Dossierverwalter

Dossierverwalter Ihre Aufgaben Unter der direkten Aufsicht des Gemeindeschreibers stellen Sie die autonome Verwaltung eines Portfolios von Verwaltungsdossiers sicher, die die Bevölkerung, Bewilligungen, kommunale Infrastrukturen und die Umwelt betreffen. Sie bearbeiten die Anträge der Bürger von deren Erhalt bis zur Entscheidung oder deren Weiterleitung an den zuständigen Dienst unter Einhaltung der geltenden Bundes-, Kantons- und Gemeinde-Rechtsgrundlagen. Darüber hinaus beteiligen Sie sich am Empfang der Öffentlichkeit und tragen zur Organisation von kommunalen Veranstaltungen bei. Veranstaltungsbewilligungen (POCAMA) Empfang der über das kantonale Portal POCAMA eingereichten Veranstaltungsbewilligungsanträge und Prüfung deren Vollständigkeit. Unvollständige Dossiers an die Organisatoren zurücksenden und die Anträge bei den betroffenen kantonalen und kommunalen Diensten in Umlauf bringen. Bearbeitung, Vorbereitung und Erlass der kommunalen Bewilligungsentscheide unter Berücksichtigung der kantonalen Stellungnahmen. Verwaltung der damit verbundenen temporären Bewilligungen (Alkoholverkauf, Reklameverfahren) sowie der Gebühren. Sicherstellung der Fristenüberwachung und Information der Organisatoren. Einbürgerungen Empfang und Bearbeitung von ordentlichen Einbürgerungsgesuchen (Wohnsitz-, Ruf- und Integrationsbedingungen im Sinne der LDCV). Zusammenstellung und Führung der Dossiers, Sicherstellung der Korrespondenz mit den Antragstellern und mit den kantonalen Behörden (SPOP). Organisation und Durchführung des Tests über Grundkenntnisse und der Anhörung des Gesuchstellers, Erstellung des kommunalen Untersuchungsberichts und Führen des Protokolls. Vorbereitung der Stellungnahmen zuhanden der Gemeindebehörde oder der zuständigen Kommission. Sicherstellung der Verfahrensverfolgung bis zur kantonalen und bundesstaatlichen Erteilung und Verwaltung der Fristen. Vermietung von Sälen, Sportplätzen und Material Verwaltung der Reservationen und Führung des Belegungsplans der kommunalen Säle, Sportplätze und des Materials. Erstellung der Mietverträge und Anwendung des Reglements sowie der geltenden Tarife. Durchführung der Ein- und Auszugsprotokolle, Verwaltung der Kautionen und Sicherstellung der Fakturierung. Koordination der Bereitstellung und Instandhaltung mit der Hauswartung und dem technischen Dienst. Sicherstellung der Erstinstanz-Behandlung etwaiger Streitigkeiten (Schäden, Stornierungen). Baubewilligungen – Empfang und Weiterleitung Empfang der Baugesuchsunterlagen und formelle Prüfung deren Vollständigkeit. Registrierung der Dossiers, Eröffnung der öffentlichen Auflage und administrative Verwaltung der Fristen. Empfang, Klassierung und Weiterleitung von Einsprachen und Bemerkungen. Sicherstellung der administrativen Schnittstelle zur CAMAC für spezielle kantonale Bewilligungen. Weiterleitung der Dossiers an den technischen Dienst und die Gemeindebehörde zur Bearbeitung und Entscheidung, wobei die technische Prüfung dem technischen Dienst obliegt. Subventionierung nachhaltiger Energien Verwaltung des kommunalen Subventionssystems (Solaranlagen, Wärmepumpen, energetische Sanierung, sanfte Mobilität). Empfang und Bearbeitung der Anträge, Prüfung der Bewilligungsbedingungen und Belege. Berechnung der Beträge, Vorbereitung der Bewilligungsentscheide und Nachverfolgung der Auszahlungen. Sicherstellung der Abstimmung mit kantonalen und bundesstaatlichen Programmen (Programm Bâtiments, SuisseEnergie). Führen der Statistiken und Sicherstellung des periodischen Reportings an die Gemeindebehörde. Anträge auf Baumfällungen Empfang und Bearbeitung von Fällungsanträgen gemäss LPrPNP, deren Ausführungsreglement und dem geltenden kommunalen Reglement. Prüfung der Dossiers, Durchführung der Publikation am öffentlichen Pfeiler oder der öffentlichen Auflage je nach Fall, und Verwaltung der Einsprachen. Vorbereitung der Stellungnahmen und Entscheide, Festlegung der Bedingungen für Wiederanpflanzungen oder Kompensationen. Sicherstellung der Nachverfolgung der Ausführung und Umsetzung der Bedingungen. Kommunale Veranstaltungen und transversale Aufgaben Mitwirkung an der logistischen und administrativen Organisation von kommunalen Veranstaltungen und Sicherstellung einer punktuellen Präsenz je nach Bedarf. Gewährleistung der internen Stellvertretungen gemäss Vertretungsplan. Anwendung der Richtlinien der Gemeindebehörde und Beitrag zur Verbesserung der Prozesse in seinem Bereich. Ihr Profil Ausbildung und Erfahrung CFC als Kaufmann/Kauffrau oder ein als gleichwertig erachteter Titel. Nachgewiesene Erfahrung in der öffentlichen oder kommunalen Verwaltung. Deutlicher Vorteil: Eidgenössisches Diplom (Spezialist für öffentliche Verwaltung oder Personalwesen) oder Weiterbildung in kommunaler Verwaltung. Vorteil: Kenntnis der waadtländischen Verfahren in den Bereichen Einbürgerungen, Veranstaltungsbewilligungen und Baubewilligungen. Spezifische Kenntnisse Kenntnis des waadtländischen Verwaltungsrechts und der Rechtsgrundlagen der betroffenen Bereiche (LDCV, LATC, LPrPNP, LPrD). Beherrschung der Fachanwendungen: POCAMA, CAMAC, elektronische Dokumentenverwaltung (GED) und Office-Suite. Kenntnisse im Projektmanagement und in der Durchführung administrativer Verfahren. Sprachen Französisch: Arbeitssprache, exzellenter schriftlicher und mündlicher Ausdruck. Englisch und/oder Deutsch: ein echter Vorteil angesichts der internationalen Bevölkerung in der Region Terre Sainte. Persönliche Kompetenzen Gewissenhaftigkeit, Sinn für Organisation und Autonomie in der Dossierführung. Vielseitigkeit und Fähigkeit, Dossiers unterschiedlichster Art parallel zu bearbeiten. Kommunikationsfähigkeit und Sinn für den öffentlichen Dienst. Diskretion und Integrität beim Umgang mit sensiblen Daten. Stressresistenz und Prioritätenmanagement bei Arbeitsspitzen. Besondere Bedingungen Unterstellung unter das Funktionsgeheimnis und strikte Einhaltung des Gesetzes über den Schutz personenbezogener Daten, insbesondere in den Bereichen Ei