Executive Assistant & Site Lead, Zurich

Jobbeschreibung ## Bei Takeda treibt die Data, Digital & Technology (DD&T) Organisation unsere digitale Strategie und Evolution voran, indem sie unsere Fähigkeiten, Strukturen und Prozesse transformiert, um den Bedürfnissen von Patienten, unseren Mitarbeitenden und dem Planeten gerecht zu werden. Zurich ist einer der zentralen globalen Hubs von Takeda und ein wichtiger Standort für unsere DD&T Organisation. Wir laden Sie ein, Teil unserer Reise der digitalen Transformation zu werden, bei der Sie die Möglichkeit haben, Ihre Fähigkeiten auszubauen und Teil einer innovativen Organisation zu werden, die zu globalen Auswirkungen und Verbesserungen beiträgt. Takeda setzt sich dafür ein, einen inklusiven und kollaborativen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem Einzelpersonen für ihren Hintergrund und die Fähigkeiten anerkannt werden, die sie in unser Unternehmen einbringen. Wir verbessern kontinuierlich die Reise unserer Kollegen bei Takeda, und wir begrüßen Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten. Hier werden Sie als wichtiger Beitragender zu unserem vielfältigen Team willkommen geheißen, respektiert und geschätzt. Zusammenfassung der Position Dies ist eine Doppelmandat-Rolle innerhalb der Takeda Data, Digital & Technology (DD&T) Organisation mit Sitz in Zurich, Schweiz. Dem Enterprise Process Platforms Organisation unterstellt, wird die erfolgreiche Person in zwei komplementären Funktionen tätig sein: • Executive Assistant an den Head of Enterprise Process Platforms - Bereitstellung von engagierter, hochwertiger administrativer Unterstützung auf Führungsebene für die Leitung der Organisation, mit voller administrativer Verantwortung für diese Führungskraft. • DD&T Site Lead für Zurich - Dient als lokale DD&T Leadership Team (LT) Standort-Support-Ressource, wenn DD&T LT Mitglieder nach Zurich reisen, um ein konsistentes, professionelles und auf Führungsebene ausgerichtetes Vor-Ort-Erlebnis zu gewährleisten. Die Verantwortung als Zurich Site Lead konzentriert sich auf standortspezifische Logistik und lokale Koordination für DD&T LT Aktivitäten in Zurich; sie beinhaltet nicht die Übernahme der administrativen Verantwortung für andere LT Mitglieder. Diese Rolle hat ihren Sitz in Zurich. Hauptverantwortlichkeiten Executive Assistant an den Head of Enterprise Process Platforms Bieten Sie engagierte administrative Unterstützung auf Führungsebene für den Head of Enterprise Process Platforms an, wobei Sie mit der Diskretion, dem Urteilsvermögen und der Executive Presence agieren, die erforderlich sind, um eine leitende DD&T Führungskraft zu unterstützen und effektiv mit Mitgliedern des Takeda Executive Team (TET) zu interagieren. • Kalender- und Zeitmanagement: Proaktive Verwaltung und Steuerung eines komplexen, sich häufig ändernden Executive-Kalenders – Priorisierung von Verpflichtungen, Lösung von Konflikten und Schutz der Zeit gegen konkurrierende Anforderungen. • Meeting-Koordination und Agenda-Vorbereitung: End-to-End-Koordination von Meetings, Vorbereitung und Verteilung von Agenden, Koordination von Vorab-Lektüren (Pre-reads) und Sicherstellung, dass die Führungskraft voll vorbereitet ist. • Meeting-Moderation: Falls angemessen, Moderation oder Leitung von Meetings im Namen der Führungskraft. • Executive Communications: Entwurf, Überprüfung und Koordination von Kommunikation auf Führungsebene sowie klare und professionelle Kommunikation mit TET Mitgliedern, Senior Leaders und deren Assistenten im Namen der Führungskraft. • Stakeholder-Management: Aufbau und Pflege starker Arbeitsbeziehungen über DD&T, das breitere Unternehmen und externe Partner hinweg, wobei Sie als vertrauenswürdige Kontaktperson für das Büro der Führungskraft fungieren. • Reise- und Eventlogistik: Organisation komplexer inländischer und internationaler Reisen und damit verbundener Logistik – einschließlich der Abstimmung zwischen mehreren Parteien über interne Gruppen und zeitweise externe oder Branchenpartner – sowie Zusammenarbeit mit zentralen Meeting-Planungsteams bei größeren Reisen, Meetings und Events. • Spesenkoordination: Zusammenarbeit mit der zentralen DD&T Spesenmanagement-Rolle, um die ordnungsgemäße Einreichung und Bearbeitung der Spesen der Führungskraft sicherzustellen. • Dokumente, Präsentationen und Daten: Falls angemessen, Vorbereitung und Koordination von Dokumenten, Korrespondenz, Berichten und Präsentationen; Sammeln, Überprüfen, Eingeben und Formatieren genauer Daten unter Verwendung von Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint; und Sicherstellung, dass Materialien den Unternehmens- und Organisationsstandards entsprechen. • Vendor- und Zahlungsunterstützung: Vorbereitung der Dokumentation für die Zahlung von Anbietern, Beratern und Lieferanten; Einreichen und Nachverfolgen von Zahlungsanträgen und Bestellungen sowie Beantwortung damit verbundener Anfragen. • Vertraulichkeit, Urteilsvermögen und Diskretion: Umgang mit hochvertraulichen und sensiblen Informationen jederzeit mit höchster Diskretion und Ausübung eines starken, unabhängigen Urteilsvermögens – einschließlich des Selbstvertrauens, eine Anfrage einer Senior Führungskraft oder eines TET Mitglieds respektvoll anzufechten oder abzulehnen, wenn dies im besten Interesse der Prioritäten der Führungskraft liegt. • Proaktivität und Problemlösung: Antizipation der Bedürfnisse der Führungskraft, frühzeitige Identifizierung von Problemen und proaktive Lösung von Problemen, bevor diese eskalieren. • Kontinuierliche Verbesserung und Netzwerk: Teilnahme an Prozessverbesserungen und Aufbau eines starken internen Netzwerks, um Fragen zu beantworten, Probleme zu lösen und Verantwortlichkeiten effektiv auszuführen. • Unterstützung für Junioren und das Administrationsteam: Anleitung und Unterstützung von juniorischem Verwaltungspersonal zur Verbesserung der Teamkapazitäten sowie Unterstützung des breiteren Administrationsteams nach Bedarf, um eine nahtlose Unterstützung der DD&T Senior Führungskräfte zu gewährleisten. • Durchführung anderer dam