Empfangssekretär/in &/oder administrative/r Mitarbeiter/in in einer Notariatskanzlei (w/m/d) 90- 100%

• 28. Juli 2026 • 100% • Unbefristet • Spotted, 1204 Geneva Für unseren Kunden, eine menschliche Notariatskanzlei am linken Ufer von Genf, suchen wir eine/n Empfangssekretär/in &/oder administrative/r Mitarbeiter/in in einer Notariatskanzlei (w/m/d) 90- 100% Ihre Aufgaben • Physischer und telefonischer Empfang der Kunden (Verwaltung der Telefonzentrale, Vorbereitung der Besprechungszimmer, Servieren von Erfrischungen, Aufrechterhaltung der Ordnung in den Empfangsbereichen) • Administrative Bearbeitung und Legalisierung von Dokumenten (Signaturlegalisierungen, beglaubigte Kopien, Einreichungen und Verfahren im Zusammenhang mit Apostillen) • Post- und E-Mail-Verwaltung (Empfang, Öffnen, Bearbeitung und Verteilung der Post, Verwaltung der E-Mails der Kanzlei, Suche und Übermittlung von Informationen im Zusammenhang mit Notariatsakten: Testamente, Eheverträge usw.) • Vorbereitung notarieller Formalitäten (Erstellung von Dossiers für das Grundbuch, das Handelsregister und die kantonale Steuerverwaltung) • Administrative und buchhalterische Nachverfolgung (Bearbeitung und Prüfung der Urkundensteuern, Drucken und Scannen von Rechnungen, Erfassung von Belegen für die Buchhaltung, Verwaltung der Kleinkasse, Überwachung der Zahlungseingänge und einfache Fakturierung) • Dokumentenmanagement und Archivierung (Aktualisierung von Tracking-Tabellen in Excel, Vorbereitung und Organisation der Archive) • Verwaltung des Verbrauchs (Beschaffung und Überwachung des Bürobedarfs, Verwaltung des Materials der Kanzlei) • Vielseitige administrative Unterstützung (verschiedene administrative Schritte, Nutzung der Buchhaltungssoftware, punktuelle Unterstützung des Teams je nach Bedarf) Gesuchtes Profil • Englisch Niveau B2 mindestens (Empfang, Korrespondenz und Telefon) ; weitere Sprachen ein Plus • Nachgewiesene Erfahrung im notariellen oder juristischen Bereich • Beherrschung der Microsoft-Suite (Word, Excel, Outlook) • Makellose Rechtschreibung • Gepflegtes Erscheinungsbild, angepasst an das Umfeld einer Kanzlei Arbeitsbedingungen und Vorteile • Gehalt auf 13 Monate • Vertrag zu 90-100% nach Absprache (40h/Woche für 100%) • Arbeitszeiten: 8h-12h, 13h-17h • Tiefgarage möglich • Schöne Cafeteria, ausgestattete Küche, Kaffeemaschine, Mikrowelle • Angenehme Umgebung, leicht erreichbar mit öffentlichen Verkehrsmitteln und nahe der Autobahn Interessiert? Wir erwarten ab sofort Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Zeugnisse und Diplome).