Office Assistant 60% per 6 mesi

• Garantire il regolare funzionamento quotidiano dell'ufficio di Geneva
• Fornire supporto amministrativo al senior management - 4 giorni a settimana

Informazioni sul nostro cliente ##

Il nostro cliente è un FMCG.

Descrizione del lavoro ##

Riportando al General Manager, l'Office Assistant giocherà un ruolo chiave nel mantenere un ambiente di lavoro efficiente, organizzato e accogliente. Agendo come punto di contatto centrale per dipendenti, visitatori e partner esterni, questa posizione combina responsabilità di coordinamento dell'ufficio, supporto amministrativo e gestione delle strutture.

Responsabilità principali Operazioni d'ufficio e gestione delle strutture

• Agire come primo punto di contatto per dipendenti, visitatori, fornitori e chiamate in entrata.
• Garantire il regolare funzionamento quotidiano dell'ambiente d'ufficio.
• Gestire le forniture d'ufficio, la cancelleria e le attrezzature sul posto di lavoro.
• Coordinare le richieste di manutenzione, i servizi di pulizia, i corrieri e altri fornitori legati all'ufficio.
• Supervisionare l'accesso alla sicurezza, l'assegnazione dei parcheggi e l'amministrazione generale delle strutture.
• Garantire che gli spazi d'ufficio rimangano professionali, organizzati e pienamente operativi.

Supporto amministrativo

• Fornire un supporto amministrativo completo al General Manager.
• Coordinare calendari, riunioni e organizzazione dei viaggi.
• Preparare presentazioni, report, corrispondenza e documenti aziendali.
• Supportare vari dipartimenti con compiti amministrativi e organizzativi.
• Mantenere sistemi di archiviazione e registri aziendali accurati.
• Eseguire attività di inserimento dati e gestione dei documenti come richiesto. [Office Assistant | PDF]

Coordinamento fornitori e budget

• Gestire le relazioni con i fornitori di servizi esterni e i fornitori.
• Assistere nella revisione delle fatture e nel monitoraggio del budget amministrativo.
• Monitorare le spese relative all'ufficio e supportare le iniziative di controllo dei costi.
• Garantire l'elaborazione tempestiva delle richieste relative all'ufficio e alle strutture.

Riunioni, viaggi ed eventi

• Organizzare riunioni interne e appuntamenti esterni.
• Coordinare viaggi di lavoro, alloggi e logistica correlata.
• Supportare la pianificazione e l'esecuzione di eventi aziendali e attività di team.
• Garantire una gestione efficiente delle sale riunioni e dei servizi di ospitalità.

Posta e corrispondenza

• Gestire la posta in entrata e in uscita, i pacchi e le consegne dei corrieri.
• Coordinare la comunicazione con gli stakeholder interni ed esterni.
• Gestire informazioni riservate con discrezione e professionalità.

Il candidato ideale ##

Esperienza

• Minimo 5 anni di esperienza in un ruolo di Office Assistant, Office Coordinator, Executive Assistant o simile supporto amministrativo.
• Precedente esperienza in un ambiente internazionale, corporate o dinamico.
• Una forte esperienza nel supporto al senior management è considerata un chiaro vantaggio.

Competenze e capacità

• Eccellenti capacità organizzative e di multitasking.
• Forte attenzione ai dettagli e capacità di dare priorità in modo efficace.
• Approccio orientato al servizio e mentalità proattiva.
• Eccellenti capacità interpersonali e comunicative.
• Capacità di lavorare autonomamente collaborando efficacemente con molteplici stakeholder.
• Atteggiamento positivo, flessibilità e volontà di contribuire oltre le responsabilità principali.
• Alto livello di discrezione e professionalità.

Competenze tecniche

• Padronanza della Microsoft Office Suite, in particolare Outlook, Word, PowerPoint ed Excel.
• Esperienza nell'uso di SharePoint e sistemi di gestione documentale.
• Forti capacità amministrative e organizzative.

Lingue

• La fluenza in francese e inglese è essenziale.
• Ulteriori lingue europee sarebbero un valore aggiunto.

Cosa viene offerto ##

Tipo di contratto: Contratto a tempo determinato (6 mesi)
Orario di lavoro: 60% (4 giorni a settimana)
Data di inizio: Preferibile disponibilità immediata

Citare il riferimento del lavoro

JN-092026-7104684

Funzione lavorativa

Supporto all'ufficio e alla gestione

Specializzazione

Office Manager

Settore

FMCG (Fast Moving Consumer Goods)

Dove

Geneva

Tipo di contratto

Interim

Riferimento del lavoro

JN-092026-7104684