Executive Assistant & Site Lead, Zurich

Descrizione del lavoro ## In Takeda, l'organizzazione Data, Digital & Technology (DD&T) sta guidando la nostra strategia e l'evoluzione digitale trasformando le nostre capacità, strutture e processi per soddisfare le esigenze dei pazienti, delle nostre persone e del pianeta. Zurich è uno dei principali hub globali di Takeda e una sede importante per la nostra organizzazione DD&T. Ti invitiamo a unirti al nostro viaggio di trasformazione digitale, dove avrai l'opportunità di far crescere le tue competenze e di far parte di un'organizzazione innovativa che contribuisce all'impatto e al miglioramento globale. Takeda si impegna a creare un luogo di lavoro inclusivo e collaborativo, dove gli individui sono riconosciuti per i loro background e le capacità che portano nella nostra azienda. Stiamo continuamente migliorando il percorso dei nostri colleghi in Takeda e accogliamo candidature da tutti i candidati qualificati. Qui, ti sentirai accolto, rispettato e valorizzato come importante collaboratore del nostro team diversificato. Sintesi della posizione Si tratta di un ruolo a doppio mandato all'interno dell'organizzazione Data, Digital & Technology (DD&T) di Takeda, con sede a Zurich, Svizzera. Riportando all'organizzazione Enterprise Process Platforms, il candidato selezionato ricoprirà due funzioni complementari: • Executive Assistant al Head of Enterprise Process Platforms - fornendo un supporto amministrativo esecutivo dedicato e di alta qualità al leader dell'organizzazione, con piena responsabilità amministrativa per tale leader. • DD&T Site Lead per Zurich - fungendo da risorsa di supporto locale per il DD&T Leadership Team (LT) quando i membri del DD&T LT si recano a Zurich, garantendo un'esperienza in loco coerente, professionale e pronta per il livello esecutivo. La responsabilità di Zurich Site Lead si concentra sulla logistica specifica del sito e sul coordinamento locale per l'attività del DD&T LT a Zurich; non include l'assunzione della responsabilità amministrativa per altri membri del LT. Questo ruolo ha sede a Zurich. Responsabilità principali Executive Assistant al Head of Enterprise Process Platforms Fornire un supporto amministrativo esecutivo dedicato al Head of Enterprise Process Platforms, operando con la discrezione, il giudizio e la presenza esecutiva richiesti per supportare un senior leader DD&T e per interagire efficacemente con i membri del Takeda Executive Team (TET). • Gestione del calendario e dell'agenda: Gestire in modo proattivo un calendario esecutivo complesso e in frequente cambiamento - dando priorità agli impegni, risolvendo i conflitti e proteggendo il tempo contro le richieste contrastanti. • Coordinamento delle riunioni e preparazione dell'agenda: Coordinare le riunioni end-to-end, preparare e distribuire le agende, coordinare i pre-reading e garantire che il leader sia pienamente preparato. • Facilitazione delle riunioni: Dove appropriato, facilitare o guidare le riunioni per conto del leader. • Comunicazioni esecutive: Redigere, revisionare e coordinare comunicazioni a livello esecutivo, e comunicare in modo chiaro e professionale con i membri del TET, i senior leader e i loro assistenti per conto del leader. • Gestione degli stakeholder: Costruire e mantenere forti relazioni di lavoro in tutto il DD&T, l'azienda nel suo complesso e i partner esterni, agendo come punto di contatto fidato per l'ufficio del leader. • Logistica di viaggi ed eventi: Organizzare complessi viaggi nazionali e internazionali e la relativa logistica - compreso l'allineamento tra più parti tra i gruppi interni e, a volte, partner esterni o di settore - e collaborare con i team centrali di pianificazione degli incontri per viaggi, riunioni ed eventi più grandi. • Coordinamento delle spese: Collaborare con il ruolo centrale di gestione delle spese DD&T per garantire l'appropriata presentazione e completamento delle spese del leader. • Documenti, presentazioni e dati: Dove appropriato, preparare e coordinare documenti, corrispondenza, rapporti e presentazioni; raccogliere, revisionare, inserire e formattare dati accurati utilizzando Microsoft Outlook, Word, Excel e PowerPoint; e garantire che i materiali rispettino gli standard aziendali e organizzativi. • Supporto ai fornitori e ai pagamenti: Preparare la documentazione per il pagamento di fornitori, consulenti e collaboratori; presentare e monitorare le richieste di pagamento e gli ordini di acquisto e rispondere alle relative richieste. • Riservatezza, giudizio e discrezione: Gestire informazioni altamente riservate e sensibili con la massima discrezione in ogni momento ed esercitare un forte giudizio indipendente - inclusa la fiducia di contestare o rifiutare rispettosamente una richiesta di un senior leader o di un membro del TET quando è nel miglior interesse delle priorità del leader. • Proattività e risoluzione dei problemi: Anticipare le esigenze del leader, identificare precocemente i problemi e risolverli proattivamente prima che degenerino. • Miglioramento continuo e rete: Partecipare al miglioramento dei processi e costruire una forte rete interna per rispondere alle domande, risolvere i problemi ed eseguire le responsabilità in modo efficace. • Supporto amministrativo ai junior e al team: Fornire guida e supporto al personale amministrativo junior, migliorando le capacità del team, e assistere il team amministrativo più ampio secondo necessità per garantire un supporto fluido ai senior leader DD&T. • Svolgere altre mansioni correlate come richiesto. DD&T Zurich Site Lead (Supporto Hub Locale) Fungere da risorsa di supporto locale per il sito DD&T e da punto di contatto quando i membri del DD&T Leadership Team (LT) si recano a Zurich. Questa responsabilità è focalizzata sulla logistica specifica del sito e sul coordinamento locale - creando un'esperienza coerente e di alta qualità per i membri del DD&T LT in visita. A. Logistica del sit