Rezeptionist/ Night Audit

Als Night Manager sind Sie für die Führung des Hotels während der Nacht verantwortlich: Sie gewährleisten die Kontinuität der Abläufe sowie die Zuverlässigkeit der Finanzdaten. Sie verbinden exzellenten Kundenservice, Engagement für Sicherheit und eine vorbildliche buchhalterische Genauigkeit, wodurch Sie einen reibungslosen Übergang zwischen den Teams sicherstellen und dabei die Standards von Marriott International und AC Hotels strikt einhalten. NACHTSREZEPTIONIST JOBBESCHREIBUNG 1. RESERVIERUNGSMANAGEMENT • Systemkenntnisse: Grundkenntnisse aller reservierungsbezogenen Systeme (wie Opera, Empower und Marsha). • Reservierungen: Übernahme und Bearbeitung von Reservierungsanfragen über alle Kanäle (Telefon, E-Mail usw.), Erfassung von Reservierungen und Bearbeitung der zugehörigen Korrespondenz. Vorbereitung der Ankünfte des nächsten Tages, Überprüfung und Aktualisierung der Unterlagen (Routing, No-Shows, Zahlungsarten). • Berichterstattung: Durchführung des vollständigen Nachtabschlussverfahrens (Night Audit). Erstellung und Verteilung der täglichen Berichte. • Kontrolle: Verantwortung für die Kontrolle der Reservierungen und die präzise Bearbeitung von Anfragen und Dossiers. • Tarife und Zahlungsmodalitäten: Kenntnis der wichtigsten Tarife und Zahlungsarten sowie deren korrekter Anwendung. Überprüfung und Abstimmung aller täglichen Transaktionen. Gewährleistung der Genauigkeit der Gästekonten (Folios) und der korrekten Verbuchung der Kosten. • Gruppenanfragen: Fachgerechte Weiterleitung von Gruppenreservierungen an die zuständigen Abteilungen. • Lobby: Sicherstellung der Sauberkeit der Räumlichkeiten. 2. VOR DER ANKUNFT / CHECK-IN / CHECK-OUT • Vor der Ankunft: Vorbereitung der Gästeankünfte unter Einhaltung der Marriott-Standards und der individuellen Vorlieben jedes Gastes. • Check-ins: Sicherstellung der korrekten Abwicklung der Ankünfte für Einzelgäste, Gruppen und mobile Check-ins gemäß den Hotelstandards. • Check-outs: Gewährleistung eines reibungslosen Check-out-Prozesses (Einzelgäste, Gruppen und mobile Check-outs). • Checklisten: Korrekte Durchführung der täglichen Checklisten (z. B. für das Morgen- und Abendteam), um sicherzustellen, dass die Aufgaben effizient und gemäß den Hotelstandards erledigt werden. 3. KOORDINATION MIT GÄSTEN UND ABTEILUNGEN • Schnittstellenfunktion: Sicherstellung der Verbindung zwischen den verschiedenen Abteilungen, insbesondere Housekeeping, Instandhaltung und Guest Services. • Übergabe: Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs zwischen den Schichten und einer kontinuierlichen Kommunikation innerhalb des Rezeptionsteams. • Concierge-Dienste: Grundkenntnisse der Concierge-Dienste und deren Umsetzung. • Beschwerdemanagement: Bearbeitung von Reklamationen gemäß den Marriott-Standards und den spezifischen Hotelverfahren. 4. SICHERHEIT • Sicherheit: Grundkenntnisse der Sicherheitsmaßnahmen des Hotels, einschließlich Notfallplänen und Brandschutzprotokollen. • Schlüsselverteilung und Sicherheitsverfahren: Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien bezüglich der Schlüsselverteilung und spezifischer Anfragen (z. B. Babybetten). • Technische Störungen: Fähigkeit zum Umgang mit gängigen technischen Problemen (z. B. defekte Schlösser, Hotelsysteme wie Opera, Terminals). • PCI-Konformität: Gewährleistung der PCI-Konformität bei der Zahlungsabwicklung und beim Umgang mit sensiblen Kundendaten. 5. ZUSÄTZLICHE AUFGABEN (nicht abschließende Liste) • Marriott-Standards: Alle Aufgaben müssen gemäß den Marriott-Standards ausgeführt werden. • Marriott-Schulung: Teilnahme an den im Rahmen der Marriott-Schulungsprogramme vorgesehenen Schulungen. • Integration und Verantwortung im Team: Aufzeigen von zwischenmenschlichen Fähigkeiten, die ein positives Teamklima fördern, und Übernahme der Verantwortung für den Abschluss der persönlichen Schulungslisten gemäß den Marriott- und Hotelstandards. • Zimmerausstattung und Reinigungsaufgaben: Korrekte Verwaltung der Zimmerausstattung (z. B. Zustellbetten, Babybetten) und Kenntnis der zu erledigenden Aufgaben bei Abwesenheit des Housekeeping-Dienstes.)