Office Operations Specialist 60–80%

Office Operations Specialist (m/f/d) 60–80% Façonnez l'avenir de la robotique avec nous. Chez F&P Robotics, nous développons des robots d'assistance, de service et de collaboration intelligents pour des applications dans l'industrie, la recherche et les Life Science. Nos produits unissent la mécanique, l'électronique, le logiciel et l'intelligence artificielle et sont utilisés dans le monde entier. Pour renforcer notre équipe, nous recherchons une personnalité engagée qui, grâce à son talent d'organisation, sa mentalité hands-on et son souci du détail, garantit le fonctionnement efficace de nos processus administratifs afin que nos équipes puissent se concentrer sur l'essentiel. Votre rôle En tant qu'Office Operations Specialist, vous assumez une fonction polyvalente de plaque tournante au sein de notre entreprise. Vous vous assurez que les processus fonctionnent de manière fiable, gardez une vue d'ensemble même dans un environnement dynamique et intervenez là où un soutien est requis. Qu'il s'agisse de tâches administratives, d'organisation ou d'activités pratiques au bureau. Vos tâches Administration & Finance Vous vous assurez que nos processus commerciaux et administratifs fonctionnent de manière fiable et efficace. Soutien à la comptabilité financière, en particulier dans le processus fournisseurs Vérification, saisie et traitement des factures Collaboration à la facturation ainsi qu'aux tâches administratives dans le domaine clients Gestion des contrats, des données de base et de la documentation de l'entreprise People Operations Vous soutenez l'ensemble du cycle de vie de l'employé et garantissez des processus RH professionnels. Soutien administratif dans le recrutement et la gestion des candidats Organisation et accompagnement des entrées et sorties Création de contrats de travail, de certificats de travail et d'autres documents RH Gestion des dossiers du personnel ainsi que soutien aux systèmes RH Collaboration aux mutations de salaires, aux assurances sociales et autres processus administratifs RH Soutien aux projets RH internes et au développement continu de nos processus Office Operations Vous veillez à ce que les collaborateurs et les visiteurs se sentent bien chez nous et que le quotidien au bureau fonctionne sans interruption. Organisation du quotidien au bureau et gestion de notre infrastructure Accueil et prise en charge des visiteurs ainsi que coordination des prestataires externes Organisation de réunions, de voyages d'affaires et de visites clients Gestion du matériel de bureau ainsi que soutien aux tâches d'achat et de logistique Co-organisation d'événements d'entreprise, d'assemblées générales et d'événements internes Soutien aux tâches pratiques au bureau – du réapprovisionnement de la cuisine à l'arrosage des plantes, en passant par le remplacement d'une ampoule ou d'autres petits travaux du quotidien Business Support Vous soutenez la direction et différents départements spécialisés dans des tâches organisationnelles et administratives. Collaboration à des projets transversaux Soutien lors de tâches spéciales organisationnelles Participation à la numérisation et à l'amélioration continue des processus administratifs Requirements Vous êtes une personnalité dotée d'une grande capacité d'organisation et d'un sens des responsabilités avec une mentalité hands-on affirmée. Vous gardez une vue d'ensemble même dans un environnement dynamique, aimez travailler de manière autonome et anticipez les tâches avant qu'elles ne surviennent. Vous passez sans effort des activités administratives, organisationnelles et pratiques. Idéalement, vous possédez les éléments suivants : Formation commerciale achevée Plusieurs années d'expérience professionnelle dans une fonction comparable et polyvalente au sein d'une PME ou d'une entreprise orientée technologie Expérience approfondie dans l'administration du personnel ainsi que dans les processus financiers administratifs Maitrise des systèmes de comptabilité et ERP, idéalement Abacus Grande autonomie ainsi qu'une méthode de travail structurée, précise et fiable Capacité d'organisation marquée et plaisir à coordonner plusieurs sujets simultanément Affinité numérique ainsi qu'un intérêt pour l'amélioration et la simplification continue des processus Très bonnes connaissances de l'allemand et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit Vous aimez mettre la main à la pâte et assumer des responsabilités – qu'il s'agisse d'un projet RH, d'une facture ou d'une tâche spontanée au bureau. Benefits Chez F&P Robotics, vous ne travaillez pas dans une administration classique, mais au cœur d'une entreprise technologique innovante. Votre travail crée la base permettant à nos équipes de collaborer avec succès et de se concentrer sur le développement de nos solutions robotiques. Nous vous offrons : Un poste de confiance polyvalent avec une grande autonomie et une large marge de manœuvre La possibilité de participer activement à la configuration des processus et de mettre directement en œuvre vos idées Une collaboration avec une équipe motivée, internationale et interdisciplinaire Des voies de décision courtes et la possibilité de faire avancer les choses de manière simple Un soutien à votre développement professionnel et personnel Des événements d'équipe réguliers et des activités communes Si le travail d'équipe vous amuse plus que le rôle de super-héros individuel, si vous vous sentez à l'aise dans une culture orientée vers le feedback et un environnement progressiste, alors nous serions heureux d'avoir de vos nouvelles. jpidd239b38jm jit0730jm jiy26jm