Leitung Medizinische Sekretariats

Leitung Medizinische Sekretariats (Onkologie) Über FeelGood Onco FeelGood Onco ist ein Zentrum, das auf die ambulante Diagnose und Behandlung von Menschen mit Krebs spezialisiert ist. Unser Ansatz ist personenzentriert und basiert auf Freundlichkeit, klinischer Strenge und Netzwerkarbeit. Unsere Patienten zu unterstützen und einen Unterschied zu machen, ist der Kern unserer Mission. Wir bieten ihnen einen ganzheitlichen Ansatz, der alle ihre Bedürfnisse an einem einzigen Ort abdeckt, wobei alle Expert:innen griffbereit sind. Unser Vorgehen ist pragmatisch, zielgerichtet und darauf ausgelegt, ihnen das Leben zu erleichtern. Im Zuge der Entwicklung unserer internen Organisation suchen wir eine/n Leiter/in des Sekretariats Ihre Aufgaben Sie werden unser Zentrum in Clarens\-Montreux verstärken und schrittweise die operative Verantwortung für das medizinische Sekretariat von FeelGood Onco übernehmen. Sie profitieren von einer begleiteten Übergangsphase mit der aktuellen Leiterin, um eine strukturierte und schrittweise Amtsübernahme zu gewährleisten. Diese Stelle erfordert sowohl eine exzellente Beherrschung des medizinischen Sekretariats, ein ausgeprägtes Organisationstalent, die Fähigkeit, Prioritäten in einem anspruchsvollen klinischen Umfeld zu setzen, als auch eine koordinierende und beratende Rolle für ein menschlich dimensioniertes Team, das sich weiterentwickeln wird. Ihre Mission Als Leiter/in des Sekretariats stellen Sie den reibungslosen täglichen Ablauf am Empfang, im Front\-Office und im Back\-Office sicher, in enger Zusammenarbeit mit den Ärzten, dem Pflegepersonal, den Therapeuten und externen Partnern. Sie sind der Garant/die Garantin für die reibungslose Organisation, die Qualität der administrativen Patientenbetreuung und die gute Koordination der Arbeit innerhalb des Sekretariats. Sie tragen zudem zur kontinuierlichen Verbesserung der internen Prozesse bei, mit einem proaktiven, strukturierten und lösungsorientierten Ansatz. Ihre Hauptverantwortlichkeiten umfassen insbesondere: sicherstellen des physischen und telefonischen Empfangs der Patientinnen und Patienten mit Freundlichkeit, Ruhe und Professionalität; koordination der täglichen Sekretariatsaktivitäten, sowohl im Front\-Office als auch im Back\-Office; Organisation der Prioritäten, Verteilung der Aufgaben und Sicherstellung deren Nachverfolgung; garantieren der Qualität der administrativen Patientenaktenführung: Erstellung, Aktualisierung, Ablage, Archivierung und Rückverfolgbarkeit in Mediway; Verwaltung der medizinischen Terminkalender, der Konsultationen, der externen Untersuchungen, der Behandlungen und der Patientenbestätigungen; Überwachung der Sortierung von Anrufen, E\-Mails, Post und medizinischen Dokumenten nach deren Dringlichkeit; sicherstellen des Tippens, der Formatierung, des Korrekturlesens und der Nachverfolgung von medizinischen Berichten, Briefen, Rezepten, Zeugnissen und Kostengutsprachen; Gewährleistung der Einhaltung von Vertraulichkeitsregeln, Datensicherheit und der Nutzung sicherer Kanäle; Unterstützung der Ärzte und des Pflegeteams bei der Organisation des Patientenflusses; sicherstellen der Nachverfolgung nicht abgeschlossener Aufgaben und deren korrekte Zuweisung in Mediway; Identifizierung von Verbesserungspunkten in der Organisation des Sekretariats und Vorschlagen konkreter Lösungen; Beitrag zur Harmonisierung der Praktiken und zur kontinuierlichen Verbesserung der internen Abläufe; Teilnahme an der praktischen Verwaltung des Zentrums: Bestellungen, Material, Mahlzeiten, Räume, Koordination mit Dienstleistern und diverse administrative Aufgaben. Diese Stelle erfordert eine aktive Präsenz im Alltag des Zentrums, hohe Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit, in einem Umfeld, in dem sich Prioritäten schnell ändern können, strukturiert und gelassen zu bleiben. Ihre Kompetenzen Ihr Profil Idealerweise verfügen Sie über eine Ausbildung als Medizinische/r Assistent/in, Medizinische/r Sekretär/in oder eine gleichwertige Erfahrung mit nachgewiesener Erfahrung im medizinischen Bereich. Erfahrung in der Onkologie, Hämatologie oder in einem komplexen klinischen Umfeld stellt einen wichtigen Vorteil dar. Wir suchen eine Person, die sowohl sehr professionell als auch tief menschlich ist und in der Lage ist, eine verantwortungsvolle Rolle in einem eingespielten Team zu übernehmen. Sie identifizieren sich mit folgenden Qualitäten: sie haben fundierte Erfahrung im medizinischen Sekretariat und möchten eine verantwortungsvolle Rolle übernehmen; sie sind gewissenhaft, zuverlässig, organisiert und in der Lage, mehrere Prioritäten parallel zu verwalten; sie wissen, wie man den täglichen Arbeitsablauf strukturiert, Bedürfnisse antizipiert und konkrete Lösungen findet; sie sind proaktiv, autonom und lösungsorientiert; sie sind sicher im Umgang mit Telefonaten, auch in sensiblen Situationen; sie beherrschen die üblichen IT-Tools und die Software für medizinische Dossiers; sie besitzen eine exzellente Rechtschreibung und eine hohe Genauigkeit in der schriftlichen und mündlichen Ausdrucksweise; sie kennen die medizinische Terminologie und können klinische Dokumente präzise Korrektur lesen; sie haben ein Verständnis für Vertraulichkeit, Rückverfolgbarkeit und gute Arbeit; sie wissen, wie man klare Rahmenbedingungen setzt, das Team organisiert und eine beratende Rolle einnimmt; sie zeigen eine natürliche, freundliche und konstruktive Führungskompetenz; sie arbeiten gerne im Team und tragen zu einer familiären, solidarischen und respektvollen Dynamik bei; sie können Ihre Kommunikation an die Persönlichkeit und die Situation der Patienten anpassen; sie zeigen Empathie, Diskretion, emotionale Intelligenz und Stabilität in schwierigen Situationen; sie sind neugierig, offen für digitale Tools und interessiert an der Verbesserung von Arbeitsmethoden; sie möchten aktiv zu einem menschlichen, anspruchsvollen und wachsenden medizinisch