Office Manager and Executive Assistant 100%

Office Manager and Executive Assistant (m/w/d) 100% Introduction Entrydell SA est une entreprise dynamique et en croissance, basée en Suisse. Pour renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) Office Manager et Executive Assistant (m/w/d) engagé(e) et organisé(e) à 100%. Si vous recherchez un rôle polyvalent dans un environnement professionnel, nous nous réjouissons de vous rencontrer ! Vos tâches Gestion de bureau & Administration Responsabilité du fonctionnement sans accroc et de l'organisation du bureauPremier interlocuteur pour les questions administratives internes et externesGestion de l'infrastructure de bureau, coordination des entretiens, des réparations ainsi que des fournisseurs et prestataires externesAssurance de la disponibilité du matériel de bureau, gestion des stocks et gestion des achatsOrganisation de la poste, des services de coursier ainsi que de la correspondance généraleGestion des systèmes de classement physiques et numériques ainsi que de l'archivage des documents Administration financière & conformité Soutien à la comptabilité en cours ainsi qu'à la tenue des documents financiersTraitement des factures, des dépenses et des ordres de paiement. Soutien aux processus de créanciers et de débiteurs ainsi qu'à la conciliation des transactions bancaires en collaboration avec Finance/ComptabilitéPréparation et vérification administrative des documents de paiement. Soutien aux audits de conformité, aux exigences de documentation et aux processus de contrôle interne. Collaboration avec les fiduciaires externes, les comptables et les parties prenantes internes Assistance exécutive Soutien complet à la direction générale dans la gestion quotidienne. Coordination des rendez-vous, des réunions et des voyages d'affaires internationaux. Préparation des réunions, des présentations et des bases de décision. Création et gestion de la correspondance ainsi que des documents confidentielsInterlocuteur pour les questions sensibles et confidentielles Soutien RH & aux employés Soutien aux processus d'intégration et de départ. Coordination des accès aux postes de travail et aux systèmes ainsi que des outils de travail. Soutien administratif dans les domaines de l'assurance, de la coordination de la paie et de l'administration du personnel. Organisation des réunions internes, des événements et des activités de bureau. Assurance d'un environnement de travail professionnel, efficace et orienté service Qualifications & exigences Formation Formation commerciale de base, diplôme spécialisé ou formation équivalente dans le domaine de l'administration des entreprises, de la gestion de bureau, de la finance ou des RH. Formation complémentaire dans le domaine de l'assistance exécutive, de la gestion de bureau, de la comptabilité ou de l'administration du personnel est un atout Expérience professionnelle Au moins 5-10 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire d'Office Manager, d'Executive Assistant ou de Manager administratif. Expérience avérée dans le soutien aux membres de la direction générale ou aux cadres supérieurs. Expérience dans les domaines de l'administration financière, de la comptabilité, du traitement des factures et du règlement des paiements. Connaissances dans la gestion des exigences de conformité, des systèmes de contrôle interne et des processus de gouvernance administrative sont un atout. Expérience dans un environnement d'entreprise international, idéalement dans le secteur financier, des services ou du commerce. Compétences techniques Connaissances approfondies en gestion de bureau, en administration et en gestion d'organisation. Connaissances en traitement des factures, en administration des créanciers et des débiteurs ainsi qu'en conciliation des transactions bancaires. Expérience de collaboration avec les fiduciaires, les comptables et les prestataires externesMaîtrise sûre de MS Office (en particulier Outlook, Word, Excel et PowerPoint)Expérience avec les systèmes ERP, de comptabilité ou de gestion de documents est un atout Connaissances linguistiques Allemand à niveau natif ou niveau de négociation (C2)Très bonnes connaissances en anglais, à l'oral et à l'écrit (au moins C1)Connaissances en russe sont un atout Compétences personnelles Compétences organisationnelles prononcées ainsi qu'une forte orientation service et solution. Intégrité élevée, discrétion et fiabilité dans la gestion des informations sensibles et confidentiellesMéthode de travail indépendante, structurée et précise avec une grande exactitude. Capacité à établir des priorités et à coordonner plusieurs tâches de manière efficace. Personnalité proactive avec un fort sens des responsabilités et une mentalité hands-on. Résistance au stress et flexibilité dans un environnement de travail dynamique et international Exigences particulières Affinité élevée avec les exigences de conformité, de gouvernance et de documentation. Fiabilité et exactitude dans les processus financiers et administratifsCapacité à agir en tant qu'interface centrale entre la direction générale, les employés, les prestataires externes et les partenaires commerciaux Informations de candidature Nous avons suscité votre intérêt ? Nous nous réjouissons alors de votre candidature via notre système de candidature en ligne. Rejoignez Entrydell SA et aidez-nous à façonner l'avenir ! jpidc9d4314jm jit0626jm jiy26jm