Sr. Executive Assistant to the CEO (m/f/d) 100%

• -Koordinieren Sie mehrbeinige internationale Reisen mit Präzision und Voraussicht • Verwalten Sie einen anspruchsvollen globalen Kalender, indem Sie strategische Meetings über Zeitzonen hinweg managen Über unseren Kunden ## Unser Kunde ist ein privat geführtes Pharmaunternehmen, das international tätig ist und in wichtigen globalen Märkten eine bedeutende Präsenz hat. Mit Sitz in der Schweiz befindet sich die Organisation derzeit in einer spannenden Wachstums- und Transformationsphase. Bekannt für seinen innovativen Ansatz, seine unternehmerische Denkweise und sein Engagement für betriebliche Exzellenz bietet das Unternehmen eine kollaborative und dynamische Umgebung, in der hochqualifizierte Fachkräfte einen bedeutenden Beitrag leisten können. Stellenbeschreibung ## • Verwalten und kontinuierlich optimieren Sie einen anspruchsvollen und sich entwickelnden Executive-Kalender, indem Sie interne Meetings, externe Termine, Vorstandsaktivitäten und wichtige strategische Engagements in verschiedenen Regionen und Zeitzonen koordinieren. • Arrangieren und überwachen Sie detaillierte internationale Reisepläne, einschließlich Flügen, Hotelbuchungen, Visaanforderungen, Bodentransport und Notfallmaßnahmen. Antizipieren Sie Herausforderungen und stellen Sie sicher, dass Reisepläne reibungslos und effizient verlaufen. • Erstellen Sie tägliche Agenden, Briefing-Materialien, Meeting-Dokumentationen und relevante Hintergrundinformationen, um effektive Entscheidungsfindung zu unterstützen. • Koordinieren Sie Executive- und Führungsmeetings, einschließlich Agenda-Vorbereitung, Meeting-Logistik, Dokumentation wichtiger Diskussionen und Follow-up auf Aktionspunkte. • Entwerfen, bearbeiten und überprüfen Sie sensible Korrespondenz, Präsentationen und Berichte, während Sie als zentraler Ansprechpartner für Executive-Kommunikation fungieren. • Unterstützen und vorantreiben Sie strategische Initiativen und Ad-hoc-Projekte, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden und Ziele mit den Geschäftszielen übereinstimmen. • Entwickeln Sie starke Arbeitsbeziehungen mit internen Teams und externen Partnern, um effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation zu erleichtern. • Überwachen Sie administrative Aktivitäten im CEO-Büro, einschließlich Budgetüberwachung, Prozesskoordination und cross-funktionale Unterstützung. Der erfolgreiche Bewerber ## Wir suchen einen hochprofessionellen und flexiblen Executive Assistant mit umfangreicher Erfahrung in der Unterstützung eines CEO in einer dynamischen internationalen Umgebung. Ihr Profil: • Abschluss in Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation • Mindestens 8 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von C-Level-Führern, idealerweise auf CEO-Ebene, in einem multinationalen Unternehmen • Solide Erfahrung in der Verwaltung komplexer Kalender und internationaler Reiselogistik in mehreren Regionen • Hervorragende organisatorische, koordinierende und projektleitende Fähigkeiten • Starker Sinn für Diskretion, Professionalität und emotionale Intelligenz • Fließende Englischkenntnisse; zusätzliche Sprachen wären von Vorteil • Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen und modernen Kollaborationstools • Hoch proaktiver, flexibler und lösungsorientierter Ansatz in der Arbeit Was wir bieten ## • Eine sichtbare und einflussreiche Rolle bei der Unterstützung der Führung auf höchster Ebene • Direkter Zugang zu strategischen Geschäftsentscheidungen innerhalb eines globalen Unternehmens • Eine engagierte, kollaborative und unterstützende Arbeitsumgebung • Attraktives Gehaltspaket und umfassende Sozialleistungen • Zug-basiertes Büro mit Hybrid-Arbeitsoptionen und gelegentlichen Reiseanforderungen Für eine vertrauliche Diskussion über diese Gelegenheit senden Sie bitte Ihre Bewerbung über den folgenden Link. Aufgrund der hohen Anzahl an Bewerbungen werden nur ausgewählte Kandidaten kontaktiert. Zitieren Sie die Stellenreferenz JN-072026-7057639 Funktionsbereich Büro- & Management-Unterstützung Spezialisierung Executive Assistant Branche Gesundheitswesen / Pharmazeutische Industrie Standort Zug Vertragstyp Permanent Stellenreferenz JN-072026-7057639