Mitarbeiter/in Empfang und Administration gesucht!

Mitarbeiter/in Empfang & Administration (40%)

Ihre Hauptaufgaben auf einen Blick

• Erste Anlaufstelle für Besucher, Mitarbeitende und externe Partner
• Verantwortung für den Empfang sowie die allgemeine Büroorganisation
• Unterstützung in den Bereichen Administration, Versand und Rechnungswesen
• Koordination von Bestellungen, Infrastruktur und internen Dienstleistungen
• Sicherstellung eines professionellen und reibungslosen Office-Managements

Ihr Aufgabenbereich:

Empfang & Office Management

• Freundlicher Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden und externen Dienstleistern
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen sowie Bearbeitung des zentralen E-Mail-Posteingangs
• Organisation und Verwaltung von Sitzungszimmern und Besucheranmeldungen
• Koordination von Büromaterial, Getränken, Früchten sowie weiterem Verbrauchsmaterial
• Verwaltung von Zutrittsmedien wie Schlüsseln, Badges und temporären Zugangsberechtigungen
• Betreuung und Organisation von Pool-Laptops sowie Koordination mit der IT bei technischen Anliegen
• Reservation von Mietfahrzeugen und Unterstützung bei organisatorischen Belangen des Innendienstes
• Ansprechpartnerin für die Gebäude- und Büroverwaltung sowie Koordination von Serviceanfragen und Tickets
• Unterstützung des Administrationsteams bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten

Versand & Postwesen:

• Organisation und Bearbeitung des täglichen Post- und Paketverkehrs
• Entgegennahme, Verteilung und Versand von Briefen und Paketen
• Erstellung von Versanddokumenten und Frankierungen
• Koordination nationaler und internationaler Kurier- und Expresssendungen
• Verwaltung und Organisation von Retouren- und Versandetiketten

Administration & Rechnungswesen

• Prüfung, Erfassung und Weiterleitung von Kreditorenrechnungen
• Vorbereitung von Rechnungen für die Buchhaltung sowie Unterstützung bei administrativen Finanzprozessen
• Bearbeitung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen in Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen
• Verwaltung und Nachverfolgung von Bestellungen sowie Lieferantenstammdaten
• Unterstützung bei Beschaffungs- und Lieferantenprozessen über digitale Einkaufssysteme

Das bringen Sie mit:

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung im Empfangs-, Assistenz- oder Administrationsbereich
• Ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent sowie Freude an vielseitigen Aufgaben
• Gute IT-Anwenderkenntnisse und sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen
• Professionelles Auftreten sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Hands-on-Mentalität