Assistant de direction & Site Lead

Chez Takeda, l'organisation Data, Digital & Technology (DD&T) stimule notre stratégie et notre évolution numériques en transformant nos capacités, nos structures et nos processus afin de répondre aux besoins des patients, de nos collaborateurs et de la planète. Zurich est l'un des principaux hubs mondiaux de Takeda et un lieu important pour notre organisation DD&T. Nous vous invitons à rejoindre notre voyage de transformation numérique, où vous aurez l'opportunité de développer vos compétences et de faire partie d'une organisation innovante contribuant à un impact et une amélioration mondiaux. Résumé du poste Il s'agit d'un rôle à double mandat au sein de l'organisation Data, Digital & Technology (DD&T) de Takeda, basé à Zurich, en Suisse. Relevant de l'organisation Enterprise Process Platforms, le candidat retenu exercera deux fonctions complémentaires : Assistant de direction auprès du Head of Enterprise Process Platforms — fournir un soutien administratif de direction dédié et de haute qualité au responsable de l'organisation, avec une pleine responsabilité administrative pour ce responsable. DD&T Site Lead pour Zurich — servir de ressource de soutien sur site pour le DD&T Leadership Team (LT) local lorsque les membres du DD&T LT se déplacent à Zurich, en garantissant une expérience sur site cohérente, professionnelle et prête pour l'exécutif. La responsabilité de Site Lead à Zurich se concentre sur la logistique spécifique au site et la coordination locale pour l'activité du DD&T LT à Zurich ; elle n'inclut pas la prise de responsabilité administrative pour les autres membres du LT. Ce rôle est basé à Zurich. Responsabilités clés Assistant de direction auprès du Head of Enterprise Process Platforms Fournir un soutien administratif de direction dédié au Head of Enterprise Process Platforms, en opérant avec la discrétion, le jugement et la présence exécutive requis pour soutenir un dirigeant senior de la DD&T et pour interagir efficacement avec les membres de la Takeda Executive Team (TET). Gestion de l'agenda et du calendrier : Gérer de manière proactive un calendrier exécutif complexe et changeant fréquemment – prioriser les engagements, résoudre les conflits et protéger le temps contre les demandes concurrentes. Coordination de réunions et préparation d'ordres du jour : Coordonner les réunions de bout en bout, préparer et diffuser les ordres du jour, coordonner les lectures préalables et s'assurer que le responsable est pleinement préparé. Facilitation de réunions : Le cas échéant, faciliter ou diriger des réunions au nom du responsable. Communications exécutives : Rédiger, réviser et coordonner les communications de niveau exécutif, et communiquer de manière claire et professionnelle avec les membres de la TET, les dirigeants seniors et leurs assistants au nom du responsable. Gestion des parties prenantes : Établir et maintenir des relations de travail solides à travers la DD&T, l'entreprise au sens large et les partenaires externes, en agissant comme un point de contact de confiance pour le bureau du responsable. Logistique de voyage et d'événements : Organiser des voyages nationaux et internationaux complexes et la logistique associée – y compris l'alignement multipartite entre les groupes internes et, parfois, les partenaires externes ou de l'industrie – et collaborer avec les équipes centrales de planification de réunions pour les voyages, réunions et événements de plus grande envergure. Coordination des notes de frais : Travailler avec le rôle central de gestion des dépenses de la DD&T pour assurer la soumission et l'achèvement appropriés des notes de frais du responsable. Documents, présentations et données : Le cas échéant, préparer et coordonner les documents, la correspondance, les rapports et les présentations ; collecter, réviser, saisir et formater des données précises à l'aide de Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint ; et s'assurer que les supports respectent les normes de l'entreprise et de l'organisation. Soutien aux fournisseurs et aux paiements : Préparer la documentation pour le paiement des prestataires, consultants et fournisseurs ; soumettre et suivre les demandes de paiement et les bons de commande et répondre aux demandes connexes. Confidentialité, jugement et discrétion : Manipuler des informations hautement confidentielles et sensibles avec la plus grande discrétion à tout moment et faire preuve d'un jugement solide et indépendant – y compris la confiance nécessaire pour contester ou refuser respectueusement une demande d'un dirigeant senior ou d'un membre de la TET lorsqu'elle va à l'encontre des priorités du responsable. Proactivité et résolution de problèmes : Anticiper les besoins du responsable, identifier les problèmes tôt et résoudre les problèmes de manière proactive avant qu'ils ne s'aggravent. Amélioration continue et réseau : Participer à l'amélioration des processus et construire un réseau interne solide pour répondre aux questions, résoudre les problèmes et exécuter les responsabilités efficacement. Soutien administratif junior et d'équipe : Fournir des conseils et un soutien au personnel administratif junior, en renforçant les capacités de l'équipe, et aider l'équipe administrative plus large selon les besoins pour assurer un soutien fluide aux dirigeants seniors de la DD&T. Effectuer d'autres tâches connexes si nécessaire. DD&T Zurich Site Lead (Local Hub Support) Servir de ressource de soutien sur site DD&T et de point de contact lorsque les membres du DD&T Leadership Team (LT) se déplacent à Zurich. Cette responsabilité est axée sur la logistique spécifique au site et la coordination locale – créant une expérience cohérente et de haute qualité pour les membres du DD&T LT en visite. A. Logistique du site et coordination des salles de réunion Identifier et réserver les salles appropriées pour les réunions du DD&T LT en fonction du nombre de participants, de la confidentialité, du type de réunion, de l'expérien