Assistant de Direction & Site Lead, Zurich

Description du poste ## Chez Takeda, l'organisation Data, Digital & Technology (DD&T) stimule notre stratégie et notre évolution numériques en transformant nos capacités, nos structures et nos processus afin de répondre aux besoins des patients, de notre personnel et de la planète. Zurich est l'un des principaux hubs mondiaux de Takeda et un lieu important pour notre organisation DD&T. Nous vous invitons à rejoindre notre voyage de transformation numérique, où vous aurez l'opportunité de développer vos compétences et de faire partie d'une organisation innovante contribuant à un impact et une amélioration mondiaux. Takeda s'engage à créer un lieu de travail inclusif et collaboratif, où les individus sont reconnus pour leurs parcours et les capacités qu'ils apportent à notre entreprise. Nous améliorons continuellement le parcours de nos collègues chez Takeda, et nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés. Ici, vous vous sentirez accueilli, respecté et valorisé en tant que contributeur important de notre équipe diversifiée. Résumé du poste Il s'agit d'un rôle à double mandat au sein de l'organisation Data, Digital & Technology (DD&T) de Takeda, basé à Zurich, en Suisse. Relevant de l'organisation Enterprise Process Platforms, le candidat retenu exercera deux fonctions complémentaires : • Assistant de Direction auprès du Head of Enterprise Process Platforms - fournissant un soutien administratif de direction dédié et de haute qualité au responsable de l'organisation, avec une pleine responsabilité administrative pour ce responsable. • DD&T Site Lead pour Zurich - servant de ressource de soutien sur site pour l'équipe de direction (LT) locale de DD&T lorsque les membres du LT DD&T se déplacent à Zurich, garantissant une expérience sur place cohérente, professionnelle et prête pour l'exécutif. La responsabilité de Site Lead à Zurich se concentre sur la logistique spécifique au site et la coordination locale pour l'activité du LT DD&T à Zurich ; elle n'inclut pas la prise de responsabilité administrative pour les autres membres du LT. Ce rôle est basé à Zurich. Responsabilités clés Assistant de Direction auprès du Head of Enterprise Process Platforms Fournir un soutien administratif de direction dédié au Head of Enterprise Process Platforms, en opérant avec la discrétion, le jugement et la présence exécutive requis pour soutenir un dirigeant senior de DD&T et pour interagir efficacement avec les membres de la Takeda Executive Team (TET). • Gestion du calendrier et de l'emploi du temps : Gérer de manière proactive et assumer un calendrier exécutif complexe et changeant fréquemment - en hiérarchisant les engagements, en résolvant les conflits et en protégeant le temps contre les demandes concurrentes. • Coordination des réunions et préparation de l'ordre du jour : Coordonner les réunions de bout en bout, préparer et diffuser les ordres du jour, coordonner les lectures préalables et s'assurer que le responsable est pleinement préparé. • Facilitation de réunions : Le cas échéant, faciliter ou diriger des réunions au nom du responsable. • Communications exécutives : Rédiger, réviser et coordonner les communications de niveau exécutif, et communiquer de manière claire et professionnelle avec les membres de la TET, les cadres supérieurs et leurs assistants au nom du responsable. • Gestion des parties prenantes : Établir et maintenir des relations de travail solides à travers DD&T, l'entreprise au sens large et les partenaires externes, en agissant comme un point de contact de confiance pour le bureau du responsable. • Logistique des voyages et des événements : Organiser des voyages nationaux et internationaux complexes et la logistique associée - y compris l'alignement multipartite entre les groupes internes et, parfois, les partenaires externes ou de l'industrie - et collaborer avec les équipes centrales de planification de réunions pour les voyages, réunions et événements plus importants. • Coordination des dépenses : Travailler avec le rôle central de gestion des dépenses de DD&T pour assurer la soumission et l'achèvement appropriés des dépenses du responsable. • Documents, présentations et données : Le cas échéant, préparer et coordonner les documents, la correspondance, les rapports et les présentations ; collecter, réviser, saisir et formater des données précises en utilisant Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint ; et s'assurer que les documents respectent les normes de l'entreprise et de l'organisation. • Support aux fournisseurs et aux paiements : Préparer la documentation pour le paiement des prestataires, consultants et fournisseurs ; soumettre et suivre les demandes de paiement et les bons de commande et répondre aux demandes connexes. • Confidentialité, jugement et discrétion : Manipuler des informations hautement confidentielles et sensibles avec la plus grande discrétion à tout moment et exercer un jugement fort et indépendant - y compris la confiance de contester ou de refuser respectueusement une demande d'un dirigeant senior ou d'un membre de la TET lorsqu'elle est dans le meilleur intérêt des priorités du responsable. • Proactivité et résolution de problèmes : Anticiper les besoins du responsable, identifier les problèmes tôt et résoudre les problèmes de manière proactive avant qu'ils ne s'aggravent. • Amélioration continue et réseau : Participer à l'amélioration des processus et construire un réseau interne solide pour répondre aux questions, résoudre les problèmes et exécuter les responsabilités efficacement. • Support administratif junior et d'équipe : Fournir des conseils et du soutien au personnel administratif junior, en renforçant les capacités de l'équipe, et aider l'équipe administrative plus large si nécessaire pour assurer un soutien fluide aux dirigeants seniors de DD&T. • Effectuer d'autres tâches connexes si nécessaire. DD&T Zurich Site Lead (Local Hub Support) Servir de ressource de soutien sur site et de point de contact local