Executive Assistant & Site Lead

Bei Takeda treibt die Data, Digital & Technology (DD&T) Organisation unsere digitale Strategie und Entwicklung voran, indem sie unsere Fähigkeiten, Strukturen und Prozesse transformiert, um den Bedürfnissen der Patienten, unserer Mitarbeitenden und des Planeten gerecht zu werden. Zurich ist einer der zentralen globalen Hubs von Takeda und ein wichtiger Standort für unsere DD&T Organisation. Wir laden Sie ein, Teil unserer digitalen Transformationsreise zu werden, auf der Sie die Möglichkeit haben, Ihre Fähigkeiten auszubauen und Teil einer innovativen Organisation zu werden, die zu globalen Auswirkungen und Verbesserungen beiträgt. Zusammenfassung der Position Dies ist eine Doppelmandat-Rolle innerhalb der Data, Digital & Technology (DD&T) Organisation von Takeda mit Sitz in Zurich, Switzerland. Die erfolgreiche Person berichtet an die Enterprise Process Platforms Organisation und wird in zwei komplementären Funktionen tätig sein: Executive Assistant an den Head of Enterprise Process Platforms — Bereitstellung von engagierter, hochwertiger administrativer Unterstützung auf Führungsebene für die Leitung der Organisation, mit voller administrativer Verantwortung für diese Führungskraft. DD&T Site Lead für Zurich — Dient als lokale Support-Ressource für das DD&T Leadership Team (LT) am Standort, wenn Mitglieder des DD&T LT nach Zurich reisen, um ein konsistentes, professionelles und auf Führungsebene angemessenes Vor-Ort-Erlebnis zu gewährleisten. Die Verantwortung als Zurich Site Lead konzentriert sich auf standortspezifische Logistik und die lokale Koordination für DD&T LT Aktivitäten in Zurich; dies beinhaltet nicht die Übernahme der administrativen Verantwortung für andere LT Mitglieder. Diese Rolle ist in Zurich ansässig. Wichtige Verantwortlichkeiten Executive Assistant an den Head of Enterprise Process Platforms Bieten Sie engagierte administrative Unterstützung auf Führungsebene für den Head of Enterprise Process Platforms an, wobei Sie mit der Diskretion, Urteilskraft und Präsenz agieren, die erforderlich ist, um eine leitende DD&T Führungskraft zu unterstützen und effektiv mit Mitgliedern des Takeda Executive Team (TET) zu interagieren. Kalender- und Terminmanagement: Proaktive Übernahme und Verwaltung eines komplexen, sich häufig ändernden Führungskalenders – Priorisierung von Verpflichtungen, Lösung von Konflikten und Schutz der Zeit vor konkurrierenden Anforderungen. Meeting-Koordination und Agenda-Vorbereitung: End-to-End-Koordination von Meetings, Vorbereitung und Versendung von Agenden, Koordination von Vorab-Lektüren (Pre-reads) und Sicherstellung, dass die Führungskraft voll vorbereitet ist. Meeting-Moderation: Wo angemessen, Moderation oder Leitung von Meetings im Namen der Führungskraft. Executive Communications: Entwurf, Prüfung und Koordination der Kommunikation auf Führungsebene sowie klare und professionelle Kommunikation mit TET-Mitgliedern, Senior Leaders und deren Assistenten im Namen der Führungskraft. Stakeholder-Management: Aufbau und Pflege starker Arbeitsbeziehungen über DD&T, das gesamte Unternehmen und externe Partner hinweg, wobei Sie als vertrauenswürdige Kontaktperson für das Büro der Führungskraft fungieren. Reise- und Eventlogistik: Organisation komplexer inländischer und internationaler Reisen und der damit verbundenen Logistik – einschließlich der Abstimmung zwischen mehreren Parteien über interne Gruppen und zeitweise externe oder Branchenpartner – sowie Zusammenarbeit mit zentralen Meeting-Planungsteams bei größeren Reisen, Meetings und Events. Spesenkoordination: Zusammenarbeit mit der zentralen DD&T Spesenverwaltung, um die ordnungsgemäße Einreichung und Bearbeitung der Spesen der Führungskraft sicherzustellen. Dokumente, Präsentationen und Daten: Wo angemessen, Vorbereitung und Koordination von Dokumenten, Korrespondenz, Berichten und Präsentationen; Sammeln, Prüfen, Eingeben und Formatieren präziser Daten unter Verwendung von Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint; sowie Sicherstellung, dass die Materialien den Unternehmens- und Organisationsstandards entsprechen. Vendor- und Zahlungsunterstützung: Vorbereitung der Unterlagen für die Zahlung von Anbietern, Beratern und Lieferanten; Einreichung und Verfolgung von Zahlungsanträgen und Bestellungen sowie Beantwortung damit verbundener Anfragen. Vertraulichkeit, Urteilskraft und Diskretion: Umgang mit hochvertraulichen und sensiblen Informationen jederzeit mit größter Diskretion und Anwendung starker, unabhängiger Urteilskraft – einschließlich des Vertrauens, eine Anfrage einer Senior Führungskraft oder eines TET-Mitglieds respektvoll infrage zu stellen oder abzulehnen, wenn dies im besten Interesse der Prioritäten der Führungskraft liegt. Proaktivität und Problemlösung: Antizipation der Bedürfnisse der Führungskraft, frühzeitiges Identifizieren von Problemen und proaktive Lösung von Problemen, bevor diese eskalieren. Kontinuierliche Verbesserung und Netzwerk: Teilnahme an Prozessverbesserungen und Aufbau eines starken internen Netzwerks, um Fragen zu beantworten, Probleme zu lösen und Verantwortlichkeiten effektiv auszuführen. Unterstützung für Junior- und Team-Administration: Anleitung und Unterstützung des junior administrativen Personals zur Verbesserung der Teamkapazitäten sowie Unterstützung des breiteren Administrationsteams nach Bedarf, um eine nahtlose Unterstützung der DD&T Senior Leader zu gewährleisten. Ausführung anderer damit verbundener Aufgaben nach Bedarf. DD&T Zurich Site Lead (Local Hub Support) Dienen als lokale DD&T Standort-Support-Ressource und Kontaktperson, wenn Mitglieder des DD&T Leadership Team (LT) nach Zurich reisen. Diese Verantwortung konzentriert sich auf standortspezifische Logistik und lokale Koordination – um ein konsistentes, hochwertiges Erlebnis für die besuchenden DD&T LT Mitglieder zu schaffen. A. Standortlogistik und Meetingraum-Koordination Identifizierung und Buchung geeigneter Räume für DD&T LT Meetings basierend auf Tei