Office Manager:in am Institut für Maschinelles Lernen mit Fokus Finanzen (m/w/d)

• 29. Juli 2026 • 40% • Temporär • Rämistrasse 101, 8006 Zürich • Anmelden, um die Gehaltsschätzung von jobup.ch zu sehen Office Manager am Institut für Maschinelles Lernen mit einem Fokus auf Finanzen (h/f/d) # Das *Language, Reasoning and Education Lab* ist Teil des Instituts für Maschinelles Lernen und gehört zur Informatikabteilung der ETH Zurich. Es bietet ein internationales, dynamisches und anspruchsvolles Arbeitsumfeld. In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie den Professor und sein Team bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und übernehmen eine wichtige Koordinationsrolle mit einem vielseitigen Tätigkeitsfeld. Zudem übernehmen Sie die administrative Finanzverwaltung einer weiteren Professorin innerhalb desselben Instituts. Sie erwartet eine spannende Aufgabe mit viel Autonomie in einem offenen und dynamischen Umfeld. Sie werden zudem Teil des administrativen Teams des Instituts. Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet. Eine Verlängerung sowie eine Erhöhung des Beschäftigungsgrades sind möglich. Im Rahmen künftiger Anpassungen der Aufgaben- und Verantwortungsverteilung kann sich das Tätigkeitsfeld auch verändern. Der Stellenbeginn ist für den 1. September 2026 oder nach Vereinbarung geplant. Stellenbeschreibung ## Personalmanagement: • Sie begleiten Ein- und Austritte, beraten Forschungsgruppen und Professoren bei verschiedenen administrativen Fragen und verwalten Personaländerungen • Sie kümmern sich auch um akademische Gäste Finanzmanagement: • Sie sind verantwortlich für die Verwaltung von Mitteln und Budgets, koordinieren Rechnungen und Spesenabrechnungen und verwalten Projekte einschliesslich des Reportings • Finanzmanagement eines weiteren Lehrstuhls innerhalb desselben Instituts Events: • Planung und Organisation von Events Teamarbeit innerhalb des Instituts: • Aktive Teilnahme am administrativen Team für die gemeinsame Planung und Durchführung von Events sowie für eine effektive Kommunikation innerhalb des Instituts Profil ## • Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Qualifikation und mindestens 2-3 Jahre Berufserfahrung, idealerweise im akademischen Umfeld • Sie arbeiten sorgfältig, haben ein Auge fürs Detail und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick • Eine gute Auffassungsgabe und Flexibilität helfen Ihnen, die täglichen Aufgaben effizient zu bewältigen • Teamarbeit bereitet Ihnen Freude. Dank Ihrer hohen Sozialkompetenz und Kommunikationsfähigkeit tragen Sie zu einer positiven und kollegialen Atmosphäre bei. Sie erkennen Probleme und Herausforderungen und tragen dazu bei, diese anzugehen. • Sie sind engagiert, autonom, verantwortungsbewusst und arbeiten proaktiv • Sie beherrschen Deutsch sicher und verfügen über ausgezeichnete Englischkenntnisse – die Kommunikation innerhalb des Instituts findet hauptsächlich auf Englisch statt Wir bieten ## • Ihren Beruf mit Wirkung: Werden Sie Mitglied der ETH Zurich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt • Sie sind sowohl in Ihrer Arbeitsgruppe (Professor, Postdoktoranden, Doktoranden) als auch im administrativen Team des Instituts und der Abteilung integriert. Ein regelmässiger Austausch wird gefördert und es herrscht eine unterstützende und offene Atmosphäre • Nach Absprache mit Ihrer vorgesetzten Person können Sie Ihre Arbeitszeit zwischen Büro und Homeoffice aufteilen. Familien und besondere Situationen werden berücksichtigt. • Die ETH Zurich bietet zahlreiche Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten • Vergünstigungen wie Abonnements für den öffentlichen Verkehr und Carsharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung usw. • Attraktive Leistungen der Vorsorge über die Vorsorgeeinrichtung PUBLICA Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zurich Vielfalt und Nachhaltigkeit liegen uns am Herzen ## Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zurich eine inklusive Kultur. Wir fördern die Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Website zu Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein gerechtes und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich jeder entwickeln und entfalten kann. Nachhaltigkeit ist ein zentraler Wert für uns – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft. Neugierig? Wir auch. ## Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit folgenden Unterlagen: • Motivationsschreiben • Lebenslauf • Zeugnisse Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail oder auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt. Für weitere Informationen über das Institut für Maschinelles Lernen besuchen Sie bitte unsere Website; die Website der Gruppe von Professor Sachan ist hier verfügbar. Für Fragen steht Ihnen Frau Patrizia Napoli zur Verfügung (Tel. 044 633 85 56 / E-Mail patrizia.napoli@inf.ethz.ch – bitte keine Bewerbungsunterlagen). Wir weisen darauf hin, dass die Vorauswahl durch die verantwortlichen Recruiter und nicht durch eine künstliche Intelligenz erfolgt. Für Personalvermittlungsagenturen gelten die AGB der ETH Zurich. Über die ETH Zurich ## Die ETH Zurich ist eine der weltweit führenden technischen und naturwissenschaftlichen Universitäten. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, unsere Pionierforschung und den direkten Transfer von neuem Wissen in die Gesellschaft. Mehr als 30'000 Menschen aus über 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Exzellenz inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt, entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.