Assistent der Geschäftsleitung (m/w/d)

Einleitung ## Für unsere Division Communication & Image suchen wir einen Assistent der Geschäftsleitung (m/w/d), dessen Hauptaufgabe es sein wird, den Leiter der Abteilung *Perpetual Arts Initiative* bei der administrativen Verwaltung und der Projektverfolgung zu unterstützen. *Verantwortlichkeiten* ## • Verwaltung der Geschäftsleitungstermine (Planung von Sitzungen, Reisen, Terminen) • Organisation und Vorbereitung von Sitzungen, Seminaren und internen Veranstaltungen • Verfassen und Formatieren von Briefen, Protokollen, internen Notizen und Berichten • Sicherstellung der Nachverfolgung und Archivierung der administrativen Dokumentation • Bearbeitung von Telefonanrufen, E-Mails und eingehenden Anfragen • Sicherstellung der Verbindung zwischen den verschiedenen Abteilungen der Organisation • Mitwirkung bei der Erstellung von Kommunikationsinhalten (Newsletter, institutionelle Präsentationen) • Vorbereitung von PowerPoint-Präsentationen über die verschiedenen künstlerischen Disziplinen (Film, Musik, Architektur, etc.) • Teilnahme an der administrativen und logistischen Verfolgung von künstlerischen und kulturellen Projekten • Vorbereitung und Zusammenstellung von Dossiers für Subventionen, Finanzierungsanträge und Partnerschaften • Sicherstellung der Einhaltung von Fristen und der guten Koordination der Stakeholder • Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Überwachung der Ausgaben der Geschäftsleitung • Aktualisierung und Pflege der Datenbanken (Kontakte, Partner, Dienstleister) *Profil* ## • Fundierte Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsleitung, idealerweise in einem internationalen Umfeld und innerhalb einer Kommunikationsabteilung • Interesse an der Kunst ist ein Vorteil • Kenntnisse und Anwendung eines CRM-Tools • Perfekte Beherrschung der Büro-Tools *(Office Suite, Powerpoint)* • Exzellente Beherrschung von Französisch und Englisch in Wort und Schrift • Sinn für Diskretion und Vertraulichkeit • Sorgfalt & Organisation: Sie verwalten mehrere Aufgaben gleichzeitig, ohne an Präzision zu verlieren • Teamgeist: Sie arbeiten natürlich zusammen und tragen zu einer positiven kollektiven Dynamik bei • Gutes Auftreten, exzellente zwischenmenschliche Fähigkeiten und Dienstleistungsorientierung • Reaktionsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit in einem kreativen und dynamischen Umfeld Schluss ## Wir bieten Ihnen ein anregendes Umfeld, ausgezeichnete Arbeitsbedingungen und erstklassige Sozialleistungen. Wir danken Ihnen für die Zusendung einer vollständigen Bewerbungsunterlage (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Zeugnisse und Diplome). \#LI-Hybrid