Assistenzverwaltungsassistentin 60%-80%

• 10. Juni 2026 • 60 - 80% • Temporär • Lausanne EPFL, die École polytechnique fédérale de Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitätscampus in Europa und zählt zu den Top 20 in vielen akademischen Rankings. Die EPFL hat mehr als 6'500 Mitarbeitende, die die drei Hauptmissionen der Schule lebendig machen: Bildung, Forschung und Innovation. Der Campus der EPFL bietet eine herausragende Arbeitsumgebung im Herzen einer Gemeinschaft von über 17'000 Personen, darunter etwa 12'500 Studentinnen und Studenten und 4'000 Forscherinnen und Forscher aus über 120 verschiedenen Nationalitäten. Assistenzverwaltungsassistentin 60%-80% Mission Die École polytechnique fédérale de Lausanne (EPFL) sucht einen dynamischen und zuverlässigen Verwaltungsassistenten, um einen Professor und sein Labor zu unterstützen. Der Kandidat stellt den reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse sicher und dient als zentrale Schnittstelle zu den Dienstleistungen der EPFL (Personalwesen, Finanzen, Einkauf). Hauptaufgaben und Verantwortungen • Personalmanagement: Einstellungen, Vertragsmanagement, Visabeschlüsse, Integration neuer Mitarbeiter und Kontakt mit dem Personalwesen. • Finanzverwaltung des Labors: Budgetüberwachung, Rechnungsprüfung, Kostenstellenmanagement und Finanzberichterstattung. • Abrechnung von Spesen, Kreditkartenabrechnungen und Reisekosten gemäß den Richtlinien der EPFL. • Organisation und Bearbeitung von Bestellungen (Material, Ausrüstung, Dienstleistungen), einschließlich Logistik. • Verwaltung und Archivierung von Dokumenten (elektronisch und physisch). • Organisation von Meetings, Seminaren, Besuchen und Reisen (Logistik, Unterkunft, Visa). • Korrespondenz und Kalenderverwaltung in Französisch, Englisch und Deutsch; Protokollführung. Profil • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (CFC von Handelsangestellten oder äquivalent); der eidgenössische Diplom als Direktionsassistent ist von Vorteil. • Mehrere Jahre Berufserfahrung als Verwaltungsassistent, idealerweise in der universitären oder Forschungsumgebung; Erfahrung an der EPFL ist wünschenswert. • Exzellentes Organisationsvermögen, Initiative, Aufmerksamkeit für Details und Diskretion. • Sehr gute Kenntnisse in Französisch, Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich). • Perfekte Beherrschung von MS Office (insbesondere Word, Excel), ERP-Systemen und EPFL-Tools. • Fähigkeit, in multikulturellen Teams auf allen Ebenen zu interagieren. Wir bieten Attraktive Arbeitsbedingungen in einer internationalen und innovativen Umgebung innerhalb einer weltberühmten Hochschule. Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeiten zur Weiterbildung und Programme zur Förderung der Work-Life-Balance. Eine große Autonomie und Verantwortung innerhalb eines dynamischen Teams. Die Bewerbungen (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Diplome) müssen ausschließlich über das Karriereportal der EPFL eingereicht werden. Nur vollständige Bewerbungen werden berücksichtigt. Informationen Eintrittsdatum: 01.08.2026 oder zu vereinbaren Mindestbeschäftigungsgrad: 60,00 Maximalbeschäftigungsgrad: 80,00 Vertragstyp: Zeitvertrag Dauer: Bis 31. August 2028 Referenz: 2282