Office Manager and Executive Assistant 100%

Office Manager and Executive Assistant (m/w/d) 100%

Einleitung

Entrydell SA ist ein dynamisches und wachsendes Unternehmen mit Sitz in der Schweiz. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n engagierte/n und organisierte/n Office Manager und Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit (100%). Wenn Sie eine vielseitige Rolle in einem professionellen Umfeld suchen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Ihre Aufgaben

Office Management & Administration

• Verantwortung für den reibungslosen Betrieb und die Organisation des Büros
• Erste Ansprechperson für interne und externe administrative Anliegen
• Verwaltung der Büroinfrastruktur, Koordination von Wartungen, Reparaturen sowie externen Dienstleistern und Lieferanten
• Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterialien, Inventarverwaltung und Beschaffungsmanagement
• Organisation der Post, Kurierdienste sowie allgemeiner Korrespondenz
• Verwaltung physischer und digitaler Ablagesysteme sowie Dokumentenarchivierung

Finanz- und Compliance-Administration

• Unterstützung der laufenden Buchhaltung sowie Pflege von Finanzunterlagen
• Bearbeitung von Rechnungen, Spesen und Zahlungsanweisungen. Unterstützung bei Kreditoren- und Debitorenprozessen sowie Abstimmung von Banktransaktionen in Zusammenarbeit mit Finance/Accounting
• Administrative Vorbereitung und Prüfung von Zahlungsunterlagen. Unterstützung bei Compliance-Prüfungen, Dokumentationsanforderungen und internen Kontrollprozessen. Zusammenarbeit mit externen Treuhändern, Buchhaltern und internen Stakeholdern

Executive Assistance

• Umfassende Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft. Koordination von Terminen, Sitzungen und internationalen Geschäftsreisen. Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen. Erstellung und Verwaltung von Korrespondenz sowie vertraulichen Dokumenten
• Ansprechpartner/in für sensible und vertrauliche Angelegenheiten

HR- und Mitarbeiter-Support

• Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen. Koordination von Arbeitsplatz- und Systemzugängen sowie Arbeitsmitteln. Administrative Unterstützung in den Bereichen Versicherungen, Payroll-Koordination und Personaladministration. Organisation interner Meetings, Veranstaltungen und Büroaktivitäten. Sicherstellung eines professionellen, effizienten und serviceorientierten Arbeitsumfelds

Qualifikationen & Anforderungen

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung, Fachausweis oder vergleichbare Ausbildung im Bereich Business Administration, Office Management, Finance oder HR. Weiterbildung im Bereich Executive Assistance, Office Management, Buchhaltung oder Personaladministration von Vorteil

Berufserfahrung

• Mindestens 5-10 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion als Office Manager/in, Executive Assistant oder Administrative Manager/in.
• Nachweisbare Erfahrung in der Unterstützung von Geschäftsleitungsmitgliedern oder Senior Executives.
• Erfahrung in den Bereichen Finanzadministration, Buchhaltung, Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung.
• Kenntnisse im Umgang mit Compliance-Anforderungen, internen Kontrollsystemen und administrativen Governance-Prozessen von Vorteil.
• Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld, idealerweise im Finanz-, Dienstleistungs- oder Handelssektor.

Fachliche Kompetenzen

• Sehr gute Kenntnisse in Office Management, Administration und Organisationsmanagement.
• Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung, Kreditoren- und Debitorenadministration sowie Abstimmung von Banktransaktionen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Treuhändern, Buchhaltern und externen Dienstleistern
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Erfahrung mit ERP-, Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil

Sprachkenntnisse

• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder verhandlungssicher (C2)
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)
• Russischkenntnisse von Vorteil

Persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie hohe Dienstleistungs- und Lösungsorientierung.
• Hohe Integrität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
• Selbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben parallel effizient zu koordinieren.
• Proaktive Persönlichkeit mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität.
• Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld

Besondere Anforderungen

• Hohe Affinität zu Compliance-, Governance- und Dokumentationsanforderungen.
• Zuverlässigkeit und Genauigkeit bei finanzrelevanten und administrativen Prozessen
• Fähigkeit, als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, externen Dienstleistern und Geschäftspartnern zu agieren

Bewerbungsinformationen

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Bewerbungssystem. Werden Sie Teil von Entrydell SA und gestalten Sie mit uns die Zukunft! jpidc9d4314jm jit0626jm jiy26jm