appropriato, facilitare o guidare le riunioni per conto del leader. Comunicazioni esecutive: Redigere, revisionare e coordinare comunicazioni di livello esecutivo, e comunicare in modo chiaro e professionale con i membri del TET, i senior leader e i loro assistenti per conto del leader. Gestione degli stakeholder: Costruire e mantenere forti relazioni di lavoro in tutto il DD&T, nell'intera azienda e con i partner esterni, agendo come punto di contatto fidato per l'ufficio del leader. Logistica dei viaggi e degli eventi: Organizzare viaggi nazionali e internazionali complessi e la relativa logistica – inclusa l'allineamento tra più parti attraverso gruppi interni e, a volte, partner esterni o di settore – e collaborare con i team centrali di pianificazione delle riunioni per viaggi, riunioni ed eventi più ampi. Coordinamento delle spese: Collaborare con il ruolo centrale di gestione delle spese di DD&T per garantire l'appropriata presentazione e completamento delle note spese del leader. Documenti, presentazioni e dati: Ove appropriato, preparare e coordinare documenti, corrispondenza, report e presentazioni; raccogliere, revisionare, inserire e formattare dati accurati utilizzando Microsoft Outlook, Word, Excel e PowerPoint; e garantire che i materiali rispettino gli standard aziendali e organizzativi. Supporto ai fornitori e ai pagamenti: Preparare la documentazione per il pagamento di fornitori, consulenti e collaboratori; presentare e monitorare le richieste di pagamento e gli ordini di acquisto e rispondere alle relative richieste. Riservatezza, giudizio e discrezione: Gestire informazioni altamente riservate e sensibili con la massima discrezione in ogni momento ed esercitare un giudizio forte e indipendente – inclusa la fiducia nel contestare o rifiutare rispettosamente una richiesta da parte di un senior leader o di un membro del TET quando è nel miglior interesse delle priorità del leader. Proattività e problem solving: Anticipare le esigenze del leader, identificare i problemi precocemente e risolvere i problemi in modo proattivo prima che degenerino. Miglioramento continuo e rete: Partecipare al miglioramento dei processi e costruire una forte rete interna per rispondere alle domande, risolvere i problemi ed eseguire le responsabilità in modo efficace. Supporto amministrativo ai junior e al team: Fornire guida e supporto al personale amministrativo junior, migliorando le capacità del team, e assistere il team amministrativo più ampio secondo necessità per garantire un supporto fluido ai senior leader DD&T. Svolgere altri compiti correlati come richiesto. DD&T Zurich Site Lead (Supporto Hub Locale) Fungere da risorsa di supporto locale e punto di contatto per il DD&T quando i membri del DD&T Leadership Team (LT) si recano a Zurich. Questa responsabilità si concentra sulla logistica specifica del sito e sul coordinamento locale – creando un'esperienza coerente e di alta qualità per i membri del DD&T LT in visita. A. Logistica del sito e coordinamento sale riunioni Identificare e prenotare le sale appropriate per le riunioni del DD&T LT in base al numero di partecipanti, alla riservatezza, al tipo di riunione, all'esperienza esecutiva e ai requisiti tecnologici. Confermare l'idoneità della sala – capacità di posti a sedere, prontezza esecutiva, configurazione, capacità di riunioni ibride e vicinanza alle aree dell'ufficio pertinenti. Coordinarsi con i team locali di workplace, facilities, reception, security, ETSS, CTSS e AV secondo necessi