Administrative Assistant

• 31. August 2026
• 100%
• Unbefristete Anstellung
• 1008 Prilly
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SICPA wurde 1927 gegründet und ist ein privates Schweizer Technologieunternehmen, das die gute Regierungsführung und den langfristigen Wohlstand der Nationen unterstützt.

SICPA gibt den Takt der Souveränität vor und ermöglicht es Regierungen, ihre Bürger, ihre staatlichen Vermögenswerte und ihre Volkswirtschaften zu schützen. SICPA ist dafür bekannt, die Mehrheit der Banknoten weltweit zu sichern, und ist auf fünf Kontinenten tätig. Heute bietet unsere Plattform für Souveränität integrierte Lösungen zum Schutz der Einnahmemobilisierung, der natürlichen Ressourcen, der Gesundheit, des Markenschutzes sowie der digitalen Souveränität und der sicheren öffentlichen Dienste.

Für unsere Verkaufsabteilung suchen wir eine sehr organisierte, proaktive und serviceorientierte Person:

Assistant Administratif (Vollzeit, CDI)

ROLLE

• Verwaltung komplexer internationaler Reisen, Koordinierung von Reiserouten und Optimierung der Zeitpläne basierend auf den Agenden der Kollegen
• Koordinierung von Visumanträgen und anderen reisebezogenen administrativen Formalitäten, wobei sichergestellt wird, dass alle erforderlichen Dokumente rechtzeitig vorbereitet und eingereicht werden
• Koordinierung von Vor-Ort-Besuchen für Kunden und Interessenten durch Sicherstellung einer reibungslosen Logistik, einschließlich Agenden, Besprechungsräumen, Unterbringung, Transport und Restaurantreservierungen
• Gewährleistung eines reibungslosen und professionellen Besuchererlebnisses von der Ankunft bis zur Abreise
• Autonome Verwaltung von Kalendern, Koordinierung von Zeitplänen, Priorisierung von Anfragen und Vorwegnahme potenzieller Konflikte
• Organisation von internen und externen Besprechungen, Telefonkonferenzen und Workshops
• Vorbereitung von Tagesordnungen, Koordinierung der erforderlichen Dokumente und Unterstützung bei Follow-up-Maßnahmen
• Präzise und fristgerechte Vorbereitung und Abstimmung von Spesen- und Reiseberichten
• Täglich administrative Unterstützung für mehrere Teams leisten
• Verwaltung von Kaufanfragen und Rechnungen
• Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten unter Verwendung der Microsoft Office-Tools
• Führung präziser Archive und Sicherstellung einer effizienten Dokumentenorganisation

PROFIL

• Nachgewiesene Erfahrung als Assistant Administratif in der Unterstützung mehrerer Teams oder Stakeholder, idealerweise in einem internationalen Umfeld
• Exzellente Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit großer Liebe zum Detail und der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten
• Proaktiv und serviceorientiert, in der Lage, Bedürfnisse vorauszusehen, Initiative zu ergreifen und autonom zu arbeiten
• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit professionellem Auftreten
• Flexibel und anpassungsfähig, in der Lage, in einem dynamischen Umfeld ruhig und effizient zu bleiben
• Hohes Maß an Vertraulichkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Praktische Denkweise, lösungsorientiert mit starker Eigeninitiative
• Fortgeschrittene Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Outlook, Excel, Word und PowerPoint)
• Erfahrung mit SAP ist ein Vorteil
• Kenntnisse der professionellen Etikette und Best Practices im Gastgewerbe sind ein Plus
• Beherrschung von Französisch und Englisch; jede weitere Sprache ist ein Vorteil
• Positive Einstellung und starker Teamgeist

SCHLIESSEN SIE SICH UNS AN!

• Unser Erfolg basiert auf unseren hochqualifizierten und talentierten Mitarbeitern
• Respektvolles Unternehmertum und eine langfristige Vision sind die Schlüssel zu unserem Erfolg
• Unsere Mitarbeiter tragen zu einer sichereren Welt bei
• Vielfalt auf allen Ebenen unserer Organisation ist eine Stärke