Office Manager and Executive Assistant 100%

Office Manager and Executive Assistant (m/w/d) 100% Introduzione Entrydell SA è un'azienda dinamica e in crescita con sede in Svizzera. Per rafforzare il nostro team, cerchiamo un/a Office Manager e Executive Assistant (m/w/d) impegnato/a e organizzato/a al 100%. Se cerchi un ruolo variegato in un ambiente professionale, saremo felici di conoscerti! I tuoi compiti Gestione dell'ufficio e amministrazione Responsabilità per il funzionamento senza problemi e l'organizzazione dell'ufficioPrima persona di contatto per questioni amministrative interne ed esterneGestione delle infrastrutture dell'ufficio, coordinamento della manutenzione, riparazioni e fornitori esterni e serviziGaranzia della disponibilità di materiali per ufficio, gestione dell'inventario e approvvigionamentoGestione della posta, servizi di corriere e corrispondenza in generaleGestione dei sistemi di archiviazione fisici e digitali e archiviazione dei documenti Amministrazione finanziaria e conformità Supporto alla contabilità in corso e alla gestione dei documenti finanziariElaborazione di fatture, spese e ordini di pagamento. Supporto ai processi di creditori e debitori e coordinamento delle transazioni bancarie in collaborazione con Finance/AccountingPreparazione e verifica amministrativa dei documenti di pagamento. Supporto alle verifiche di conformità, alle richieste di documentazione e ai processi di controllo interni. Collaborazione con fiduciari esterni, contabili e stakeholder interni Assistenza esecutiva Supporto completo alla direzione aziendale nella gestione quotidiana. Coordinamento degli appuntamenti, riunioni e viaggi d'affari internazionali. Preparazione di riunioni, presentazioni e basi per le decisioni. Creazione e gestione della corrispondenza e dei documenti riservatiInterlocutore per questioni sensibili e riservate Supporto HR e ai dipendenti Supporto ai processi di onboarding e offboarding. Coordinamento dell'accesso al posto di lavoro e ai sistemi, nonché degli strumenti di lavoro. Supporto amministrativo nelle aree assicurative, coordinamento della retribuzione e amministrazione del personale. Organizzazione di riunioni interne, eventi e attività dell'ufficio. Garanzia di un ambiente di lavoro professionale, efficiente e orientato al servizio Qualifiche e requisiti Formazione Formazione commerciale di base, diploma o formazione equivalente nel settore Business Administration, Office Management, Finanza o Risorse Umane. Formazione continua nel settore Assistenza Esecutiva, Office Management, contabilità o amministrazione del personale di vantaggio Esperienza professionale Almeno 5-10 anni di esperienza professionale in un ruolo analogo di Office Manager, Executive Assistant o Administrative Manager. Esperienza dimostrabile nel supporto ai membri della direzione aziendale o ai senior executive. Esperienza nei settori amministrazione finanziaria, contabilità, elaborazione delle fatture e pagamento. Conoscenza dell'utilizzo dei requisiti di conformità, dei sistemi di controllo interni e dei processi di governance amministrativa di vantaggio. Esperienza in un ambiente aziendale internazionale, idealmente nel settore finanziario, dei servizi o del commercio. Competenze tecniche Ottima conoscenza della gestione dell'ufficio, dell'amministrazione e della gestione dell'organizzazione. Conoscenza dell'elaborazione delle fatture, dell'amministrazione dei creditori e dei debitori e del coordinamento delle transazioni bancarie. Esperienza di collaborazione con fiduciari, contabili e fornitori esterniUso sicuro di MS Office (in particolare Outlook, Word, Excel e PowerPoint)Esperienza con sistemi di gestione ERP, contabilità o documentale di vantaggio Conoscenze linguistiche Tedesco a livello madrelingua o negoziale (C2)Ottima conoscenza dell'inglese parlato e scritto (almeno C1)Conoscenza del russo di vantaggio Competenze personali Abilità organizzative spiccate e alta orientamento al servizio e alla soluzione. Alta integrità, discrezione e affidabilità nel trattare informazioni sensibili e riservateLavoro autonomo, strutturato e preciso con alta precisione nel dettaglioCapacità di stabilire priorità e coordinare più attività in parallelo in modo efficiente. Personalità proattiva con forte senso di responsabilità e mentalità pratica. Capacità di resistenza e flessibilità in un ambiente di lavoro dinamico e internazionale Requisiti particolari Alta affinità con i requisiti di conformità, governance e documentazione. Affidabilità e precisione nei processi finanziari e amministrativiCapacità di agire come interfaccia centrale tra direzione aziendale, dipendenti, fornitori esterni e partner commerciali Informazioni sulla candidatura Hai suscitato il nostro interesse? Allora saremo felici di ricevere la tua candidatura attraverso il nostro sistema di candidatura online. Diventa parte di Entrydell SA e aiutaci a plasmare il futuro! jpidc9d4314jm jit0626jm jiy26jm