Nonclinical Study Coordinator - 4 Monate (Mutterschaftsvertretung)

Wir suchen einen hochorganisierten, aufgabenorientierten Study & Vendor Support Coordinator zur Unterstützung des operativen Managements von ausgelagerten nichtklinischen Studien und Entwicklungsprogrammen. Diese Rolle ist ideal für jemanden, der Freude daran hat, aus komplexen Informationen Struktur zu schaffen, digitale Systeme aufzubauen und zu pflegen sowie funktionale Teams bei der Abstimmung zu unterstützen. Ein wissenschaftlicher Hintergrund und praktische Erfahrung in einem Tierlabor sind essenziell, um den Kontext dieser Rolle und die Dringlichkeit spezifischer nichtklinischer Ergebnisse zu verstehen. Diese Position konzentriert sich auf den nichtklinischen Betrieb, die Meeting-Koordination, das Dokumentenmanagement und die Anbieterunterstützung. Sie werden eng mit dem Senior Study Manager, Study Monitors, Business Development Repräsentanten von Anbietern und funktionalen Leitern zusammenarbeiten. Eine zentrale Verantwortung dieser Rolle ist es, administrative und koordinative Aufgaben von Study Monitors und funktionalen Leitern zu übernehmen, damit sich diese auf wissenschaftliche und strategische Aktivitäten konzentrieren können. Der ideale Kandidat ist herzlich, zuverlässig und hat Freude daran, effiziente, gut organisierte Prozesse zu schaffen. Verantwortlichkeiten: Operations & Study Support • Verwaltung des operativen Ablaufs: Sourcing-Prüfung von Verträgen - rechtliche/funktionale Prüfung - Ausführung - PO-Erstellung in SAP - Benachrichtigung des Anbieters - SAP-Rechnungsfreigabe - Konsolidierung aller Dokumente in angepassten MS-Office-Tools. • Gewährleistung einer strikten & vollständigen Dokumentation. Unterstützung der täglichen Koordination externer nichtklinischer Studien und Mithilfe bei der Verbesserung der allgemeinen Zeitpläne von der Studienidee bis zum Abschluss. • Konsolidierung von Studieninformationen, konsistente Aktualisierung von Zeitplänen und Dokumenten. • Organisation und Koordination globaler Meetings, einschließlich der Auswahl von Anbieterleistungen und Abstimmungsgesprächen. • Proaktive Reduzierung des administrativen Arbeitsaufwands für Study Monitors und funktionale Leiter. Vendor & Contract Coordination • Einholen von Dienstleistungsangeboten der Anbieter, Erstellung von Bid-Score- und Budgetvergleichen. • Unterstützung beim Contract Routing, Version Tracking und der Informationsbeschaffung von Angeboten. • Kommunikation mit externen Anbietern, einschließlich Diskussionen auf Deutsch bei Bedarf. • Konsolidierung externer Anbieterqualifikationen und Serviceinformationen in SharePoint. • Erstellung und Pflege externer Lieferantenkonten in SAP. • Unterstützung bei Aktivitäten zum Drittanbieterrisikomanagement. Digital Tools & Workflow Management · Nutzung von Tools wie Microsoft SharePoint, MS-Excel Dashboards, Power BI und angepassten Vorlagen zur Verbesserung der Informationssichtbarkeit und Workflow-Effizienz. Verstärkung der Compliance bei Bedarf. · Mitwirkung an kleinen Prozessverbesserungen in der Dokumentation, Kommunikation und den operativen Workflows. Administrative & Meeting Support • Planung globaler Meetings, Vorbereitung von Agenden und Dokumentation von Action Items. • Verfolgung von Studienmeilensteinen, Fristen und Follow-up-Aktivitäten. • Pflege interner Tracker und Gewährleistung einer klaren, organisierten Kommunikation über Teams hinweg. Scope und Flexibilität • Die obige Beschreibung enthält die Kernerwartungen für die Rolle; die Verantwortlichkeiten können jedoch basierend auf den spezifischen Stärken des Kandidaten und den sich entwickelnden Bedürfnissen des Teams angepasst werden, sofern sie mit unserem funktionalen Zuständigkeitsbereich übereinstimmen. Profilanforderungen Ausbildung • Bachelor-Abschluss in einem wissenschaftlichen Bereich (z. B. Life Sciences, Biologie, Chemie). • Forschungserfahrung (insbesondere Arbeit mit Versuchstieren, Bachelorarbeit in Pharmakologie/Toxikologie oder wissenschaftisches Praktikum in einem Forschungslabor). Erfahrung: • Eine starke administrative und aufgabenorientierte Denkweise ist zwingend erforderlich. • Erfahrung im klinischen oder nichtklinischen Studienmanagement ist ein Plus, aber nicht erforderlich. • Erfahrung in einer nichtklinischen Contract Research Organization ist ein Plus, aber nicht erforderlich. • Erfahrung im Projektmanagement ist erwünscht. • Erfahrung mit SAP ist von Vorteil, aber nicht erforderlich. • Gut geeignet für akademische Forscher, die in das wissenschaftliche Studienmanagement wechseln. Kompetenzen • Starke Affinität zu Operations, strukturierten Prozessen und aufgabenorientierter Arbeit. • Fähigkeit, Stakeholder zu beeinflussen und konforme, vereinfachte Prozesse zu unterstützen. • Exzellente organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere parallele Aufgaben zu verwalten. • Hohe Kompetenz im Umgang mit digitalen Tools (Excel, SharePoint, Teams). • Deutschkenntnisse: C1 oder Muttersprachenniveau, insbesondere für die Kommunikation mit Anbietern und Verträgen. • Herzliche, serviceorientierte Einstellung und Freude an der Unterstützung reibungsloser Teamabläufe. • Erfahrung in der Administration, Koordination, Beschaffungsunterstützung, Forschungsabläufen oder im Projektmanagement ist von Vorteil. Die Rolle erfordert die Anwesenheit vor Ort an 3 Tagen pro Woche. CSL Behring ist ein weltweit führender Anbieter von Biotherapeutika, angetrieben durch unser Versprechen, Leben zu retten. Mit dem Fokus darauf, die Bedürfnisse der Patienten durch den Einsatz modernster Technologien zu erfüllen, entdecken, entwickeln und liefern wir innovative Therapien für Menschen, die an Erkrankungen in den therapeutischen Bereichen Immunologie, Hämatologie, Herz-Kreislauf- und Stoffwechsel, Atemwege und Transplantation leiden. Wir nutzen drei strategische wissenschaftliche Plattformen – Plasmafraktionierung, rekombinante Proteintechnologie sowie Zell- und Gentherapie –, um kontinuierliche Innovationen zu unterstützen und die Wege stetig zu verfeinern, wie