Polyvalenter Sekretär/-in

Beschäftigungsgrad 80% auf unserem Standort in La Chaux-de-Fonds Ihre Mission Im Herzen unserer Institution sind Sie der erste Kontakt für unsere Begünstigten, ihre Angehörigen, die Mitarbeiter und externen Partner. Sie gewährleisten einen herzlichen und professionellen Empfang und übernehmen gleichzeitig diverse administrative, buchhalterische und fakturierungsbezogene Aufgaben. Ihre Hauptverantwortungen Empfang & Rezeption Sie sind der erste Kontakt der Institution. Sie empfangen und lotsen Besucher, Bewohner und Mitarbeiter mit Wohlwollen. Sie verwalten die Telefonanrufe, den Schriftverkehr und sorgen für die gute Organisation des Materials und den ordnungsgemäßen Betrieb der Geräte. Verwaltung & Sekretariat Sie sorgen für die Abfassung von Briefen, Protokollen und die administrative Verwaltung der Akten der Bewohner. Sie arbeiten mit den verschiedenen Diensten zusammen und beantworten die Anfragen der gesetzlichen Vertreter mit Reaktionsvermögen und Klarheit. Buchhaltung & Fakturierung Sie nehmen an der Verwaltung der Kassenbücher teil, an der Erfassung von Rechnungen im ERP OPALE und arbeiten mit dem Finanzdienst zusammen. Sie erstellen Rechnungen für verschiedene Leistungen (Logistik, Mahlzeiten, Workshops) und verwalten die Dokumente für die Krankenkassen, um die Fakturierung zu erstellen. Ihr Profil Sie sind Inhaber/-in eines CFC als Handelsangestellter/-in oder gleichwertig. Sie können 4 bis 7 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position nachweisen. Sie beherrschen die Bürosoftware und haben eine ausgezeichnete Beziehung zu Zahlen. Selbstständig, gewissenhaft und organisiert, haben Sie einen Sinn für Service und Diskretion. Sie wissen, wie man zuhört, Mitgefühl zeigt und proaktiv handelt. Eintrittsdatum: 1. September 2026. Ein Auszug aus dem Strafregister kann angefordert werden. Diese Stelle beinhaltet den Kontakt mit verletzlichen Personen. Ein Nachweis der Immunität oder Impfung gegen Masern und Windpocken ist erforderlich.