International HR & Training Assistant 100%

Ihre Verantwortlichkeiten HR Training Organisation & Monitoring Organisieren und Koordinieren von Vor-Ort- und internationalen Schulungen (Terminplanung, Logistik, Materialien, Kommunikation) Überwachen und Pflegen des Einführungsschulungsprogramms für Schweizer und internationale Mitarbeitende Organisieren und Überwachen von Compliance-Schulungen über verschiedene Regionen hinweg Verwaltung von E-Learning-Plattformen (GO1/eQMS) (Kurszuweisungen, Tracking, Reporting) Pflegen der Schulungsunterlagen und Sicherstellung der Einhaltung interner sowie regulatorischer Anforderungen Koordination mit internen Trainern und externen Anbietern Routine HR Administration & Communication Support Vorbereiten von IT Access Management und anderen Formularen Vorbereiten von Onboarding-Materialien für neue Mitarbeitende, Versenden von Mitarbeiter-Geburtstagsgeschenken Pflegen und Aktualisieren von Evakuationslisten Nachverfolgen des jährlichen Mitarbeitergespräch-Prozesses Veröffentlichen von Stellenanzeigen und anderer Kommunikation auf LinkedIn Unterstützung von HR-Publikationen und Updates auf SharePoint (z. B. Organigramm) Vorbereiten und Verteilen von HR-Kommunikationen über internationale Teams hinweg Time & Absence Management Benutzer- und Badge-Management Unterstützung der HR Specialists beim monatlichen Abschluss der Monate Eingeben von Routinekorrekturen, z. B. Eingabe von Feiertagen Durchführung von Mobatime-Schulungen für neue Mitarbeitende Reception & Event Organisation Empfang von Besuchern, Sicherstellung der ordnungsgemässen Registrierung und des Badges Sicherstellung der Telefonannahme der Hauptleitung Organisieren von Apéros, Mitarbeiteranlässen und Gastfreundschaftsarrangements für Besucher (z. B. Hotelbuchungen) Sicherstellung der ordnungsgemässen Abwicklung von HR-Rechnungen, POs und Supplier Management Training of Apprentice (1st year) Planen der Lehrlingsaufgaben, Überwachen der Leistung und Entwicklung. ANFORDERUNGEN UND SKILLS Abgeschlossene kaufmännische Lehre oder eine gleichwertige Qualifikation in der HR- und Schulungsadministration Erste Erfahrung in HR, Schulungskoordination oder Administration ist ein Vorteil Erfahrung in einem internationalen oder multikulturellen Umfeld ist ein Plus Erfahrung in der Ausbildung von Lernenden Vertrautheit mit HR-Systemen und E-Learning-Plattformen ist von Vorteil Versiert in MS Office (Excel, Word, PowerPoint) Starke Organisations- und Koordinationsfähigkeiten, Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen Hohe Detailgenauigkeit und Präzision Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten Diskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen Sprachen: Fliessend in Englisch und Deutsch oder Französisch; weitere Sprachen sind ein Plus Wichtige Punkte: Kein Home Office und Präsenzzeit von 08.00 - 12.00 // 13.00 - 17.00 ist ein Muss