Assistant(e) personnel(le) du CEO (m/f/d) 100%

• Collaboration directe avec le CEO dans une position de confiance absolue • Large domaine de tâches international avec une grande autonomie About Our Client ## Notre client est une entreprise active à l'international avec un environnement de parties prenantes exigeant et une présence mondiale. Pour le soutien direct du CEO, nous recherchons une personnalité expérimentée, discrète et dotée de fortes capacités d'organisation en tant qu'Executive Assistant / Personal Assistant to CEO. Job Description ## • Soutien proactif du CEO dans toutes les questions organisationnelles et administratives • Coordination et suivi des délais, des tâches en suspens et des missions critiques pour l'entreprise • Préparation, traitement et suivi de la correspondance, des contrats et des documents importants • Soutien lors des signatures de contrats, des légalisations et des processus d'approbation administratifs • Organisation et coordination des réunions du conseil d'administration, du management et des parties prenantes • Fonction d'interface avec les membres du conseil d'administration, les investisseurs, les conseillers juridiques, les autorités et d'autres partenaires externes • Entretien et gestion de la documentation de l'entreprise ainsi que des documents réglementaires • Coordination des approbations de factures et des processus de paiement • Soutien au suivi du cashflow ainsi qu'aux tâches administratives liées aux investissements • Collaboration avec les prestataires de services comptables, fiscaux et financiers • Préparation des documents relatifs à la fiscalité et coordination avec des spécialistes externes • Communication avec les banques, les assurances et les prestataires de services externes • Gestion des processus administratifs en lien avec les sociétés et les autorités en Suisse et à l'étranger • Collaboration et coordination de projets transversaux • Soutien dans le Facility Management des propriétés commerciales et résidentielles • Coordination des partenaires et prestataires de services externes • Traitement des classements de documents physiques et numériques • Accueil et prise en charge des invités lors de réunions et d'événements • Gestion d'un agenda complexe et international • Organisation de voyages d'affaires incluant le transport, l'hébergement et les itinéraires • Soutien dans certaines affaires personnelles du CEO • Coordination de divers rendez-vous privés et professionnels • Soutien du CEO dans un environnement dynamique et international avec une haute confidentialité The Successful Applicant ## • Plusieurs années d'expérience en tant qu'Executive Assistant, Personal Assistant ou dans une fonction de confiance comparable au niveau C-Level • Expérience démontrable dans un environnement d'entreprise international et complexe • Maîtrise du allemand et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit • Comportement professionnel avec des parties prenantes exigeantes, des conseils d'administration, des investisseurs, des autorités et des conseillers externes • Expérience dans la gestion des contrats, les processus réglementaires ainsi que dans les thématiques juridiques et administratives est un avantage • Bonnes connaissances des processus financiers et administratifs, en particulier la comptabilité, les paiements et la coordination du budget/cashflow • Grande discrétion, loyauté et sens aigu des responsabilités • Personnalité organisée, structurée et orientée vers les solutions avec un esprit pragmatique (hands-on-mentalität) • Permis de conduire valide Cat. B What's on Offer ## Avez-vous éveillé votre intérêt ? Dans ce cas, nous nous réjouissons de votre candidature. Quote job ref JN-072026-7072233 Job Function Office & Management Support Specialisation PA Industry Business Services Where St. Gallen Contract Type Permanent Job Reference JN-072026-7072233