Event Manager

Tâches : • Planification et coordination d'événements • Direction de la planification et de la mise en œuvre opérationnelle des événements de l'association jusqu'à leur clôture. • Création de calendriers, de listes de tâches, de processus de production et de plans de déploiement pour les événements. • Coordination des lieux d'événements, de l'équipement, des systèmes d'enregistrement, du personnel, des bénévoles, des fournisseurs et de la logistique d'événement dans son ensemble. • Assurance de la tenue des événements dans les délais, dans le respect du budget et des normes de l'association. • Création de briefings d'événements, de listes de contrôle, de plans de salle, de plans de déroulement et de rapports de suivi. • Coordination avec le responsable des bénévoles pour l'encadrement des bénévoles le jour de l'événement. Gestion des événements de compétition et de sport • Soutien à l'organisation des compétitions et des championnats de cheerleading officiels. • Coordination avec les comités techniques, les juges, les équipes d'évaluation, les entraîneurs et les clubs. • Assurance que l'événement répond aux règles de compétition, aux normes de sécurité et aux directives de l'association. • Gestion du déroulement de l'événement, y compris le calendrier, l'enregistrement, les zones de réchauffement, le déroulement des performances et la cérémonie de remise des prix. • Soutien à une communication claire avec les clubs participants avant, pendant et après les événements. • En collaboration avec le département financier de l'association, création et gestion des budgets d'événements. • Enregistrement des coûts d'événements, des factures des fournisseurs, des frais de participation et des revenus liés aux événements. • Soutien aux rapports financiers et aux analyses de suivi. • Négociation avec les lieux d'événements, les fournisseurs et les prestataires de services pour obtenir un rapport qualité-prix optimal. • Négociation avec les fournisseurs et les prestataires de services pour obtenir un rapport qualité-prix optimal. • Tenue des dossiers, des contrats, des autorisations, des documents d'assurance et des dossiers de fonctionnement. • Établissement de relations positives avec les clubs membres et les partenaires externes. • Assurance que tous les employés d'événements et les bénévoles connaissent leurs rôles, leurs responsabilités et leurs calendriers. • Promotion d'une atmosphère d'événement professionnelle et accueillante pour les athlètes, les familles, les entraîneurs, les juges et toutes les parties prenantes. • Coordination des informations d'événement avec l'équipe de communication de l'association ou le responsable désigné. • Préparation d'informations pratiques sur les événements pour les clubs, les participants, les spectateurs et les partenaires. • Soutien à la publicité des événements, à la vente de billets, à l'enregistrement, à la signalisation et à la communication • Soutien à la publicité des événements, à la vente de billets, à l'enregistrement, à la signalisation et à la communication sur place. • Assurance que les matériaux d'événement sont corrects, à jour et conformes à l'image de marque de l'association. • Soutien à la présence des sponsors et à l'activation des partenaires lors des événements. • Assurance que les événements répondent aux exigences en matière de santé, de sécurité, de protection et de gestion des risques. • Coordination des plans d'urgence, des soins médicaux, des mesures de sécurité sur les lieux d'événements et de la notification des incidents avec le service compétent. • Soutien à la mise en œuvre de mesures pour la protection et le bien-être des athlètes lors de tous les événements. • Détection précoce des risques et élaboration de plans de réduction des risques appropriés. • Garantie d'un environnement d'événement inclusif, respectueux et sûr pour tous les participants • Tenue de discussions de suivi avec les parties prenantes clés. • Création de rapports qui résument les chiffres de participation, les finances, les réussites, les défis et les recommandations. • Amélioration continue des systèmes d'événements, des modèles, des listes de fournisseurs et des flux de travail. Exigences : • Bonnes connaissances en anglais • Les candidats doivent disposer d'une autorisation de travail pour la Suisse. • Expérience dans la planification d'événements, la gestion des événements sportifs, la coordination de projets ou le domaine opérationnel. • Capacité d'organisation prononcée et capacité à respecter plusieurs délais simultanément. • Excellent esprit de communication et de gestion des parties prenantes. • Capacité à travailler de manière autonome tout en coordonnant avec des comités, des bénévoles et des membres du conseil d'administration. • Conscience du budget et connaissances de base en gestion financière. • Calme et orientation vers les solutions même sous pression, en particulier lors d'événements en direct. • Grande précision dans les détails. • Maîtrise des outils numériques courants tels que les e-mails, les tableurs, les partages de réseaux et les plateformes d'enregistrement. • Volonté de travailler certaines soirées, week-ends et jours d'événements. Qualifications préférées : • Expérience dans le cheerleading, la gymnastique, la danse, le travail associatif ou le sport jeunesse. • Connaissances des structures sportives suisses, des systèmes de clubs et du contexte multilingue des événements. • Expérience dans la gestion des bénévoles et des prestataires de services. • Familiarité avec les normes de protection des enfants et du bien-être des athlètes dans le domaine des événements. • Connaissances en français et/ou italien ; les autres langues nationales suisses sont un atout. Caractéristiques personnelles : • Passion pour le sport et son bénéfice pour les jeunes et les communautés. • Professionnel, fiable et proactif. • Très bien organisé et axé sur les détails • Coopératif et respectu