Administrative/r Assistent/in zu 50%

Wir suchen für eine öffentliche Institution eine/n administrative/n Assistent/in Administrative/r Assistent/in zu 50% Wir suchen für eine öffentliche Institution eine/n Assistent/in für einen temporären Einsatz von 1 Jahr zu 50%., Administrative/r Assistent/in zu 50% Wir suchen für eine öffentliche Institution eine/n Assistent/in für einen temporären Einsatz von 1 Jahr zu 50%. Hauptverantwortlichkeiten Verwaltung und Nachverfolgung von Unterstützungsanträgen Empfang, Bearbeitung und Prüfung der über eine dedizierte Plattform eingereichten Anträge. Kontrolle der Konformität und Vollständigkeit der Dossiers. Analyse der Belege und Nachverfolgung des Fortschritts der Anträge. Koordination mit den Stakeholdern, um die Einhaltung der Verfahren und Fristen zu gewährleisten. Administrative Unterstützung und Sekretariat Verwaltung des ein- und ausgehenden Postverkehrs sowie der telefonischen Kommunikation. Verfassen und Versenden von Informationsanfragen oder der Anforderung ergänzender Dokumente bei Begünstigten und Partnern. Ablage, Archivierung und Aktualisierung von Dokumenten in digitalen Tools und elektronischen Dossiers. Gewährleistung einer sorgfältigen administrativen Nachverfolgung und Beitrag zum reibungslosen Informationsfluss. Finanzverwaltung und administrative Kontrolle Erfassung, Kontrolle und Nachverfolgung von Zahlungen in den Verwaltungstools. Führung und Aktualisierung von finanziellen und administrativen Dashboards. Vorbereitung und Nachverfolgung von Elementen im Zusammenhang mit Entschädigungen und Rückerstattungen. Teilnahme an der nachträglichen Kontrolle der ausgezahlten Beiträge. Analyse auf erster Ebene der von den Begünstigten übermittelten Finanzdokumente (Finanzberichte, Konten, Belege), um deren Kohärenz und Konformität mit den geltenden Anforderungen zu prüfen. Meldung von Abweichungen oder Anomalien und Vorbereitung der Dossiers zur Validierung. Gesuchtes Profil Inhaber/in eines EFZ als Kaufmann/Kauffrau Über eine mindestens 5-jährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion im Sekretariat, der administrativen Assistenz oder der Verwaltung. Exzellente Beherrschung der üblichen Büro-Tools Starke organisatorische Fähigkeiten mit grosser Sorgfalt bei der Bearbeitung und Nachverfolgung von Dossiers. Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu erledigen und dabei Fristen und Verfahren einzuhalten. Selbstständige, proaktive Person, die in ihrem Verantwortungsbereich Initiative ergreifen kann. Exzellente zwischenmenschliche Fähigkeiten, Dienstleistungsorientierung und Sicherheit im Kontakt mit verschiedenen Ansprechpartnern. Diskretion, Zuverlässigkeit und Sinn für Vertraulichkeit sind unerlässlich. Wir freuen uns auf den Erhalt Ihrer Unterlagen (Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Diplome) jpid9e8f645jm jpit0730jm jpiy26jm