Administrativer und finanzverantwortlicher Mitarbeiter - NCCR Separations (80%)

• 03. Juli 2026 • 80% • Temporär • Lausanne EPFL, die École polytechnique fédérale de Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitätscampus in Europa und gehört zu den Top 20 in vielen akademischen Rankings. Die EPFL hat über 6'500 Mitarbeiter, die die drei Hauptmissionen der Schule lebendig machen: Bildung, Forschung und Innovation. Der Campus der EPFL bietet ein außergewöhnliches Arbeitsumfeld im Herzen einer Gemeinschaft von über 17'000 Menschen, darunter fast 12'500 Studierende und 4'000 Forscher aus über 120 verschiedenen Nationalitäten. Administrativer und finanzverantwortlicher Mitarbeiter - NCCR Separations (80%) Mission Der nationale Forschungsschwerpunkt „NCCR Separation“ ist ein Schweizer Forschungsprojekt von nationaler Bedeutung, das hauptsächlich vom Schweizer Nationalfonds finanziert wird. Es bringt zahlreiche Spitzenforscher aus der ganzen Schweiz zusammen und zielt darauf ab, neue Techniken in der Trennungswissenschaft zu entwickeln und den Technologietransfer zu beschleunigen, um die Ziele der nachhaltigen Entwicklung der Schweiz zu erreichen und den Weg zur globalen Klimaneutralität zu beschleunigen. Die EPFL, die die Leitung dieses Projekts übernommen hat, sucht einen administrativen und finanzverantwortlichen Mitarbeiter, um die Finanzoperationen zu verwalten. Die Hauptaufgabe dieser Stelle besteht darin, die finanziellen Informationen des Projekts innerhalb der EPFL sowie mit externen Partnern zu zentralisieren und zu konsolidieren. Hauptaufgaben und Verantwortungen Finanzmanagement • Gewährleistung der Finanzverwaltung und Buchhaltung des NCCR-Separationsprojekts. • Teilnahme an der Erstellung, Überwachung und Steuerung des Budgets in enger Zusammenarbeit mit der NCCR-Leitung und den Programmmanagern. • Überwachung der Budgets der verschiedenen Partnerinstitutionen und Vorbereitung der internen und externen Finanzberichte. • Verwaltung der Einziehung, Überprüfung, Rückerstattung und Buchung der Projektausgaben in Zusammenarbeit mit allen Partnern. • Sammlung, Kontrolle und Aufbewahrung der für die Zwischen- und Endberichte erforderlichen Finanzdaten, die über das Berichtsportal an den Schweizer Nationalfonds (SNF) gesendet werden. • Vorbereitung, Koordinierung und Überwachung der Finanzaudits des SNF. • Zusammenarbeit mit den zentralen Diensten der EPFL und den Konsortiumspartnern in allen finanziellen und administrativen Angelegenheiten. Verwaltung und Koordination • Gewährleistung der administrativen Unterstützung des NCCR, insbesondere die Organisation von Sitzungen, die Vorbereitung von Tagesordnungen und Protokollen, die Verwaltung von Verteilerlisten und die Überwachung der Dokumentation. • Bereitstellung administrativer Unterstützung für das Managementteam (Programmmanager, Kommunikationsbeauftragter, KTT-Beauftragter, Datenmanager, Wissenschaftlicher Offizier) nach Bedarf. • Teilnahme an den Einstellungsverfahren und Gewährleistung der administrativen Überwachung der personellen Ressourcen (Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Onboarding, Offboarding, Akkreditierungen, Überwachung von Abwesenheiten) in Koordination mit den zuständigen Personalabteilungen. • Koordinierung der logistischen Organisation von NCCR-Veranstaltungen (Workshops, Schulungen, Retreats, Sitzungen, Generalversammlungen und wissenschaftliche Veranstaltungen). • Unterstützung der Organisation von Reisen, Besuchen, wissenschaftlichen Aufenthalten, Austauschprogrammen, Stipendien und Abordnungen der NCCR-Mitglieder. • Mitwirkung an den Querschnittsaufgaben der ECO-Einheit und Teilnahme nach Bedarf an Querschnittsprojekten der EPFL. Profil • Ausbildung in Buchhaltung, Finanzen, Management oder kaufmännischer Ausbildung mit mehrjähriger Erfahrung in einer ähnlichen Funktion. • Nachweisbare Erfahrung in der finanziellen und administrativen Verwaltung von wissenschaftlichen Projekten oder Projekten von vergleichbarer Größe. Erfahrung in einer Treuhandgesellschaft oder in der Auditsparte ist von Vorteil. • Sehr gute Kenntnisse in Französisch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich. • Sehr gute Kenntnisse der Bürosoftware (Microsoft Office), mit ausgezeichneten Kenntnissen in Excel. • Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig in einem dynamischen und mehrteilnehmenden Umfeld zu verwalten. • Hohe Sorgfalt, Organisationsvermögen und Einhaltung von Fristen, insbesondere bei der Überwachung von Budgets und Administration. • Initiative, Autonomie und Dienstleistungsorientierung. • Sehr gute zwischenmenschliche Fähigkeiten und Fähigkeit, mit verschiedenen Gesprächspartnern (Leitung, Forscher, Professoren, institutionelle Partner, Prüfer und administrative Dienste) zusammenzuarbeiten. • Dynamische, zuverlässige, diskrete Persönlichkeit mit hohem Integritätsniveau. Vorteile • Erfahrung mit den administrativen und finanziellen Tools der EPFL (GrantsDB, mySNF oder ähnlichen Tools). • Erfahrung in der administrativen Verwaltung eines Forschungskonsortiums oder eines vom SNF finanzierten Projekts. Erfahrung in der internationalen logistischen Koordination oder der Verwaltung von akademischen Programmen. Wir bieten • Multikulturelles und stimulierendes professionelles Umfeld • Angenehmes Arbeitsklima und Arbeitsumfeld • Attraktive Arbeitsbedingungen • Möglichkeit, interne Schulungen nach Bedarf des Arbeitsplatzes zu besuchen Weitere Informationen können bei Herrn Pierre-Yves Bolinger (per E-Mail) eingeholt werden. Informationen Eintrittsdatum: Sobald möglich Beschäftigungsgrad: 80% - 2 Tage in Sion und 2 Tage in Lausanne Vertragsart: Zeitvertrag Dauer: 1 Jahr, verlängerbar Referenz: 2335