Office Assistant 60% für 6 Monate

• Sicherstellung des reibungslosen täglichen Betriebs des Geneva Büros
• Administrative Unterstützung des Senior Managements - 4 Tage pro Woche

Über unseren Kunden ##

Unser Kunde ist ein FMCG.

Jobbeschreibung ##

Unter der Leitung des General Managers wird der Office Assistant eine Schlüsselrolle bei der Aufrechterhaltung eines effizienten, organisierten und einladenden Arbeitsplatzes spielen. In dieser Funktion, die als zentraler Ansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher und externe Partner fungiert, werden Aufgaben der Bürokoordination, der administrativen Unterstützung und des Facility Managements kombiniert.

Hauptverantwortlichkeiten Bürobetrieb & Facility Management

• Fungieren als erster Ansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher, Lieferanten und eingehende Anrufe.
• Sicherstellung des reibungslosen täglichen Betriebs der Büroumgebung.
• Verwaltung von Büromaterialien, Schreibwaren und Arbeitsplatzausstattung.
• Koordination von Wartungsanfragen, Reinigungsdiensten, Kurierdiensten und anderen bürobezogenen Anbietern.
• Überwachung des Sicherheitszugangs, der Parkplatzvergabe und der allgemeinen Facility-Administration.
• Sicherstellung, dass die Büroräume professionell, organisiert und voll funktionsfähig bleiben.

Administrative Unterstützung

• Umfassende administrative Unterstützung des General Managers.
• Koordination von Kalendern, Besprechungen und Reisevorbereitungen.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Korrespondenz und Geschäftsdokumenten.
• Unterstützung verschiedener Abteilungen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Pflege genauer Ablagesysteme und Unternehmensunterlagen.
• Durchführung von Dateneingabe- und Dokumentenmanagement-Aktivitäten nach Bedarf. [Office Assistant | PDF]

Lieferanten- & Budgetkoordination

• Verwaltung der Beziehungen zu externen Dienstleistern und Lieferanten.
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und der Verfolgung des administrativen Budgets.
• Überwachung der bürobezogenen Ausgaben und Unterstützung von Kostenkontrollinitiativen.
• Sicherstellung der rechtzeitigen Bearbeitung von Anfragen im Zusammenhang mit dem Büro und den Einrichtungen.

Meetings, Reisen & Events

• Organisation von internen Besprechungen und externen Terminen.
• Koordination von Geschäftsreisen, Unterkünften und der damit verbundenen Logistik.
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Teambetätigkeiten.
• Sicherstellung eines effizienten Besprechungsraummanagements und der Bewirtungsarrangements.

Post & Korrespondenz

• Verwaltung der ein- und ausgehenden Post, Pakete und Kurierlieferungen.
• Koordination der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.
• Umgang mit vertraulichen Informationen mit Diskretion und Professionalität.

Der ideale Bewerber ##

Erfahrung

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Office Assistant, Office Coordinator, Executive Assistant oder in einer ähnlichen administrativen Support-Rolle.
• Vorherige Erfahrung in einem internationalen, korporativen oder schnelllebigen Umfeld.
• Umfangreiche Erfahrung in der Unterstützung des Senior Managements wird als deutlicher Vorteil betrachtet.

Fähigkeiten & Kompetenzen

• Exzellente Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten.
• Starke Liebe zum Detail und die Fähigkeit, effektiv zu priorisieren.
• Serviceorientierter Ansatz und proaktive Denkweise.
• Exzellente zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, autonom zu arbeiten und gleichzeitig effektiv mit mehreren Stakeholdern zusammenzuarbeiten.
• Positive Einstellung, Flexibilität und die Bereitschaft, über die Kernverantwortlichkeiten hinaus beizutragen.
• Hohes Maß an Diskretion und Professionalität.

Technische Fähigkeiten

• Sicherer Umgang mit der Microsoft Office Suite, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Excel.
• Erfahrung in der Nutzung von SharePoint und Dokumentenmanagementsystemen.
• Starke administrative und organisatorische Fähigkeiten.

Sprachen

• Fließendes Französisch und Englisch sind essenziell.
• Zusätzliche europäische Sprachen wären ein Vorteil.

Was geboten wird ##

Vertragsart: Befristeter Vertrag (6 Monate)
Arbeitszeit: 60% (4 Tage pro Woche)
Startdatum: Sofortige Verfügbarkeit bevorzugt

Job-Referenz angeben

JN-092026-7104684

Jobfunktion

Office & Management Support

Spezialisierung

Office Manager

Branche

FMCG (Fast Moving Consumer Goods)

Ort

Geneva

Vertragsart

Interim

Job-Referenz

JN-092026-7104684