Assistant P&C / AS (W/M/D), 90-100%

• 17. Oktober 2026
• 90 - 100%
• Unbefristete Dauer
• Zürich

Werden Sie bei Helvetas als Assistant P&C / AS in Zürich!

Aufgaben ##

• Sicherstellung der HR-Administration und Koordination der Mitarbeiterprozesse.
• Unterstützung der Advisory Services mit digitalen Tools und Kommunikation.
• Betreuung der Lernenden und Teilnahme an deren praktischer Ausbildung.

Kompetenzen ##

• Berufliche Ausbildung in Administration oder Human Resources erforderlich.
• Exzellente Fähigkeiten in Planung und Organisation.
• Beherrschung von Microsoft 365 und Lernplattformen.

Assistant P&C / AS (W/M/D), 90-100%

Helvetas ist eine auf Entwicklungszusammenarbeit und humanitäre Hilfe spezialisierte Organisation mit Sitz in der Schweiz. Unsere Vision ist eine gerechte Welt, in der alle Menschen ihr Leben mit Würde und Sicherheit selbstbestimmt gestalten und die Umweltressourcen nachhaltig nutzen.

Für unsere Teams People & Culture (P&C) und Advisory Services (AS) in Zürich suchen wir per 1. Januar 2026 oder nach Vereinbarung einen Assistant P&C / AS, um unsere Organisation zu verstärken.

IHRE HAUPTAUFGABEN

Wenn Sie gerne Struktur in vielfältige Aufgaben bringen, Menschen und Teams unterstützen und wichtige Prozesse vorantreiben möchten, bietet Ihnen diese Rolle die Möglichkeit, zu zwei dynamischen Abteilungen in einer internationalen Non-Profit-Organisation beizutragen.

Als Assistant P&C / AS:

• Stellen Sie eine qualitativ hochwertige HR-Administration und Koordination über den gesamten Lebenszyklus der Mitarbeitenden am Hauptsitz sicher und nehmen Sie eine wichtige Rolle als Berufsbildner in unserem Lehrlingsprogramm ein.
• Unterstützen Sie die Advisory Services in (inter-)departementalen Prozessen, im Informationsmanagement, bei digitalen Tools und der Kommunikation.

Sie profitieren von einer vielseitigen Rolle mit bedeutender Verantwortung, engem Kontakt zu Mitarbeitenden, Führungskräften und anderen Assistenten sowie der Möglichkeit, praktische Verbesserungen einzubringen. Die Arbeit sowohl für P&C als auch für Advisory Services wird Ihnen einen breiten Blick auf eine internationale Organisation ermöglichen, während interdepartementale Projekte und die Entwicklung von Lernenden Lern- und Wachstumschancen bieten. Sie werden Teil eines kollaborativen Teams, das Initiative, Zuverlässigkeit und einen solidarischen Teamgeist schätzt.

Unterstützung People & Culture (60%):

• Mitarbeiteradministration: Vorbereitung von Anstellungsunterlagen, Pflege von Mitarbeiterdaten und -akten sowie Beantwortung administrativer Fragen.
• Eintritt und Austritt: Koordination von Austritten, Austritten und internen Wechseln der Mitarbeitenden, einschliesslich des Onboarding-Tages, Onboarding-Plänen, Einführungsgesprächen und relevanter Informationen für die Vorgesetzten.
• Rekrutierungssupport: Ausschreibung von Stellen, Verwaltung von Bewerbungen und Führung der Rekrutierungsakten für Positionen in der Schweiz.
• Ausbildung und Betreuung der Lernenden: Agieren als praktischer Ausbilder für Lernende während ihres Praktikums in der Abteilung P&C sowie als Berufsbildner für den Standort Zürich; Koordination von Ausbildungsplänen, praktischen Aufgaben und Beurteilungen; Zusammenarbeit mit relevanten internen und externen Partnern sowie tägliche Begleitung und konstruktives Feedback.
• Teamunterstützung: Sicherstellung der vereinbarten administrativen Abdeckung und Unterstützung operativer Koordinationsbedürfnisse.

Unterstützung Advisory Services (30-40%):

• Unterstützung der Abteilung und der Leitung: Operative Unterstützung des AS-Leiters, Terminkoordination und Rechnungsverwaltung, Organisation von Veranstaltungen und Meetings, Koordination administrativer Angelegenheiten.
• Prozesse und Information: Pflege der departementalen Prozesse und Plattformen; Unterstützung bei Kompetenznachweisen, Qualitätssicherung sowie beim Eintritt und Austritt von Personal.
• Digitales Lernen: Mitleitung des globalen Projekts zur digitalen Integration; Ansprechperson für FABO (E-Learning-Plattform) durch Bereitstellung von Support für Helvetas-Mitarbeitende.
• Kommunikation: Koordination des Newsletters, Website-Updates, Beraterprofile und anderer Inhalte; Beantwortung interner und externer Anfragen.

IHRE QUALIFIKATIONEN

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation; eine Weiterbildung in HR, Berufsbildung, Administration oder Projektkoordination ist von Vorteil.
• Mindestens drei Jahre Erfahrung in einer administrativen oder koordinativen Rolle, einschliesslich erster Erfahrung in der HR-Administration oder einer vergleichbaren Funktion im Employee Service.
• Dienstleistungsorientierte, kollaborative und lösungsorientierte Persönlichkeit, fähig, autonom und effizient in zwei Abteilungen zu arbeiten.
• Solide Planungs- und Organisationsfähigkeiten mit einem strukturierten, präzisen und proaktiven Ansatz bei Prioritäten, Terminen und Nachverfolgung.
• Erfahrung in der Vorbereitung von Dokumenten, der Prozesskoordination und dem Umgang mit vertraulichen Informationen mit Urteilsvermögen und Diskretion.
• Fähigkeit und Interesse, Lernende in ihrer täglichen Arbeit anzuleiten; vorherige Erfahrung in der Supervision oder die Bereitschaft, die erforderliche Zertifizierung zu erwerben, ist ein Vorteil.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse, ergänzt durch gute praktische Französischkenntnisse; Spanisch oder Italienisch ist ein Vorteil.
• Fundierte Microsoft 365-Kenntnisse, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams und SharePoint, sowie Sicherheit im Umgang mit neuen HR- und Kollaborationssystemen.
• Erfahrung in der Rekrutierungsadministration, in Mitarbeiter-Lebenszyklus-Prozessen, digitalen Lernplattformen, Intranets oder Wissensmanagementsystemen ist von Vorteil.
• Interesse an internationaler Entwicklungszusammenarbeit und an der Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen aus diffé