Assistant de bureau 60% pour 6 mois

• Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau de Geneva
• Fournir un soutien administratif à la direction générale - 4 jours par semaine

A propos de notre client ##

Notre client est une FMCG.

Description du poste ##

Relevant du General Manager, l'Assistant de bureau jouera un rôle clé dans le maintien d'un lieu de travail efficace, organisé et accueillant. Agissant comme point de contact central pour les employés, les visiteurs et les partenaires externes, ce poste combine la coordination de bureau, le soutien administratif et les responsabilités de gestion des installations.

Responsabilités clés Opérations de bureau et gestion des installations

• Agir en tant que premier point de contact pour les employés, les visiteurs, les fournisseurs et les appels entrants.
• Assurer le bon fonctionnement quotidien de l'environnement de bureau.
• Gérer les fournitures de bureau, la papeterie et l'équipement de travail.
• Coordonner les demandes de maintenance, les services de nettoyage, les services de courrier et d'autres prestataires liés au bureau.
• Superviser l'accès à la sécurité, l'attribution des parkings et l'administration générale des installations.
• Veiller à ce que les espaces de bureau restent professionnels, organisés et pleinement opérationnels.

Soutien administratif

• Fournir un soutien administratif complet au General Manager.
• Coordonner les calendriers, les réunions et les préparatifs de voyage.
• Préparer des présentations, des rapports, de la correspondance et des documents commerciaux.
• Soutenir les différents départements dans leurs tâches administratives et organisationnelles.
• Maintenir des systèmes d'archivage et des dossiers d'entreprise précis.
• Effectuer la saisie de données et les activités de gestion de documents selon les besoins. [Office Assistant | PDF]

Coordination des fournisseurs et du budget

• Gérer les relations avec les prestataires de services externes et les fournisseurs.
• Aider à la révision des factures et au suivi du budget administratif.
• Surveiller les dépenses liées au bureau et soutenir les initiatives de contrôle des coûts.
• Assurer le traitement rapide des demandes liées au bureau et aux installations.

Réunions, voyages et événements

• Organiser les réunions internes et les rendez-vous externes.
• Coordonner les voyages d'affaires, l'hébergement et la logistique associée.
• Soutenir la planification et l'exécution des événements d'entreprise et des activités d'équipe.
• Assurer une gestion efficace des salles de réunion et des dispositions d'accueil.

Courrier et correspondance

• Gérer le courrier entrant et sortant, les colis et les livraisons de coursiers.
• Coordonner la communication avec les parties prenantes internes et externes.
• Traiter les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme.

Le candidat idéal ##

Expérience

• Minimum 5 ans d'expérience en tant qu'Assistant de bureau, Coordinateur de bureau, Assistant de direction ou dans un rôle de soutien administratif similaire.
• Expérience préalable dans un environnement international, d'entreprise ou au rythme soutenu.
• Une solide expérience dans le soutien à la direction générale est considérée comme un avantage distinct.

Compétences et aptitudes

• Excellentes capacités d'organisation et de multitâche.
• Grand souci du détail et capacité à prioriser efficacement.
• Approche orientée service et état d'esprit proactif.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec de multiples parties prenantes.
• Attitude positive, flexibilité et volonté de contribuer au-delà des responsabilités de base.
• Haut niveau de discrétion et de professionnalisme.

Compétences techniques

• Maîtrise de Microsoft Office Suite, en particulier Outlook, Word, PowerPoint et Excel.
• Expérience de l'utilisation de SharePoint et des systèmes de gestion de documents.
• Fortes capacités administratives et organisationnelles.

Langues

• La maîtrise du français et de l'anglais est essentielle.
• Des langues européennes supplémentaires seraient un atout.

Ce qui est offert ##

Type de contrat : Contrat à durée déterminée (6 mois)
Horaires de travail : 60% (4 jours par semaine)
Date de début : Disponibilité immédiate préférée

Citer la réf. du poste

JN-092026-7104684

Fonction du poste

Soutien administratif et de direction

Spécialisation

Office Manager

Secteur

FMCG (Fast Moving Consumer Goods)

Où

Geneva

Type de contrat

Interim

Référence du poste

JN-092026-7104684