Collaborateur/trice à l'accueil et à l'administration recherché/e !

Collaborateur/trice à l'accueil & Administration (40%) Vos principales tâches en un coup d'œil -Point de contact initial pour les visiteurs, les collaborateurs et les partenaires externes -Responsabilité de l'accueil ainsi que de l'organisation générale du bureau -Soutien dans les domaines de l'administration, de l'expédition et de la comptabilité -Coordination des commandes, de l'infrastructure et des services internes -Garantie d'une gestion de bureau professionnelle et sans accroc Votre domaine de tâches : -Accueil & Gestion de bureau -Accueil amical et prise en charge des visiteurs, des clients et des prestataires de services externes -Réception et transmission d'appels téléphoniques ainsi que traitement du courrier électronique central -Organisation et gestion des salles de réunion et des inscriptions des visiteurs -Coordination du matériel de bureau, des boissons, des fruits ainsi que d'autres matériaux de consommation -Gestion des moyens d'accès tels que les clés, les badges et les autorisations d'accès temporaires -Prise en charge et organisation des ordinateurs portables de la flotte ainsi que coordination avec le service informatique pour les problèmes techniques -Réservation de véhicules de location et soutien pour les questions organisationnelles du service interne -Interlocuteur/trice pour la gestion de l'immeuble et du bureau ainsi que coordination des demandes de service et des tickets -Soutien de l'équipe d'administration pour les tâches administratives générales Expédition & Poste : -Organisation et traitement du trafic postal et de colis quotidien -Réception, distribution et expédition de lettres et de colis -Création de documents d'expédition et d'affranchissement -Coordination des envois de messagerie et d'express nationaux et internationaux -Gestion et organisation des étiquettes de retour et d'expédition Administration & Comptabilité -Vérification, saisie et transmission des factures des créditeurs -Préparation des factures pour la comptabilité ainsi que soutien pour les processus financiers administratifs -Traitement des rappels de paiement et des mises en demeure en collaboration avec les services internes et externes -Gestion et suivi des commandes ainsi que des données des fournisseurs -Soutien pour les processus d'approvisionnement et de fournisseurs via des systèmes d'achat numériques Ce que vous apportez : -Formation commerciale ou expérience professionnelle équivalente dans le domaine de l'accueil, de l'assistance ou de l'administration -Orientations vers le service et la clientèle très développées -Travail autonome, structuré et fiable -Talent d'organisation ainsi que plaisir de travailler sur des tâches variées -Bonnes connaissances en informatique et manipulation sûre des programmes Office courants -Comportement professionnel ainsi que très bonnes compétences en communication -Esprit d'équipe, flexibilité et mentalité proactive